Gestire equamente le richieste di ferie nel 2022

I primi mesi dell’anno non sono esattamente i più stimolanti, vero? La maggior parte di noi avrà dimenticato da tempo i buoni propositi per il nuovo anno (palestra 3 volte a settimana, alimentazione sana…), è il cuore dell’inverno, ma si intravede la primavera che sboccia.

Forse non sorprende quindi che l’inizio dell’anno sia tradizionalmente un momento in cui tutti iniziamo a pensare di presentare una richiesta di ferie e di volare verso climi più soleggiati, ove possibile, ovviamente. Tuttavia, non è tutto sole e rose in ufficio quando iniziano ad arrivare le richieste di ferie annuali…

Ferie annuali, clima di tensione?

Le ferie annuali sono l’unica cosa che praticamente tutti i dipendenti apprezzano veramente, ma possono anche essere la principale causa di nervosismo sul posto di lavoro. Ad esempio, officebroker.com ha intervistato 500 lavoratori sui loro diritti alle ferie e ha scoperto che 1 su 20 aveva prenotato strategicamente le vacanze semplicemente per infastidire un collega.

Inoltre, il 13% dei dipendenti ha rivelato che non avrebbe mai condiviso le proprie intenzioni di vacanza per paura che i colleghi prenotassero contemporaneamente. Infine, 1 impiegato su 10 ha affermato che la prenotazione delle ferie è stata la principale causa di conflitto nella propria organizzazione.

Il tema delle ferie annuali è più caldo che mai. Con un progressivo allentamento delle restrizioni imposte dal COVID e anche gran parte del mondo che riapre ai visitatori, le persone si stanno affrettando a prenotare quelle preziose vacanze che sono state perse negli ultimi anni.

Tutto questo ha il potenziale per portare a una tempesta perfetta di conflitti basati sulle richieste ferie cui i manager potrebbero avere difficoltà a far fronte. Con così tanti di noi che cercano di prendersi una pausa potrebbe non essere possibile accontentare tutti quando si tratta di approvare le richieste; ciò potrebbe portare a controversie e disarmonia tra il personale.

Quindi, cosa puoi fare come responsabile delle risorse umane per aiutare la tua organizzazione a gestire le richieste di ferie in modo equo quest’anno, assicurandoti anche che ci siano sempre abbastanza collaboratori presenti per far girare le ruote del business?

Avere una policy chiara sulle richieste di ferie

Innanzitutto, assicurati che tutto sia chiaro in merito alla procedura corretta per prenotare le ferie annuali. Se tutti sono ben informati sulla quantità di ferie cui hanno diritto e sono a conoscenza di eventuali periodi in cui non possono (o viceversa devono) usufruirne (es. periodi di punta o durante le chiusure aziendali), è meno probabile che sorgano problemi.

Assicurati di evidenziare al tuo personale se hai regole su quante persone possono essere assenti in un team in qualsiasi momento, se ci sono dipendenti specifici le cui ferie non possono entrare in conflitto o se alcuni membri del personale hanno la priorità su altri. Se tutti conoscono la situazione in anticipo, è molto più probabile che la accettino se non possono prendersi le ferie esattamente quando vogliono.

Assicurati che la tua policy sulle ferie annuali sia facilmente accessibile, idealmente nel tuo sistema delle risorse umane, in modo che tutti sappiano dove trovarla e sia chiaro che esiste una procedura per l’approvazione e il rifiuto delle richieste di ferie.

Pianifica con largo anticipo

La gestione delle ferie annuali è un compito che spesso causa un’enorme angoscia ai manager. Destreggiarsi tra richieste contrastanti e assicurarsi che ci siano sempre abbastanza persone operative può essere un incubo logistico. Per fortuna, un buon software per le risorse umane può ridurre notevolmente i problemi.

Le soluzioni software più aggiornate per la gestione delle assenze offrono visualizzazioni in tempo reale del calendario e dell’agenda, in modo che i manager possano vedere esattamente chi è assente quando, non solo nel proprio team, ma anche in altri reparti, se necessario.

Avere un sistema che include team aggiornatissimi e diari dei colleghi rende più facile per i manager individuare i colli di bottiglia all’orizzonte e per i dipendenti controllare quando i colleghi sono assenti (o hanno prenotato altre attività). Ciò significa che possono pianificare le proprie assenze per ridurre al minimo l’impatto negativo sull’attività e ridurre la possibilità di lamentele tra persone.

I sistemi HR possono anche rendere più semplice per i manager di linea tenere d’occhio il saldo delle ferie, in modo che possano assicurarsi che i membri del team non lascino all’ultimo minuto l’utilizzo dei loro residui ferie annuali.

Incoraggiare le persone a prenotare in anticipo

Se sai che potresti incontrare difficoltà nell’assegnare a tutti le ferie richieste, incoraggia le persone ad inoltrare le loro richieste in anticipo. Non va bene seppellire la testa nella sabbia e sperare che nessuno chieda congedo nei periodi più affollati, soprattutto durante l’estate o le pause festive. Se tutti sanno che devono pianificare in anticipo, non possono lamentarsi se il loro slot preferito è stato preso.

I tuoi dipendenti dovrebbero anche avere chiaro che non è garantito che le loro richieste di ferie saranno sempre accolte. È essenziale che una volta che un dipendente ha inviato una richiesta di ferie, si disponga di un sistema di risorse umane che consenta al suo manager di approvarla o negarla tempestivamente così che il collaboratore possa confermare le prenotazioni o riorganizzare i suoi piani se necessario.

Fornisci un motivo chiaro per il rifiuto

Se una richiesta di ferie viene rifiutata, assicurati che i responsabili sappiano che devono fornire una spiegazione chiara e supportata da policy per la loro decisione.

La maggior parte delle persone capirà che non tutti possono essere fuori servizio contemporaneamente e che devono esserci abbastanza persone presenti per rispondere alle richieste dei clienti e mandare avanti il business.

Sii fermo ma corretto

In caso di controversie, assicurati di trattarle in modo equo e di trattare tutti i dipendenti allo stesso modo. È molto facile che il risentimento si insinui se le persone sentono che i colleghi, ad esempio quelli che hanno figli, hanno la priorità durante le vacanze scolastiche.

Infine, ricorda ai manager di essere umani! Ci saranno sempre circostanze eccezionali, come se un dipendente ha bisogno di viaggiare all’estero per un matrimonio di famiglia o se ha la possibilità di un viaggio indimenticabile.

Assicurati che le persone possano vedere che capisci che la loro vacanza è importante per loro e fai il possibile per vedere se puoi lavorare con i manager per destreggiarti tra il lavoro o ottenere una copertura extra per colmare la sua assenza. Anche se alla fine devi ancora dire di no, le persone apprezzeranno il fatto che hai cercato di aiutare.

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