Il momento è economicamente complesso. I leader aziendali si chiedono senza dubbio come possono superare l’attuale tempesta economica.
La riduzione delle spese aziendali è all’ordine del giorno, ed è qui che entrano in gioco le risorse umane. Sfortunatamente, sono spesso il primo reparto interessato dal taglio dei costi. Le assunzioni vengono sospese, i budget per la formazione tagliati e, nel peggiore dei casi, potrebbe essere necessario un ridimensionamento. Un’altra vittima può essere il software su cui fanno affidamento i team delle risorse umane. A meno che non ne comprendano il valore, i leader aziendali potrebbero decidere di non investire in una soluzione software senza comprendere invece che il software HR riduce le spese.
Naturalmente, mentre queste linee d’azione possono sembrare logiche per l’imprenditore attento al budget, potrebbero rivelarsi errori…
Ridurre la spesa aziendale: perché fare a meno del software HR non è la risposta
Rinunciare a un servizio software per le risorse umane può lasciare più denaro in banca alla fine del mese. Ma gli impatti a lungo termine possono essere estremamente negativi per il business.
Questo perché ottimi gestionali per le risorse umane aiutano le aziende e i loro team HR a prendere decisioni migliori, aumentare la produttività dei dipendenti e migliorare quelle importantissime efficienze operative. Infatti, una buona piattaforma può aiutare a generare risparmi, sia in termini di tempo che di denaro, che compensano ampiamente l’esborso finanziario del sistema. Per esempio…
1. Il software HR può aiutare a prevenire costosi errori
È essenziale che i leader aziendali riconoscano che le risorse umane sono un’area dell’azienda ricca di complessità. Dover gestire grandi volumi di dati, far fronte a richieste time-critical e gestire conversazioni difficili, tutto in una giornata di lavoro, può portare facilmente ad errori.
Sebbene gli errori umani nelle risorse umane non possano mai essere eliminati del tutto, i software possono ridurli e ridurre le spese aziendali. Questo viene fatto automatizzando e semplificando molte attività manuali laboriose o complicate delle risorse umane. Questi includono:
GESTIONE DELLE ASSUNZIONI
Le soluzioni software per le risorse umane che includono funzionalità per la gestione delle assenze, come Cezanne HR, possono calcolare automaticamente le ferie retribuite dovute ai dipendenti e aiutare a gestire qualsiasi tipo di assenza che potrebbe essere richiesta. Quando si dispone di un sistema di gestione delle assenze in grado di gestire anche i calcoli più complicati delle ferie annuali, il fattore umano che può portare a errori di calcolo viene drasticamente ridotto.
MONITORAGGIO DEL TEMPO LAVORATO
Se la tua azienda fa affidamento su schede attività cartacee per fatturare ai clienti o pagare il personale, ci possono essere un sacco di incombenze amministrative per le risorse umane. Queste includono le approvazioni degli straordinari, la gestione delle risorse e, ovviamente, il monitoraggio delle ore lavorate. Le piattaforme che includono funzionalità come timesheet o rilevazione presenze possono automatizzare molti di questi processi manuali. Ciò aiuta a garantire una maggiore precisione laddove la correttezza è fondamentale e gli errori possono essere costosi!
MEMORIZZAZIONE E PROTEZIONE DEI DATI SENSIBILI DEI DIPENDENTI
Le piattaforme software per la gestione del personale, in particolare quelle certificate ISO27001, possono offrire una posizione altamente sicura e centralizzata per tutti i record sensibili dei dipendenti. Meglio ancora, è possibile accedervi in qualsiasi momento, da qualsiasi luogo e rimanere protetti da disastri che potrebbero altrimenti distruggere i documenti cartacei, come un incendio o un’alluvione.
Ricorda: le conseguenze legali per un’azienda che non dispone di garanzie sufficienti per proteggere i dati personali dei dipendenti sono enormi. Possono includere ingenti sanzioni finanziarie e danni irrevocabili alla reputazione. In qualità di professionista delle risorse umane, sei legalmente obbligato a mantenere i dati dei dipendenti al sicuro. Tuttavia, questo può essere incredibilmente difficile se la tua azienda fa affidamento su sistemi di archiviazione cartacei o disconnessi.
2. Il software per le risorse umane può ridurre le spese aziendali nascoste
Uno dei vantaggi più tangibili del software per la gestione HR è il fatto che può aiutare un’azienda a eliminare la carta. Ciò significa che un’azienda attenta ai costi può ridurre la spesa per la cancelleria per ufficio.
Vale la pena ricordare che le piccole spese di cancelleria si sommeranno tutte nel corso di un anno. Un dipartimento aziendale da 4 persone può arrivare a spendere più di 1000€ l’anno di cancelleria!
Anche implementare un gestionale porta dei costi, ma porta anche a significativi risparmi sul lungo termine. Questo perché gran parte dei tuoi dati – e l’amministrazione cartacea associata – saranno trasferiti online.
3. Migliorerai i tempi di assunzione…
L’attività di recruiting può richiedere molto tempo, soprattutto se la tua azienda è in rapida crescita. Dallo smistamento e gestione dei candidati, all’inserimento di annunci di lavoro e alla comunicazione con i candidati stessi.
Fortunatamente, il software per le risorse umane che include fuzionalità di recruiting può automatizzare molte delle attività amministrative pesanti associate all’ordinamento, alla comunicazione, alla gestione e alla selezione dei candidati, semplificando i processi di time-to-hire della tua azienda.
Buoni sistemi di tracciamento dei candidati, centralizzeranno le domande di lavoro, i CV ed i profili dei candidati selezionati. Ciò significa che i responsabili delle risorse umane e delle assunzioni possono accedere a questi documenti critici con un clic, anziché dover setacciare file e documenti disorganizzati.
Nonostante la crisi economica, il mercato del lavoro rimane agguerrito. Le funzionalità per risparmiare tempo che abbiamo menzionato impediranno a un’azienda di perdere ottimi candidati che possono perdersi sotto montagne di scartoffie. Questo, a sua volta, riduce le spese di un’azienda diminuendo i tempi di assunzione e coinvolgendo le persone giuste al momento giusto.
4. … E risparmiare sui costi di assunzione
Oltre a migliorare i tempi di assunzione, le piattaforme per le risorse umane con funzionalità di recruiting dedicate possono anche aiutare le aziende a riempire in modo conveniente i posti di lavoro vacanti ed evitare spese inutili.
Ad esempio, il modulo integrato in Cezanne HR può aiutarti a semplificare la copertura di ogni posto vacante che potresti avere. Consente agli utenti di esaminare i CV in modo più efficiente e di comunicare con i candidati senza dover lasciare la piattaforma.
Inoltre, poiché ogni domanda di lavoro online viene inserita direttamente in un database dedicato, gli utenti possono facilmente tenere traccia delle metriche chiave (es. tempi di assunzione). Gli utenti possono anche esaminare quali fonti funzionano meglio. Ciò significa che puoi tenere d’occhio i costi complessivi di recruiting della tua azienda.
5. Affrontare i costi delle assenze
Le assenze non pianificate possono essere estremamente dannose per i profitti di un’azienda. Se i dipendenti iniziano ad accumulare assenze eccessive, spesso seguiranno una diminuzione della produttività e un calo del morale.
Naturalmente, è importante che qualsiasi azienda trovi il giusto equilibrio con la gestione delle assenze. Le vere assenze non pianificate non possono sempre essere evitate. Inoltre, il personale che è malato dovrebbe essere incoraggiato a riposare piuttosto che “fare il soldato”. Lo svantaggio di questo è che può essere facile arrivare ad abusarne e fingere malattie per godersi un giorno libero.
Il software di gestione delle assenze può aiutarti a tenere traccia delle assenze non pianificate in modo accurato. Ciò significa che puoi indagare sul loro vero costo per la tua azienda. Ad esempio, le funzionalità di reporting approfondito e analisi di Insights disponibili con Cezanne HR consentono ai professionisti delle risorse umane di fare esattamente questo.
Gli utenti dispongono di tutte le metriche necessarie per identificare se esiste un problema nascosto che porta a spese aziendali eccessive. Possono quindi indagare ulteriormente se necessario.
6. Migliora la produttività e le prestazioni
Se i dipendenti e i loro manager non hanno processi di gestione delle prestazioni coerenti, non tengono traccia degli obiettivi concordati o dei progressi rispetto a loro, le iniziative di gestione delle prestazioni della tua azienda potrebbero non essere adatte allo scopo.
I software integrati per la gestione delle prestazioni, come Cezanne HR, possono aiutare le aziende a tenere d’occhio la produttività e le performance della forza lavoro. Può anche fornire ai manager gli strumenti di cui hanno bisogno per aiutare i dipendenti che potrebbero essere sotto pressione, fissare obiettivi, programmare valutazioni, pianificare lo sviluppo della carriera e monitorare i progressi, tutto in un unico hub centrale online.
Meglio ancora, il software di gestione delle performance può anche fornire una panoramica delle competenze e delle capacità disponibili all’interno di un’azienda. Ciò rende molto più facile per i manager e le risorse umane individuare le lacune di sviluppo e pianificare la successione. aiuta anche un’azienda a ridurre potenzialmente i costi di assunzione “facendo crescere i propri” dipendenti e mostrando loro un percorso per la progressione. Questo è qualcosa che i dipendenti apprezzano più che mai.
Questo non è solo ottimo per ridurre le spese di un’azienda: è anche ottimo per creare un coinvolgimento più significativo ed economico con i dipendenti.
