Software HR: come garantire un’implementazione self-service senza problemi

I dati del personale sono stati caricati e verificati, i processi configurati, i promemoria e le notifiche attivati e i flussi di lavoro sono tutti pronti. Tutto ciò che serve ora è inviare ai dipendenti i loro accessi self-service e il tuo lavoro è fatto. Non sarebbe fantastico se fosse così semplice?
Come professionista delle risorse umane, saprai che chiedere alle persone di cambiare il modo in cui fanno le cose non è mai semplice. Gran parte del problema è l’avversione al cambiamento. In sostanza, alle persone non piace cambiare. Può significare incertezza e rischio, quindi siamo geneticamente programmati per diffidarne. Questo sembra essere particolarmente vero con la tecnologia, dove anche i miglioramenti ai sistemi esistenti possono generare resistenza, almeno all’inizio. Dobbiamo re-imparare cose che conoscevamo, che possono farci sentire stupidi.

Si spera che molti membri del tuo team abbiano una mentalità di crescita e si dedicheranno al tuo nuovo sistema HR con curiosità. Saranno preparati per esplorare il software e abbracciare un nuovo modo di fare HR. Altri dipendenti, tuttavia, potrebbero aver bisogno di un po’ di incoraggiamento, e alcuni potrebbero anche puntare i piedi e aver bisogno di più tempo per iniziare.

Anche se non puoi evitare una certa resistenza al cambiamento, ci sono alcuni modi per mitigarlo. Ecco sei passaggi da seguire per rendere il lancio delle funzionalità self-service del sistema HR un successo.

1. Comunicare

I cambiamenti improvvisi e non annunciati creano la massima resistenza. Più puoi fare per spiegare i vantaggi del tuo nuovo sistema HR prima di metterlo in uso, meno è probabile che tu abbia problemi.

Prendersi del tempo per parlare con i manager di è davvero importante, soprattutto se stai inserendo un sistema HR per la prima volta. Una volta attivato, riceveranno notifiche e richieste su cui devono agire. Se non capiscono il quadro più ampio, c’è il pericolo che sentiranno che stai scaricando su di loro troppa amministrazione e burocrazia.

Evidenzia i risparmi di tempo e la flessibilità offerti da una soluzione Cloud HR sicura. Mostra loro quanto è facile configurare le dashboard personali, personalizzare la visualizzazione del calendario o rivedere le informazioni sulle persone nel loro team. Coinvolgili nel decidere quando implementare diversi moduli del sistema. In questo modo sapranno cosa aspettarsi.

2. Pensa a loro, non a te

Se i tuoi dipendenti non sono abituati a segnalare le assenze, a registrare le valutazioni delle performance o a completare le schede attività in modo sistematico, c’è il pericolo che possano sentire che li stai controllando. Mettiti nei loro panni e pensa a cosa troveranno utile del sistema.

Potresti iniziare esaminando le domande che ti vengono poste regolarmente dai dipendenti e abbinarle alle funzionalità del tuo sistema HR. Ad esempio, i dipendenti apprezzerebbero la possibilità di controllare il saldo delle ferie in tempo reale, accedere alle buste paga online, guardare indietro alle valutazioni passate o semplicemente sapere dove andare per trovare l’ultimo documento.

Se puoi iniziare spiegando come il tuo sistema HR risolve alcuni dei loro problemi, scoprirai che saranno molto più felici di usarlo.

3. Avere un programma di “attività di familiarizzazione”

Con qualcosa di nuovo, non cercare di ottenere troppo in una volta. Quando pianifichi l’implementazione self-service, prova a chiedere ai dipendenti di completare una semplice attività alla volta, come aggiornare le proprie informazioni di contatto o caricare una loro foto. I dipendenti troveranno molto più facile familiarizzare con il sistema se hanno obiettivi specifici ed alcune semplici istruzioni per iniziare.

Per esempio:

* Giorno 1 – Invia un’e-mail per dare il benvenuto ai dipendenti nel nuovo sistema HR e suggerire loro di controllare (e aggiornare) le loro informazioni di contatto. È anche utile ricordare loro la policy sulle password della tua azienda e cosa devono fare se dimenticano le informazioni di accesso.

* Giorno 2: chiedi loro di caricare una nuova foto del profilo e ricorda loro di aggiungere la pagina di accesso ai segnalibri, in modo che possano accedere al sistema più velocemente.

* Giorno 3 – Fai loro sapere che il portale delle risorse umane è attivo e funzionante e cosa possono trovarvi. Se puoi, imposta un’area “suggerimenti e domande” in cui i dipendenti possono porre domande sul sistema.

* Giorno 4 – Raccomanda ai dipendenti di aggiungere, controllare e aggiornare le informazioni sui loro famigliari.

* Giorno 5: invia link alle app mobili del tuo software per le risorse umane e fai sapere ai dipendenti che potrebbero trovarle davvero utili se, ad esempio, vogliono richiedere un permesso o compilare i loro fogli di lavoro fuori sede.

4. Programma la formazione

I sistemi delle risorse umane di solito sono dotati di molti ottimi strumenti, come report configurabili, analisi della forza lavoro e calendari del team, che i manager apprezzeranno davvero.

Fai sapere loro che, una volta che il sistema sarà attivo e funzionante per una o due settimane, eseguirai una serie di brevi sessioni online per illustrare loro le funzionalità disponibili. È l’occasione perfetta per assicurarsi che comprendano le capacità del nuovo software HR e per dare loro l’opportunità di porre domande.

5. Chiedi un feedback

Ha senso richiedere feedback sul nuovo sistema dal primo giorno in cui vai live: è un buon modo per i dipendenti di segnalare problemi o semplicemente sfogarsi se hanno difficoltà ad adattarsi a un nuovo modo di fare le cose.

Tuttavia, per valutare davvero il funzionamento del tuo sistema, è meglio aspettare che tutti lo utilizzino da un paio di mesi. In questo modo, supereranno la fase di resistenza e saranno più aperti a fornire feedback positivi.

Se puoi, includi domande che riflettano i punti deboli che hai identificato quando hai iniziato a cercare un nuovo sistema HR. I dipendenti possono trovare le informazioni che desiderano più velocemente di prima? È più facile controllare i saldi delle ferie e compilare i fogli presenze? Le revisioni delle performance sembrano più trasparenti e collaborative? Le richieste di ferie vengono gestite più velocemente? Sono contenti dell’accuratezza dei loro dati? I direttori di linea hanno informazioni migliori sui loro team?

Si spera che riceverai risposte positive alle tue domande, in modo da poter dimostrare il successo al tuo team e al senior management, se necessario. In caso contrario, prenditi del tempo per approfondire i dettagli, in modo da poter capire e risolvere eventuali problemi.

6. Avere un piano per i nuovi assunti

È anche utile pensare a come aggiornare rapidamente i nuovi dipendenti sulle funzionalità più importanti del tuo sistema HR. Forse potresti includere una rapida panoramica come parte del tuo programma di introduzione sul posto di lavoro o mettere insieme una guida di suggerimenti.

Per i nuovi manager, prendi in considerazione la possibilità di metterli in contatto con uno dei loro colleghi che può guidarli attraverso l’utilizzo del sistema giorno per giorno e su quali report siano disponibili. E, se il tuo nuovo collaboratore è nelle risorse umane, assicurati che riceva una formazione adeguata, da qualcuno del tuo team o dal tuo fornitore. In questo modo, puoi essere certo che i tuoi colleghi saranno in grado di aiutarti a costruire un’implementazione di successo.

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