Che cos’è un software di onboarding e quali funzionalità dovrebbe avere?

Un software per l’onboarding dei dipendenti offre un’esperienza coinvolgente ai nuovi assunti, in modo che fin dal principio possano entrare facilmente in contatto con la nuova organizzazione e i colleghi. I sistemi di onboarding sono inoltre progettati per automatizzare e snellire molte delle attività amministrative delle risorse umane più dispendiose in termini di tempo che derivano dall’inserimento di nuovi dipendenti in un’organizzazione.

I moderni sistemi HR completi, offrono queste funzionalità di onboarding come parte della loro suite software HR. Facile da configurare, accessibile 24 ore su 24, 7 giorni su 7 da PC, tablet o dispositivo mobile, il software tiene traccia e gestisce i record dei dipendenti in modo efficiente, anche prima del loro effettivo primo giorno di lavoro.

Quali sono le caratteristiche chiave che il tuo software di onboarding (o modulo di onboarding all’interno di un sistema HR) dovrebbe avere?

Portali di benvenuto

I datori di lavoro dovrebbero essere in contatto con il neoassunto fin dal principio; i portali di benvenuto dei dipendenti sono una caratteristica comune dei software di onboarding e si occupano proprio di questo: agendo come un hub di informazioni, il portale di onboarding consente una facile comunicazione con il nuovo dipendente e offre una piattaforma con tutti i dettagli che deve sapere prima di iniziare (data di inizio, posizione dell’ufficio, indicazioni, dettagli di contatto chiave, ecc.).

Poiché i contenuti visivi sono uno dei modi più efficaci per interagire con le persone, la possibilità di aggiungere foto e incorporare video in un portale è essenziale, sia che si tratti di un rapido messaggio di benvenuto del CEO dell’azienda, sia di un video che mostra la cultura della tua azienda (interviste del personale, giornate in ufficio, ecc.) o mettendo in evidenza i valori e gli obiettivi del tuo brand.

Il tuo portale dovrebbe semplificare il collegamento a documenti o includere contenuti che riportino informazioni essenziali, ad esempio cosa aspettarsi il primo giorno o le prime settimane. Nessuno vuole essere all’oscuro di cosa aspettarsi dal proprio nuovo lavoro, quindi i portali di benvenuto sono un modo efficace per mettere i dipendenti a proprio agio prima e dopo l’inizio.

Gestione dei compiti

Non tutte le responsabilità di onboarding ricadono esclusivamente sulle risorse umane. I compiti sono spesso distribuiti su diversi dipartimenti:

L’IT ha configurato il laptop e l’e-mail del nuovo assunto?
Il libro paga è stato già aggiornato?
Il manager di linea ha organizzato incontri di introduzione e check-in?

Senza un software per l’onboarding, soprattutto durante l’inserimento del personale da remoto, è difficile per le risorse umane sapere chi ha fatto cosa e cosa vada sollecitato. Puoi gestire i task e le azioni necessarie da parte tua, dei tuoi colleghi e dei nuovi assunti utilizzando le notifiche, il che significa che i processi importanti non vengono dimenticati. Inoltre, ottieni un’utile panoramica di ciò che è stato e non è stato ancora completato, così puoi essere sicuro che tutti sanno cosa devono fare e puoi sollecitare se non sono state eseguite attività importanti.

Integrazione

Se scegli una soluzione di onboarding autonoma, deve andare di pari passo con il tuo software HR principale. Il tuo nuovo collaboratore diventerà, molto presto, un dipendente a tutti gli effetti, quindi tutte le informazioni che raccogli attraverso il tuo nuovo portale per i dipendenti dovrebbero fluire direttamente nel tuo sistema delle risorse umane. I profili del team tenuti nel tuo sistema HR dovrebbero apparire automaticamente ai nuovi assunti e il tuo sistema di inserimento deve utilizzare le relazioni di reporting che hai nel tuo sistema HR principale per allocare compiti e inviare notifiche. Avere un sistema di onboarding che può integrarsi facilmente con i dati HR esistenti è un vero risparmio di tempo.

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