Perché le risorse umane devono occuparsi della gestione delle assenze per ferie ora

La gestione delle assenze presenta nuove e maggiori sfide quest’anno e le risorse umane sono come sempre chiamate in prima linea a gestire le eventuali complicazioni che si troveranno davanti. Abbiamo passato il 2020 in casa, probabilmente ci ritroviamo ora, ad inizio 2021 con un residuo ferie dell’anno precedente che non è mai stato così alto; questo richiede ancora maggiore organizzazione ad HR e manager per distribuire le assenze in modo efficace per le esigenze aziendali e dei dipendenti. Le aziende devono anche essere consapevoli di come viene percepito il loro approccio alle richieste di assenza: qualsiasi senso di ingiustizia o mancanza di empatia potrebbe essere amplificato da un ultimo anno particolarmente stressante.

Gestione dei residui

Un buon sistema di gestione delle assenze ti aiuterà ad amministrare i residui ferie 2020 che si sommano al maturato di quest’anno e le eventuali nuove policy adottate in merito. Cezanne HR rende semplice per le risorse umane regolare le allocazioni dei riporti delle ferie, consentendo ai dipendenti ed ai manager di vedere facilmente quali ferie sono dovute a ciascuna persona. In più facilita per i dipendenti l’invio di richieste di ferie e per i manager la loro approvazione rapida; è probabile che, avvicinandosi la bella stagione le richieste di assenza aumentino, il software diventa quindi un alleato prezioso per risparmiare tempo ed evitare errori e dimenticanze.

Equità di trattamento

Bilanciare le richieste di assenza tra i diversi membri del team ed essere trasparenti sarà più importante che mai nel 2021. Le risorse umane dovranno lavorare con i manager per comprendere ogni implicazione della gestione delle persone e come i diversi dipendenti abbiano vissuto l’anno trascorso; alcune persone per esempio potrebbero essere state molto assenti dal lavoro a causa di malattia, lutto o congedi, e altri potrebbero aver lavorato ore extra e preso pochissime ferie. Le risorse umane dovrebbero aiutare i manager a gestire eventuali richieste di assenza in conflitto in questo clima molto delicato, per assicurarsi che tutti i collaboratori siano supportati e in grado di prendersi del tempo se necessario.

Il primo passo per mantenere l’equità nella gestione delle richieste di assenza è avere i dati sulle assenze prontamente disponibili. Cezanne HR rende semplice per le risorse umane impostare ed estrarre report sulle assenze e condividerli con l’azienda quando necessario. Quindi, se dovesse sorgere una controversia tra due dipendenti che desiderano assentarsi nello stesso momento, il modulo di gestione ferie ed assenze di Cezanne HR vi fornisce le informazioni relative alle ferie prese e rimanenti, che potrebbero aiutare a risolvere tale conflitto. I calendari delle assenze interni al software consentono con un solo colpo d’occhio di vedere facilmente le assenze dei team, gli eventi aziendali importanti e le festività locali, così da evitare conflitti.

Pianificazione

Non sappiamo cosa succederà nel futuro prossimo; mai prima d’ora ci siamo mossi in un tale clima di incertezza: potremo tornare in ufficio? Lo smart working diventerà la prassi? Avremo la possibilità di andare in ferie o avremo ancora a che fare con restrizioni determinate dalla pandemia? Le aziende devono essere consapevoli del fatto che i dipendenti potrebbero richiedere assenze all’ultimo minuto, muovendosi sulla base dei cambiamenti nelle regolamentazioni legate al Covid.

I responsabili delle risorse umane ed i manager possono adottare un approccio proattivo per promuovere il benessere dei dipendenti incoraggiandoli a sfruttare le loro ferie. Le imprese dovranno essere eque, come accennato in precedenza, ma parte dell’equità potrebbe essere la disponibilità da parte di un datore di lavoro ad accettare una minore produttività (se l’azienda ha la capacità di assorbirla) durante le festività di punta per concedere una pausa a quante più persone possibile.

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