Presenze dei dipendenti: gestire i dati da remoto

Tra tutti i cambiamenti che abbiamo affrontato nell’ultimo anno, ve n’è uno in particolare che tocca fortemente chi si occupa di risorse umane: modi, tempi e spazi di lavoro sono cambiati radicalmente per una percentuale altissima di aziende e collaboratori. Qualcuno è arrivato naturalmente preparato al cambiamento, qualcuno vi si è adattato senza eccessive difficoltà, qualcuno sta ancora riorganizzandosi in tal senso. (Voi in quale categoria vi riconoscete?)

C’è un aspetto che ha sicuramente facilitato alcune aziende nell’adattamento al “nuovo mondo del lavoro”: avere già adottato ed imparato ad utilizzare strumenti tecnologici adeguati, sufficientemente al passo con i tempi da semplificare il passaggio al lavoro da remoto e flessibile.

Facciamo un esempio: una realtà abituata a tenere traccia delle presenze dei propri dipendenti attraverso un software installato in azienda, all’aumentare del lavoro da casa si sarà resa conto che quel sistema non era adeguato, non gli permetteva di mantenere il controllo sulle ore lavorate. Un’impresa con lo stesso problema, ma che utilizzasse un sistema Cloud che consenta la rilevazione delle presenze anche da remoto, avrà potuto continuare a gestire presenze ed assenze del proprio team senza aggiunte difficoltà.

Sappiamo bene che gestire assenze e presenze dei dipendenti e tutti i dati ad esse associate per l’elaborazione paghe è un impegno notevole per chi si occupa di amministrare il personale aziendale; la quantità di informazioni da gestire correttamente è molto onerosa: ferie, malattie, straordinari, orari di lavoro, timbrature… Farlo da remoto senza la tecnologia adeguata è impossibile.

Ecco perché automatizzare la gestione di presenze ed assenze aziendali: riduci gli errori, liberi tempo all’HR, e raccogli i dati di presenza anche da remoto.

Raccolta dati da remoto

Dotarsi di un gestionale Cloud vi consentirà di accedervi ovunque vi troviate ed in qualunque momento, un aspetto essenziale in quest’ultimo anno in cui il lavoro a distanza si è diffuso così tanto. Questo vi permette di raccogliere le timbrature presenze ed i dati di assenza anche di chi sta lavorando da casa: ogni dipendente può infatti accedere al sistema da diversi device (smartphone, tablet, pc…) e richiedere un’assenza o timbrare l’orario di inizio e fine dell’attività lavorativa, anche da app mobile. In questo modo tieni traccia delle attività di ciascun collaboratore facilmente, gestisci le richieste di assenza con pochi click e raccogli facilmente le informazioni di presenza del team.

Invio informazioni per l’elaborazione paghe

Tutti i dati di presenze ed assenze dei dipendenti rientrano, unitamente ad altri, in un pacchetto di informazioni che ogni azienda invia mensilmente al consulente per l’elaborazione dei cedolini. Come raccogliete ed inviate queste informazioni nella vostra organizzazione? Che usiate documenti cartacei, file excel ed email, in ognuno di questi casi, non state utilizzando la metodologia più efficiente, ne tanto meno sicura. Utilizzare un sistema di rilevazione presenze e gestione assenze Cloud vi consentirà di raccogliere in un unico spazio centralizzato e sicuro tutte le informazioni che servono al consulente per elaborare le paghe; il passaggio, sia verso il consulente che verso i dipendenti per la distribuzione dei cedolini elaborati, avviene in modo sicuro e tracciato, a norma GDPR.

Analisi dei dati

Ogni manager sa quanto siano indispensabili i dati di assenza e presenza per comprendere il benessere del team e la capacità di sostenere i carichi di lavoro. Ma analizzare informazioni gestite in modo frammentario è molto difficile.

Un software di rilevazione presenze e gestione assenze semplifica la creazione di report specifici per comprendere per esempio l’andamento delle assenze per malattia in determinati periodi dell’anno, o l’incremento dei ritardi nella timbratura del mattino all’interno di un team specifico. Poter accedere a report periodici di questo tipo vi permette di avere sempre sotto controllo i dati necessari per comprendere se vi sia qualche problematica che non avevate notato e prendere decisioni informate per intervenire. Per esempio, comprendere che in un mese specifico aumentano le assenze per malattia o le richieste di ferie, permette di organizzare meglio le attività tenendo conto di queste aspetto; si tratta di un vantaggio significativo in termini di competitività ed efficienza del business.

Come gestite in azienda presenze ed assenze dei dipendenti? Pensate che vi sia qualcosa da migliorare? Prendi appuntamento per una chiacchierata senza impegno con un nostro consulente, capiremo insieme quale soluzione faccia al caso vostro>>

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