6 consigli utili per convincere i dipendenti ad utilizzare le funzionalità self-service del software HR

Quindi, ti sei registrato al tuo nuovo software HR, hai verificato che tutto sia impostato correttamente e sei pronto per iniziare con il tuo nuovo sistema HR self-service automatizzato… Fantastico!
Investire in un sistema HR self-service è uno dei modi più efficaci per rendere il dipartimento HR più efficiente, produttivo e legalmente conforme. Inoltre, rende anche la vita di tutti i tuoi dipendenti un po’ più semplice: possono ottenere autonomamente le informazioni di cui hanno bisogno e gestire i propri dati. Non sarai più bombardato da infinite richieste come l’aggiornamento delle informazioni personali, il controllo dei residui ferie… Il tuo sistema di gestione delle risorse umane diventerà una risorsa per la tua attività solo se le persone lo useranno davvero!

Paura del cambiamento?

Sebbene sempre più aziende stiano diventando consapevoli circa il valore di un buon software per le risorse umane con funzionalità self-service, convincere i dipendenti a vederne i vantaggi può essere difficile: soprattutto se un’azienda ha processi radicati o un approccio “l’abbiamo sempre fatto così!”.

I tuoi dipendenti potrebbero essere restii al cambiamento o avere difficoltà ad adattarsi all’utilizzo di un nuovo sistema self-service per i seguenti motivi:

Paura del nuovo

I sistemi HR online potrebbero intimidire i dipendenti meno orientati al digitale e, con i nuovi sistemi, arrivano nuovi processi e procedure, che potrebbero frustrare o scoraggiare alcuni dipendenti.

Mancanza di preparazione

Anche aspettarsi che i dipendenti si adattino semplicemente a un nuovo sistema senza preavviso può contribuire a un basso utilizzo. Dopotutto, se non sanno che sta arrivando e non capiscono cosa c’è dentro, potrebbero rifiutarsi di usarlo.

Sfiducia nei sistemi automatizzati

I tuoi dipendenti potrebbero preferire contattare una persona reale poiché ritengono che un sistema automatizzato sia inaffidabile o non offra un’esperienza di facile utilizzo.

Dato che l’implementazione di un nuovo sistema software self-service per le risorse umane può essere un grande investimento, è fondamentale assicurarsi che il personale comprenda i cambiamenti e sia pronto ad assecondarli.

Questi sono i nostri 6 consigli per aiutare i tuoi dipendenti a passare rapidamente e senza problemi al tuo nuovo sistema HR self-service:

Pianifica il lancio

Il passaggio a un sistema HR self-service potrebbe rappresentare uno shock culturale per un’organizzazione con processi HR manuali o cartacei radicati. Quindi, pensa attentamente a come comunicherai i cambiamenti alla popolazione aziendale. Pubblica il calendario per l’introduzione con largo anticipo in modo che le persone siano preparate e non ci siano sorprese.

Dai ai dipendenti un motivo per usarlo

Ora siamo onesti, i dipendenti probabilmente non si entusiasmano troppo al pensiero di nuovi processi HR. Ma ci saranno sicuramente alcune attività delle risorse umane di cui si interesseranno sicuramente, come segnare le ferie o controllare le ultime notizie sull’azienda.

Spiega i motivi principali per cui stai passando a un sistema automatizzato ed evidenzia come questo aiuterà sia l’azienda che loro personalmente. Mostra come il nuovo sistema può rendere la loro esperienza di lavoro un po’ più soddisfacente e coinvolgente, probabilmente così otterrai maggiore consenso.

Esegui un pilota

Vale la pena considerare di eseguire prima un piccolo pilota del tuo nuovo sistema self-service, magari in un solo team o reparto. È un buon modo per verificare che tutto sia impostato per funzionare nel modo desiderato, ma anche per dimostrare alle persone quanto saranno più efficienti e snelli i processi.

Coloro che hanno preso parte a un progetto pilota saranno in grado di rassicurare gli altri che potrebbero avere dubbi e potranno agire come sostenitori del tuo nuovo approccio self-service. A proposito…

Identifica gli influencer all’interno della tua attività

Uno dei modi più efficaci per convincere le persone a utilizzare il software HR self-service è sfruttare il potere degli influencer.

Chiediti: chi sono le persone chiave all’interno dell’organizzazione che incoraggeranno gli altri ad abbracciare rapidamente il nuovo sistema? Cerca di identificare i principali influencer della tua attività che possono aiutare a diffondere entusiasmo sul tuo nuovo sistema self-service: ma ricorda, potrebbero non essere sempre le persone che occupano posizioni di autorità.

Assicurati che queste persone chiave comprendano presto i vantaggi del nuovo approccio in modo che siano in grado di parlare con gli altri e rispondere a domande su come funzionerà. Includili in ogni fase dell’implementazione: in questo modo saranno completamente al passo con il sistema e si sentiranno sicuri anche nell’aiutare gli altri a trarne il meglio.

Fornisci formazione sul tuo sistema HR self-service

Le soluzioni software per le risorse umane come Cezanne HR sono intuitive e molto facili da usare, ma le persone spesso sono nervose per le novità e non tutti i tuoi dipendenti potrebbero sentirsi a proprio agio con la tecnologia.

Prendi in considerazione l’esecuzione di brevi sessioni di formazione per piccoli gruppi per aiutare tutti a familiarizzare con il sistema e assicurarti che le informazioni siano prontamente disponibili se hanno bisogno di rinfrescarsi la memoria (una semplice e-mail con istruzioni dettagliate dovrebbe essere sufficiente). Inoltre, cerca di condividere guide pratiche o video didattici sui tuoi spazi di lavoro condivisi o sui portali delle risorse umane in modo che tutti i tuoi dipendenti abbiano una risorsa vitale a cui fare riferimento.

Non affrettare le cose

Infine, alle persone piace fare cose che sono familiari e con cui si sentono a proprio agio. Ciò significa che la rottura con le routine o i processi di lunga data può richiedere tempo, quindi perché non spingerli delicatamente verso il cambiamento con qualcosa che è importante per loro, come ad esempio richiedere le ferie annuali?

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