Gestione delle assenze: 5 caratteristiche chiave di cui il tuo software HR ha bisogno

Sappiamo tutti che la registrazione accurata delle assenze è spesso una delle responsabilità più importanti ma dispendiose in termini di tempo per le risorse umane.

Non si tratta solo di registrare le ferie annuali o le malattia, è molto più complesso. La gestione delle assenze è una questione strategica che ha un impatto sui singoli dipendenti e sulle prestazioni complessive di un’azienda.

Secondo un’indagine di Confindustria nel 2019, ciascun lavoratore si è assentato in media 105 ore sulle 1600 ore lavorabili totali nell’anno, con un tasso di assenteismo pari al 6,6%.

Tra gli uomini si calcola un tasso di assenza pari al 5,7%, tra le donne 8,3%; divario generato principalmente dalla richiesta di congedi parentali, al 3,2% per le donne, mentre solo allo 0,6% per gli uomini. Dati che non stupiscono, conoscendo l’iniqua distribuzione degli oneri di accudimento familiari tra uomini e donne.

Ma non sono solo i tassi di assenza del personale che i datori di lavoro e i team delle risorse umane devono tenere d’occhio. È stato riferito che il 90% dei responsabili delle risorse umane vedeva segni di esaurimento tra i propri dipendenti e quasi il 45% di loro ha preso in considerazione l’idea di lasciare il proprio ruolo attuale a causa delle pressioni legate al burnout dei dipendenti. Chiaramente, per ridurre in primo luogo le assenze per malattia sono necessarie anche misure preventive, come scoraggiare il presenzialismo ed incoraggiare al contrario i dipendenti ad usufruire delle ferie che gli spettano.

È essenziale quindi che i team delle risorse umane non solo dispongano una strategia completa di gestione delle assenze, ma che siano anche dotati degli strumenti con cui supportarla e migliorarla.

Perché il software HR è fondamentale per supportare un’efficace gestione delle assenze?

Non è raro che le aziende abbiano procedure di gestione delle assenze abbastanza “manuali”. Ciò è particolarmente vero per le PMI che possono aver registrato una rapida crescita, ma che fanno ancora affidamento su metodi “artigianali” per la registrazione delle assenze, come fogli Excel, e-mail o sistemi cartacei.

Il problema, tuttavia, è che quando un’organizzazione ha un approccio frammentato o “ad hoc” per gestire le assenze dei propri dipendenti, tutto è molto più dispendioso in termini di tempo e difficile per le risorse umane. La registrazione delle assenze avviene speso con errori e dimenticanze, le normative vengono ignorate e garantire un livello adeguato di personale per mantenere un’organizzazione in funzione può diventare un affare complicato.

Fortunatamente, non deve essere per forza così.

I sistemi HR che includono funzionalità di gestione delle assenze possono svolgere il lavoro di legare insieme processi di assenza frammentati. Possono anche aiutare a snellire e semplificare ogni aspetto del congedo retribuito e non retribuito, comprese le ferie del personale, il congedo per malattia, il congedo parentale, e fornirti le informazioni vitali di cui hai bisogno per costruire strategie di gestione delle assenze efficaci.

Per aiutarti a rendere un po’ più semplice la gestione delle assenze, ecco cinque caratteristiche chiave a cui dovresti prestare attenzione quando scegli un sistema HR per la tua azienda:

1. Self-service dei dipendenti

Le funzionalità self-service sono uno dei modi migliori in cui un sistema HR basato su cloud può semplificare i processi HR e ridurre i costi amministrativi. Il self-service dei dipendenti consente sia ai dipendenti che ai dirigenti di accedere ed elaborare le informazioni sulle assenze sia per le assenze pianificate (come le ferie annuali), sia per le assenze non pianificate (come la malattia).

Le visualizzazioni del calendario e dell’agenda in tempo reale offrono ai manager visibilità puntuale su ciò che sta accadendo nei loro team, mentre i dipendenti possono controllare il saldo delle ferie, richiedere permessi e registrare i congedi per malattia, il tutto da un’unica posizione centrale, sicura ma facilmente accessibile. I migliori sistemi HR prevedono anche app mobile dedicate, il che significa che tutto questo può essere fatto tramite un dispositivo scelto dai tuoi dipendenti, nel momento più adatto a loro.

2. Calcoli automatizzati del diritto alle ferie

I sistemi delle risorse umane dovrebbero essere in grado di eseguire tutti i calcoli del diritto alle ferie dei dipendenti al posto tuo, assicurando che i diritti alle ferie siano calcolati in modo accurato. I migliori sistemi HR li aggiornano in tempo reale in base all’esatto orario di lavoro, alle festività locali o alla legislazione, nonché alle regole della tua azienda.

Questo tipo di funzionalità ti farà risparmiare ore di amministrazione e garantirà a tutti nella tua azienda la giusta quantità di tempo libero; il che significa che non devi preoccuparti di commettere un errore con i tuoi lavoratori part-time o quelli con sede in paesi diversi che forse hanno diritti alle ferie diversi. Puoi saperne di più sulle funzionalità globali del software HR qui.

3. Reportistica, analisi e cronologie approfondite delle assenze

La reportistica è forse uno degli aspetti più impegnativi della gestione dell’assenza dei dipendenti. Fortunatamente, il software HR che include query di assenza preconfigurate, come ad esempio il calcolo del fattore Bradford, può rendere più semplice e molto meno dispendioso in termini di tempo l’estrazione e l’analisi di dati complessi. Ciò rende più facile fornire le informazioni “a colpo d’occhio” di cui i tuoi leader potrebbero aver bisogno per informare le strategie o supportare decisioni aziendali chiave.

Inoltre, utilizzare i giusti strumenti analitici significa che puoi iniziare a indagare sulle informazioni in tuo possesso da diverse angolazioni. Quando puoi visualizzare facilmente modelli e tendenze su dati complessi, puoi iniziare a porre le domande giuste per capire svariate dinamiche aziendali. Ciò significa che un’azienda può quindi essere più proattiva nei suoi tentativi di migliorare l’impatto delle assenze sulla produttività o di gestire le assenze in modo più equilibrato (ad esempio, se le ferie non vengono distribuite correttamente).

Inoltre, cerca un software per le risorse umane che tenga registri completi dello storico delle malattia. Un buon sistema delle risorse umane dovrebbe rendere il congedo molto più visibile in modo che sia i manager che i dipendenti siano facilmente informati in tempo reale.

4. Supporto per più tipi di assenza

È importante riconoscere che la gestione del congedo non riguarda solo le ferie o la malattia. Ci sono una moltitudine di motivi per cui il personale potrebbe aver bisogno di prendersi del tempo lontano dal lavoro, a causa di un appuntamento medico, un’emergenza familiare, un congedo di maternità, una donazione del sangue…

Con questo in mente, è fondamentale che il tuo software per le risorse umane possa adattarsi a te e supportare più tipi di assenze che possono essere personalizzati in base al dipartimento o alla posizione. Ciò contribuirà a fornire report facilmente accessibili che possono aiutare i responsabili a prendere decisioni più informate e appropriate in materia di risorse.

5. Strumenti di coinvolgimento del marchio

Infine, sebbene sia sempre fondamentale considerare le funzionalità principali di un sistema HR, è importante scegliere una piattaforma che possa riflettere la tua identità unica e il modo in cui funziona la tua organizzazione. Dopotutto, l’identità del tuo marchio dovrebbe essere visibile in tutti i punti di contatto dei tuoi clienti e dipendenti, quindi perché non anche nella tua scelta nel software HR?

Le soluzioni per le risorse umane più efficaci vengono utilizzate dall’intera azienda, soprattutto quando si tratta di gestione delle assenze. Pertanto, migliorare il coinvolgimento degli utenti attraverso una piattaforma in cui compare il proprio brand aziendale che può anche evolversi con la tua organizzazione dovrebbe essere una priorità.

Cerca un sistema in grado di riflettere il tuo brand e la tua cultura e garantire un’esperienza personalizzata a tutti i tuoi dipendenti. Ciò dovrebbe includere l’opzione per includere i loghi e le combinazioni di colori della tua azienda.

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