Con i team delle risorse umane alla massima capacità di carico di lavoro, è fondamentale che all’interno del dipartimento non vi siano perdite di tempo. Ci sono alcuni modi molto semplici in cui le risorse umane possono ottimizzare il loro lavoro, ma richiedono una visione d’insieme che può essere difficile da avere quando sei impegnato nella gestione del quotidiano. Devi iniziare spostando il più possibile il tuo carico di lavoro sugli strumenti digitali, in modo da avere lo spazio per lavorare su altre iniziative che fanno risparmiare tempo.
La tecnologia per risparmiare tempo
Un buon sistema di risorse umane è il tuo migliore amico quando hai bisogno di ritagliarti del tempo nella tua giornata. Se al momento stai gestendo le assenze manualmente o caricando tu stesso i dettagli relativi ad un nuovo assunto ogni volta che avviene un inserimento in azienda, devi spostare il lavoro dei responsabili HR su di un software delle risorse umane con funzionalità self-service. Dopotutto, la tua esperienza nell’ambito risorse umane può essere spesa meglio rispetto ad occuparti di data entry.
Una volta che disponi di un sistema delle risorse umane che si occupa degli aspetti amministrativi quotidiani, hai a disposizione una vasta gamma di informazioni facilmente accessibili sulla tua forza lavoro. Armato di dati, puoi ampliare la tua prospettiva su come risparmiare tempo in termini di risorse umane e di organizzazione del lavoro in generale. Potresti individuare le carenze di personale e renderti conto che il team attuale sta lottando per farvi fronte, a volte commettendo errori, con un costo maggiore in termini di straordinari da pagare e risoluzione degli errori di quanto pagheresti per l’organico aggiuntivo.
Potresti anche riscontrare insorgenti problemi di prestazioni che puoi stroncare, risparmiando tempo, prima che diventino più gravi.
Processi documentati
La spina dorsale di qualsiasi implementazione di successo del sistema di gestione risorse umane devono essere solidi processi HR. Se ti impegni a risparmiare tempo a lungo termine, devi trovare il tempo ora per rivedere e documentare tutti i tuoi processi. Ad esempio, impostare uno schema ripetibile per le valutazioni delle performance che ti consenta di non ripartire da zero ogni volta.
Reputazione delle risorse umane
Spesso viene trascurato, ma avere una posizione forte nella tua organizzazione può fare una grande differenza: se le risorse umane vengono rispettate all’interno del business, sarà più facile ottenere il consenso dei dipendenti per le tue iniziative HR. Allo stesso modo anche il board sarà più propenso ad appoggiarti se riesci a dimostrare con dati alla mano che le iniziative portate avanti dal dipartimento HR sono iniziative di successo. Impostare un nuovo processo senza il coinvolgimento degli stakeholder senior può essere una battaglia in salita, che richiede tempo.
Retention dei dipendenti
Un altro fattore che le aziende spesso non considerano abbastanza è quanto tempo viene sprecato quando si perdono buoni membri del team. Ogni volta che un dipendente lascia l’azienda, anche la sua competenza nel ruolo e la capacità di gestire le cose rapidamente se ne vanno. È risaputo che turnover e recruiting possono essere costosi, ma troppo spesso le persone se ne vanno a causa di problemi che l’azienda avrebbe potuto facilmente risolvere. Le risorse umane devono essere all’avanguardia nel mostrare all’azienda come promuovere realmente il coinvolgimento, a partire dallo stesso team delle risorse umane.
Iniziative di cambiamento
Un spreco di tempo che viene raramente riconosciuto è quando alle risorse umane viene chiesto di guidare i cambiamenti aziendali per il bene del cambiamento stesso. I cambiamenti che hanno un impatto positivo sul business sono grandiosi. Il cambiamento guidato da un capriccio, senza il coinvolgimento dei dipendenti e promosso solo per mostrarsi innovativi è pericoloso: si rischia il disimpegno e la perdita di produttività. Le risorse umane possono aiutare a evitare ciò utilizzando le informazioni del sistema HR per mostrare dove il cambiamento è realmente necessario e per ottenere il coinvolgimento di tutto il team aziendale. Per i team delle risorse umane che aiutano la loro forza lavoro in ogni fase del COVID-19, il tempo è un bene che non possono permettersi di sprecare. Usare la tecnologia per alleviare il carico amministrativo è essenziale.
