Onboarding efficace: cosa fare e non fare

Per chi si occupa di risorse umane l’inserimento efficace di un nuovo assunto è uno degli aspetti più importanti del proprio lavoro. L’ingresso in azienda è un punto critico nel percorso di carriera di un neoassunto: se sbagli, rischi di danneggiarne il morale e la fiducia prima ancora che metta i piedi sotto la scrivania.
Se sbagli davvero, il tempo e gli sforzi che hai speso per portare un nuovo assunto in azienda  potrebbero essere sprecati del tutto!

Le organizzazioni con uno scarso processo di inserimento hanno maggiori probabilità di soffrire di “sindrome del neoassunto”. Diverse ricerche rilevano che un terzo dei dipendenti assunti non si presenta ad un nuovo lavoro a causa di una brutta esperienza con un’organizzazione nella fase dei colloqui e dell’assunzione. Inoltre, uno studio di Aberdeen del 2009 ha rivelato che l’86% degli intervistati ritiene che la decisione di un nuovo assunto di rimanere in un’azienda a lungo termine venga presa entro i primi sei mesi di impiego.

È anche risaputo che una scarsa esperienza di onboarding può portare ad alcuni effetti particolarmente negativi su più ampia scala. Ad esempio, uno studio del 2017 di CareerBuilder ha rilevato che il 16% dei responsabili delle risorse umane riteneva che un inserimento insufficiente riducesse la produttività della propria azienda, il 14% ha affermato che ha portato a maggiori inefficienze e il 12% ha affermato che ha portato a un maggiore turnover dei dipendenti.

Onboarding efficace: cose fondamentali da fare e da non fare

Chiaramente, c’è molto in gioco per le risorse umane quando si tratta di creare una strategia di onboarding efficace. Ma non temere: ci sono alcune cose da fare e da non fare semplici ma fondamentali che puoi applicare per migliorare i processi di onboarding della tua organizzazione…

DA FARE: comunicare regolarmente con i nuovi assunti

Le ricerche sulle esperienze di onboarding delle persone rilevano che oltre il 45% dei dipendenti non ha avuto notizia dai nuovi datori di lavoro tra l’accettazione e l’inizio di un nuovo ruolo. Considerando che si tratta di una fase delicata del percorso di un dipendente, è fondamentale che tu mantenga un contatto regolare con i nuovi assunti.

Invia loro informazioni precise per il primo giorno, incluso l’indirizzo specifico dell’azienda, l’ora di inizio giornata lavorativa, il dipartimento e la persona a cui dovranno fare riferimento. Se i tuoi locali sono un po’ difficili da trovare, fornisci istruzioni specifiche in modo che possano pianificare il loro percorso e assicurarti che lo facciano per tempo.

Se il ruolo è a distanza, assicurati che sappiano che tipo di tecnologia o attrezzatura fornirai, quando verrà consegnata e chi sarà in contatto con loro per la configurazione. Ricordati di affrontare i problemi di salute e sicurezza in anticipo, ad esempio se hanno una sedia da ufficio o una scrivania appropriata su cui lavorare. In caso contrario, potrebbe essere qualcosa che dovrai fornire tu.

Non lasciarli in attesa quando si tratta di inviare tutti i dettagli formali sul loro nuovo ruolo. Dopotutto, tutti i nuovi assunti che porterai a bordo saranno entusiasti di saperne di più su quali sfide li attendono. Incoraggia i responsabili delle assunzioni a mettersi in contatto e fornire loro dettagli sulle loro mansioni e su come sarà la loro prima settimana di lavoro. Questo li aiuterà a prepararsi per il loro primo giorno e ad iniziare nel miglior modo possibile.

Inoltre, una volta che si sono uniti, chiedi ai tuoi nuovi assunti un feedback sul processo di assunzione. Questo è un ottimo modo per rafforzare la loro impressione sul tipo di azienda che sei e può aiutarti a valutare se ci sono aree di miglioramento.

NON FARE: lasciare i nuovi assunti senza gli strumenti per svolgere il proprio lavoro

I nuovi assunti saranno ansiosi di iniziare e mettersi al lavoro. Non possono farlo se non hanno l’attrezzatura, l’accesso o lo spazio per farlo! Quindi, assicurati sempre che prima dell’arrivo di nuovi dipendenti, le loro apparecchiature, software e tutti gli strumenti e gli spazi di lavoro siano configurati e pronti per l’uso.

Se il tuo software per le risorse umane viene fornito con funzionalità di gestione delle attività, è una buona idea impostare una serie di diversi “modelli di attività” di onboarding, in modo da poter scegliere quello che funziona per ogni nuovo partecipante. Ad esempio, per avvisare automaticamente il responsabile delle strutture interessate in modo che possa organizzare l’accesso, le scrivanie e altre apparecchiature, il tuo team IT quando è richiesto un software specializzato o un responsabile paghe locale se la tua attività è globale. In questo modo, puoi essere sicuro di non perdere nessun passaggio importante e perderai molto meno tempo.

DA FARE: Personalizza

Poiché l’obiettivo di un’assunzione efficace è far sentire ogni dipendente il benvenuto e integrarlo rapidamente in azienda, dovresti adattare i tuoi processi per riflettere le diverse esigenze e aspettative.

Il tuo software per le risorse umane può svolgere un ruolo cruciale nella creazione di un’esperienza di onboarding più personalizzata. Ad esempio, il modulo di onboarding di Cezanne HR ti consente di creare facilmente portali di benvenuto personalizzati per i nuovi dipendenti. Questi possono essere configurati per includere comunicazioni personalizzate, informazioni chiave sul ruolo e attività che devono essere completate. Puoi anche includere funzionalità come un video di benvenuto dell’azienda, biografie del team e dettagli di contatto pertinenti per i membri del team con cui lavoreranno i tuoi nuovi assunti.

DA NON FARE: annegarli in moduli e allegati e-mail

Una volta che si uniranno, i tuoi nuovi assunti saranno senza dubbio impegnati ad apprendere le complessità del loro nuovo ruolo e ad ambientarsi in una nuova squadra. L’ultima cosa di cui avranno bisogno è essere bombardati da enormi volumi di e-mail nei loro primi giorni di lavoro.

È qui che la tua scelta nel software per le risorse umane può rendere l’onboarding molto più agevole. Utilizzando una soluzione software con funzionalità di onboarding, sarai in grado di rendere l’amministrazione essenziale molto più gestibile per te e il tuo nuovo dipendente. Ad esempio, con Cezanne HR puoi impostare portali personalizzati di benvenuto per i nuovi assunti con tutta la documentazione e i moduli che un nuovo assunto potrebbe dover completare o leggere come parte del processo di inserimento.

Fare: rafforzare il branding e la cultura aziendale

Sapevi che oltre tre quarti dei dipendenti valuta la cultura di un’azienda quando fa domanda per un lavoro? E che oltre l’85% pensa che la cultura aziendale sia molto importante?

Ha senso quindi utilizzare l’esperienza di onboarding come un’opportunità per rafforzare i valori aziendali, la proposta di valore e la cultura dei dipendenti. Questo non solo ti aiuterà a creare un coinvolgimento con i tuoi nuovi dipendenti, ma dimostrerà anche che l’esperienza dei dipendenti è qualcosa che la tua azienda prende sul serio.

NON FARE: lasciali ai propri dispositivi

Iniziare un nuovo lavoro può sembrare un po’ come il tuo primo giorno di scuola. È importante che i nuovi assunti non si sentano isolati durante i primi giorni. Questo perché le prime impressioni contano davvero. Come ha scoperto la nostra ricerca sulla psicologia delle risorse umane, un’ottima esperienza di inserimento non solo aumenta la produttività e il coinvolgimento, ma riduce significativamente il rischio che i dipendenti lascino il posto entro i primi sei mesi.

Per lo meno, assicurati che i nuovi assunti partecipino ad un tour dell’organizzazione e siano presentati ai membri del loro team, di persona o virtualmente se lavorano in remoto. Se possibile, l’introduzione di un sistema “amico” (in cui abbini il tuo nuovo assunto a un membro più esperto della sua squadra) è un ottimo modo per aiutarlo ad ambientarsi nel proprio ruolo.

Potresti anche incoraggiare i team o i manager ad organizzare attività sociali per far conoscere i nuovi colleghi. Ad esempio, un pranzo di squadra può essere un momento eccellente in cui i nuovi dipendenti possono incontrarsi e conversare in un ambiente più informale ed allentare la tensione del primo giorno.

DA FARE: mantenere regolari check-in

A nessuno piace sentirsi all’oscuro delle proprie prestazioni al lavoro, specialmente se appena entrati in azienda. Avere colloqui regolari con i nuovi membri del personale può aiutarli a costruire un rapporto con i loro manager e chiarire le priorità a breve termine e gli obiettivi a lungo termine. È anche un’opportunità per i nuovi assunti di esprimere eventuali difficoltà che potrebbero incontrare e quale supporto vorrebbero.

Se i tuoi neoassunti lavorano da remoto, l’importanza di colloqui regolari non deve essere sottovalutata. Uno studio pre-COVID condotto da Gallup sui lavoratori a distanza ha rilevato che più frequentemente ricevevano feedback dai manager, più erano coinvolti con il loro lavoro. Quindi, ha senso assicurarsi che i tuoi manager si confrontino regolarmente sia con i nuovi collaboratori che con i membri del team più “anziani”.

NON FARE: pensare che l’onboarding sia solo per i nuovi arrivati

Oltre a un programma di onboarding ben strutturato, dovresti anche prendere in considerazione l’inboarding. Questo è un processo che si concentra sulla fidelizzazione dei talenti esistenti piuttosto che sulle nuove assunzioni: ma ha in mente gli stessi obiettivi dell’onboarding, come una maggiore soddisfazione sul lavoro, una migliore performance lavorativa e un minore turnover dei dipendenti.

Interagendo frequentemente con i dipendenti più esperti nell’ambito di un programma strutturato di inboarding continuo, avrai maggiori possibilità di mantenere felici i dipendenti di valore e ridurre il rischio di fuga.

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