Di cosa parliamo in questo articolo?
- Un sofisticato software di gestione delle assenze può eliminare molti dei processi manuali e obsoleti che possono rendere difficile la gestione delle ferie.
- Lo fa centralizzando il monitoraggio delle ferie dei dipendenti e automatizzando calcoli dispendiosi in termini di tempo, come l’accantonamento delle ferie annuali.
- Inoltre, la funzionalità self-service elimina gli oneri amministrativi dei team HR, mentre i report e le analisi in tempo reale rendono la pianificazione della forza lavoro molto più efficiente.
Ammettiamolo: la gestione delle ferie è uno dei compiti più noioso per i professionisti HR. Soprattutto nelle organizzazioni più grandi con approcci disgiunti e decentralizzati alla gestione delle richieste di assenza.
Dal monitoraggio deille maturazioni alla gestione delle richieste di ferie annuali e alla garanzia della conformità alle policy e ai regolamenti aziendali… questi tipi di processi manuali possono richiedere molto tempo, essere laboriosi e soggetti a errori. E onestamente, chi vorrebbe spendere gran parte del proprio tempo facendo questo?
Il problema non è solo il consumo di tempo e risorse.
I processi manuali o obsoleti rappresentano i maggiori ostacoli al successo per i team HR. Quando sono gravati da processi come la gestione delle ferie, per i professionisti delle risorse umane diventa sempre più difficile concentrarsi su attività strategiche e a valore aggiunto: in definitiva, contribuendo alla reputazione negativa di lunga data delle risorse umane di essere solo un altro centro di costo amministrativo.
Fortunatamente, i sistemi HR che includono funzionalità integrate per la gestione di assenze e presenze stanno eliminando gran parte del carico amministrativo per i team HR.
Semplifica tutto con il software di gestione delle assenze
Il software di gestione delle assenze rende la gestione delle ferie all’interno di un’azienda molto più semplice, più accurata e più efficiente, consentendo ai professionisti di concentrarsi su attività a maggior valore aggiunto. Ecco come….
1. Monitoraggio centralizzato delle ferie
Uno dei vantaggi principali del software di gestione delle assenze è la sua capacità di centralizzare il monitoraggio del saldo delle ferie per tutti i dipendenti. Quindi, non dovrai più fare affidamento su fogli di calcolo o registrazioni manuali: tutto ciò di cui hai bisogno per tenere traccia delle richieste di ferie è in un unico posto. È certamente più efficiente, ma consente anche una migliore pianificazione della forza lavoro a lungo termine.
HR e manager possono utilizzare il software per mantenere un database centralizzato dei saldi delle ferie dei dipendenti, accessibile da qualsiasi luogo con una buona connessione Internet. Ciò elimina la necessità di inserire manualmente i dati e riduce il rischio di errori: garantendo che i saldi delle ferie siano sempre accurati e aggiornati per tutti.
2. Maturazione automatizzata delle ferie annuali
Stai ancora calcolando le ferie utilizzando le macro di Excel o, peggio ancora, una calcolatrice? Perché non lasciare che il tuo software HR faccia il duro lavoro per te? I sistemi HR con software integrato di gestione delle assenze possono automatizzare l’accumulo delle ferie annuali, eliminando la necessità di calcoli manuali e garantendo coerenza all’interno dell’organizzazione.
Prendiamo ad esempio il software di gestione delle assenze di Cezanne. Può gestire anche i calcoli più complicati. Definisci le tue regole e il software fa il resto, aggiornando i diritti dei dipendenti in base all’orario di lavoro, alle regole aziendali e ai calendari locali. Vai tranquillo!
Tutto ciò garantisce che i dipendenti maturino le ferie in modo accurato ed equo, senza il rischio di errore umano.
3. Richieste di ferie self-service
Un’altra caratteristica fondamentale di un buon software di gestione delle assenze è la capacità di facilitare le richieste di ferie self-service per i dipendenti. Invece di inviare moduli cartacei antiquati o inondare di e-mail i team delle risorse umane o i manager, i dipendenti possono utilizzare il software per inviare richieste di ferie elettronicamente, direttamente dai loro computer o dispositivi mobili preferiti.
4. Visibilità real-time
Un buon software di gestione delle assenze fornisce ad HR e manager visibilità in tempo reale sui saldi e sulle richieste delle ferie dei dipendenti. A sua volta, consente di prendere decisioni informate e basate sui dati e di pianificare le risorse di conseguenza.
I manager possono facilmente visualizzare i programmi delle ferie del proprio team e approvare o rifiutare le richieste con pochi clic, garantendo il mantenimento dei livelli di personale e la produttività aziendale. Inoltre, i dipendenti possono tenere traccia del saldo delle ferie e monitorare lo stato delle loro richieste, riducendo la necessità di richieste dirette alle risorse umane.
5. Conformità, reporting e analisi
Il software di gestione delle assenze può aiutare a mantenere le policy e le normative aziendali, come l’accumulo massimo di ferie.
Inoltre, il software può generare report dettagliati sull’utilizzo, sugli accantonamenti e sui saldi delle ferie, che possono essere utilizzati a fini di controllo o per informare il processo decisionale strategico. Quando generi facilmente report sui diritti alle ferie rimanenti o sul Fattore Bradford, sei in grado di identificare meglio i modelli che possono guidare la pianificazione futura della forza lavoro.
6. Integrazione con i sistemi HR
Infine, molte soluzioni software per la gestione delle assenze, inclusa quella di Cezanne, si integrano perfettamente con altri sistemi in iuso nel team HR, come il gestionale paghe, la rilevazione presenze e persino la gestione delle prestazioni. Ciò consente una condivisione continua dei dati tra i sistemi, eliminando la necessità di immissione manuale dei dati e garantendone la coerenza all’interno di un’organizzazione.
