Una recessione incombente e la crescente crisi del costo della vita hanno messo in difficoltà molte aziende.
Con le finanze ristrette e il mercato del lavoro sempre instabile, ogni organizzazione cerca di operare nel modo più efficiente possibile. Tuttavia, se si deve credere alle ultime cifre dell’ONS, le assenze per malattia potrebbero rendere questo compito sempre più difficile…
I dati dell’ONS indicano che i tassi di assenza per malattia nel 2021 erano ai massimi da oltre un decennio; con quasi 150 milioni di giornate lavorative perse per malattia o infortunio. Data la pandemia, ciò non sorprende: ma ciò che probabilmente preoccuperà di più i professionisti delle risorse umane è che solo 1 su 4 di queste assenze è stata attribuita al Covid.
Tuttavia, non sono solo i tassi di assenze per malattia con cui le risorse umane devono fare i conti. Un sondaggio condotto da Patient Claim Line nel maggio di quest’anno ha scoperto che il 76% dei lavoratori britannici si è costretto ad andare al lavoro nonostante fosse malato. Forse più preoccupante, uno su tre ha ammesso di averlo fatto ripetutamente.
Quindi, da un lato, le risorse umane devono trovare strategie efficaci per aiutare la propria azienda a far fronte ai crescenti livelli di congedo per malattia. Ma, dall’altro, sempre più dipendenti sembrano anche spingersi a lavorare anche quando non sono idonei a farlo.
Il ruolo delle risorse umane nel bilanciare assenze per malattia e presenzialismo
Questi due problemi dovrebbero essere fonte di preoccupazione per i professionisti delle risorse umane. Le imprese vedranno probabilmente un impatto negativo sui livelli di produttività a causa di queste maggiori assenze per malattia. Molti dipendenti che prendono assenze non pianificate di breve durata equivarranno naturalmente a meno persone in grado di svolgere il lavoro che un’azienda deve svolgere per prosperare: questo non è l’ideale dato l’attuale clima finanziario.
È anche preoccupante che il presenzialismo sembri essere principalmente guidato dalla paura dei dipendenti di perdere il lavoro. Ad esempio, la ricerca di Patient Claim Line ha rilevato che un quarto dei partecipanti ha confessato di temere di essere licenziato se si fosse preso troppi giorni di malattia.
Con una recessione che si profila all’orizzonte, è ragionevole presumere che le persone saranno ansiose per il proprio lavoro. Vorranno evitare di fare qualsiasi cosa che ritengano possa ridurre la sicurezza del loro lavoro, anche se ciò significa lavorare quando non stanno bene. Sebbene l’atteggiamento del “continuare a prescindere” sia comprensibile, il presenzialismo può essere altrettanto dannoso per un’azienda quanto le assenze non pianificate eccessive.
Cosa possono fare i datori di lavoro e i team delle risorse umane per assicurarsi di trovare il giusto equilibrio tra mantenere bassi i tassi di assenteismo non pianificato e garantire al contempo che le persone non lavorino quando dovrebbero davvero restare a letto?
Ecco i nostri cinque modi per trovare il giusto equilibrio…
1. Avere una chiara policy per le assenze
Avere una politica di assenza chiaramente definita significa che tutti comprendono la tua posizione sull’assenza per malattia e hanno chiare le procedure che devono essere seguite. Cerca di mantenere la politica il più semplice possibile in modo che non ci sia spazio per confusione o interpretazioni errate.
Assicurati di spiegare le policy a tutti i nuovi assunti come parte del loro programma di assunzione e assicurati che sia sempre facilmente accessibile. Puoi farlo inserendo le policy nel portale HR condiviso del tuo software HR, nel manuale del dipendente o rendendolo accessibile tramite una intranet interna (se ne hai una, ovviamente).
Le persone devono sapere che un’assenza persistente e di breve durata senza una buona ragione non è accettabile; ma, se sono veramente malati, non ci si aspetta che entrino al lavoro e non saranno penalizzati per questo. Con questo in mente, è assolutamente essenziale registrare le assenze nel modo giusto.
2. Applicare la policy in modo coerente
La tua policy non varrà nulla se i manager non la applicano in modo coerente. Assicurati che una cultura di “accettazione” non stia prendendo piede in alcuni team e dipartimenti.
Se le persone vedono colleghi che danno regolarmente malattie senza conseguenze o sono assenti senza una buona ragione (come fare pause pranzo eccessivamente lunghe o finire presto, ad esempio), sarà più probabile che pensino di poterla fare franca. I dipendenti riceveranno anche messaggi molto contrastanti se vedono che una malattia genuina viene (giustamente) trattata con simpatia e preoccupazione in un’area e non in un’altra.
Non lasciare che il risentimento si insinui tra il personale che può vedere che l’assenza è considerata e trattata in modo diverso all’interno dell’azienda. Assicurati di parlare delle policy in modo informale con tutti i manager o di fornire brevi sessioni di formazione interna per assicurarti che tutti siano al passo con le procedure e le stiano applicando correttamente.
3. Avere conversazioni migliori
I manager spesso nascondono sotto il tappeto le assenze persistenti a breve termine perché non sanno davvero come affrontarle. Sono preoccupati di entrare in conflitto con i dipendenti o di esporsi a pretese di bullismo se assumono una posizione dura.
Molti manager di linea sono anche a disagio nell’affrontare malattie vere, in particolare se di natura grave. Non sanno quali domande è accettabile porre o come possono supportare i dipendenti in modo appropriato. Le aziende tendono a presumere che i manager possano comunicare in modo chiaro e aperto con i loro team, ma non è un’abilità che viene naturale a tutti.
Prendi in considerazione l’idea di organizzare un programma di formazione o di offrire un coaching informale per aiutare i manager ad acquisire la fiducia necessaria per affrontare in modo appropriato le conversazioni difficili che spesso sorgono sull’assenza.
4. Introdurre colloqui di ritorno al lavoro
I colloqui di ritorno al lavoro sono un ottimo modo per supportare e sottolineare la tua politica di assenza. Lo scopo del colloquio dovrebbe essere quello di capire perché la persona è stata assente, assicurarsi che sia idonea a tornare al lavoro e discutere se è necessario apportare modifiche alle modalità di lavoro per facilitare il suo ritorno.
È un buon modo per supportare le persone che sono state veramente ammalate e per scoprire se eventuali problemi legati al lavoro stanno influenzando la loro salute. È anche un ottimo modo per identificare ciò che sta davvero determinando le assenze nella tua attività e per stroncare sul nascere inutili assenze a breve termine. Le persone penseranno più attentamente all’opportunità di mettersi in malattia se sanno che al loro ritorno, sarà loro richiesto di fare un check-in con il proprio manager e spiegare i motivi della loro assenza.
Assicurati, tuttavia, che i manager si stiano avvicinando al colloquio con un atteggiamento rassicurantee non da poliziotti altrimenti potrebbero trovarsi in inutili scontri.
5. Sii trasparente
Infine, i dipendenti spesso non sono consapevoli dell’impatto che l’assenza sta avendo sul business. Non sempre capiscono l’effetto a catena sulla produttività o apprezzano la differenza che ridurre l’assenza potrebbe apportare ai profitti.
Grazie ai software di gestione delle assenze, ora è molto più facile raccogliere dati sull’assenza, identificare i modelli e valutare il costo reale. Non tenere per te le informazioni che il tuo sistema ti fornisce. Se lo condividi apertamente con i dipendenti, inizieranno a capire perché è importante tenere sotto controllo l’assenza ed è molto più probabile che sostengano qualsiasi politica tu possa introdurre.
