Che cos’è un software di gestione delle presenze e quali funzionalità dovresti cercare?

Il software di gestione delle presenze consente alle organizzazioni di monitorare e registrare il tempo lavorato dai dipendenti. Queste informazioni vengono spesso utilizzate per scopi di fatturazione, operativi e di elaborazione paghe. Ci sono due modi comuni in cui le aziende possono registrare il tempo di lavoro: fogli presenze o timbratura presenza.

Alcuni moderni sistemi HR come Cezanne HR offrono queste funzionalità di registrazione del tempo come parte della loro suite di software HR. Con vari processi legati ai dipendenti gestiti in un unico posto, è molto più facile aggiornare e gestire le informazioni sui collaboratori.

Lavorare con i fogli presenze

1. Facile creazione e configurazione dei fogli presenze

I fogli presenze cartacei appartengono al passato. I timesheet digitali configurabili, come quelli che si trovano in Cezanne HR, possono essere facilmente impostati con progetti, clienti o attività specifici, in modo che i dipendenti possano scegliere quelli rilevanti per loro. Ciò rende l’immissione dei dati più semplice e accurata, si possono impostare regole per il conteggio degli straordinari o dei viaggi ai fini del tempo fatturabile. Puoi anche formattare le schede attività per adattarle al tuo modo di lavorare, ad esempio, puoi decidere se i dipendenti debbano inserire la durata (ore) o gli orari di inizio/fine per le diverse attività.

2. Self-service sicuro dei dipendenti

I dipendenti dovrebbero essere in grado di completare facilmente le loro schede attività. Avere accesso ai fogli presenze su qualsiasi dispositivo è conveniente e rende meno probabile che le attività vengano dimenticate. Ciò è particolarmente utile quando i dipendenti sono fuori sede o lavorano a distanza. Layout chiari e notifiche riducono anche la probabilità di inserire informazioni errate . E se qualcuno commette un errore nella scheda attività, i ruoli di sicurezza configurabili consentono di apportare modifiche autorizzate, quindi è più facile per i responsabili delle risorse umane ed i manager avere dati accurati a portata di mano.

3. Flussi di approvazione personalizzabili

Anche l’approvazione delle schede attività inviate dovrebbe essere altrettanto facile. Con buoni sistemi HR con funzionalità di gestione delle presenze, puoi impostare diversi flussi di approvazione che si adattino alle tue esigenze e a quelle della tua organizzazione, che si tratti di un’approvazione in un unico passaggio o di autorizzazioni multiple da diversi utenti. Una volta impostate, le schede attività passano automaticamente attraverso i flussi di approvazione e vengono inviate alle persone giuste in ogni fase del processo.

4. Reporting semplice

Con tutti i tuoi dati in un unico posto, le risorse umane hanno una visibilità completa nel tempo. Le notifiche automatizzate di schede attività scadute o incomplete consentono di sollecitare il personale a completare il foglio presenze quando necessario. Inoltre, l’export semplice dei report consente di approfondire i dati per scoprire come impiegare il tempo in modo più efficiente o per vedere quali aree dell’azienda trarrebbero vantaggio da un maggiore supporto.

Bonus: calcoli automatici del diritto alle ferie

Il calcolo manuale del diritto alle ferie può essere oneroso, soprattutto quando la tua organizzazione lavora regolarmente con lavoratori a contratto occasionali. Se un sistema delle risorse umane offre funzionalità di gestione delle assenze e delle presenze, è possibile utilizzare i dati del foglio presenze di un dipendente per calcolare automaticamente il diritto alle ferie, il che significa meno grattacapi per le risorse umane.

Scopri di più sul modulo Assenza di Cezanne HR.

Lavorare con la timbratura delle presenze

5. Accessibilità

Per raccogliere dati accurati, l’accessibilità è un must per la gestione delle presenze. Ad esempio, il modulo di rilevazione presenze di Cezanne HR consente al personale di timbrare facilmente l’ingresso e l’uscita da diversi dispositivi: tramite telefono cellulare o app per tablet. Una configurazione dell’app per tablet in loco è particolarmente utile quando hai bisogno di sapere quali dei tuoi dipendenti si trovano nel tuo ufficio in un dato momento.

6. Regole di eccezione configurabili

Quando si tratta di timbrare in entrata o in uscita, un errore semplice ma trascurato può causare un grosso problema su tutta la linea, quindi è importante che vengano segnalati in anticipo. Regole di eccezione configurabili per diversi piani orari significano che il sistema può avvisarti automaticamente quando i dipendenti non hanno rispettato l’orario di lavoro previsto, ad esempio, timbrando troppo tardi o dimenticando di farlo. HR e manager possono quindi rivedere queste eccezioni e decidere se accettarle o rifiutarle, assicurandosi che nulla venga perso o ignorato.

Se sei interessato a scoprire come il software HR può aiutare la tua gestione del tempo, contattaci oggi.

Iscriviti alla newsletter