Come evitare truffe HR ed assicurarsi di non avere problemi di sicurezza nella gestione dei dati dei dipendenti, in sintesi:
Le truffe di phishing e di deviazione dei pagamenti stanno aumentando, con truffatori che utilizzano tattiche sempre più sofisticate, come email generate con l’AI e identità false, per ingannare i team HR e ottenere dati sensibili.
Azioni pratiche come la formazione del personale, la condivisione sicura dei dati e protocolli di verifica sono fondamentali per prevenire le truffe e proteggere le informazioni dei dipendenti.
L’utilizzo di software HR sicuri contro le truffe riduce i rischi, grazie a funzionalità come la crittografia, il monitoraggio interno e strumenti self-service che mantengono i processi sensibili fuori dalle caselle di posta elettronica e in mani sicure.
Il lavoro da remoto non scomparirà, e neanche i criminali informatici che cercano di sfruttarlo.
Dall’introduzione del lavoro ibrido e da remoto, le truffe di phishing e le frodi mirate ai team HR sono esplose. Dalle richieste false di modifica delle coordinate bancarie alle email contraffatte da “dirigenti senior”, questi attacchi stanno diventando sempre più sofisticati e convincenti.
Mentre i professionisti HR si occupano di politiche aziendali, benessere, onboarding e conformità, i truffatori fanno affidamento sul fatto che le persone siano troppo occupate per controllare i dettagli. Ma una sola distrazione può causare gravi danni finanziari e reputazionali, e i team HR dovrebbero sempre restare vigili.
Le truffe HR sono in aumento: come evitarle?
I truffatori ora utilizzano sofisticate tecniche di ingegneria sociale per impersonare dipendenti o dirigenti, chiedendo al reparto HR di cambiare coordinate bancarie, trasferire fondi o condividere informazioni personali. Purtroppo, l’aumento di email generate con l’AI e dei deepfake rende queste truffe sempre più difficili da rilevare.
In particolare, le truffe di deviazione delle retribuzioni, in cui gli aggressori ingannano l’HR per reindirizzare i pagamenti verso conti bancari fraudolenti, sono aumentate del 22% quest’anno, colpendo in modo particolare settori come l’istruzione e la sanità. Queste truffe sono esplose durante i primi lockdown da COVID-19, quando molte aziende stavano appena iniziando a gestire il lavoro da remoto.
Anche se il mondo del lavoro si è adattato a modelli ibridi e remoti, i criminali informatici hanno semplicemente adattato le loro tattiche di conseguenza. Questo tipo di frode è comunemente noto come “phishing” ed è purtroppo sempre più comune, con oltre 3,4 miliardi di email di phishing inviate ogni giorno!
Cos’è il phishing e come funziona?
Il phishing è quando qualcuno cerca di ingannarti, di solito tramite email, per farti cliccare su un link sospetto o per farti consegnare informazioni sensibili. Le email sembrano spesso legittime: possono imitare un fornitore di servizi esterno, un dipendente o persino un dirigente aziendale. Ma l’obiettivo è semplice, ottenere accesso a denaro o dati.
Queste truffe, però, non si limitano alle email. Possono anche arrivare via SMS o WhatsApp (smishing), telefonate (vishing), o persino siti web falsi che sembrano portali ufficiali. Con contenuti generati dall’AI e ID chiamanti contraffatti (anche fingendosi dipendenti aziendali), queste truffe sono sempre più difficili da individuare, e sempre più facili da subire.
Per questo è fondamentale costruire una cultura della cautela all’interno dell’azienda e della forza lavoro. Se qualcosa sembra sospetto, rallenta, verifica, fai domande, e non cliccare su nulla finché non sei assolutamente sicuro.
Come proteggere il tuo team HR (e l’azienda) dalle truffe?
Ecco cinque modi pratici per mantenere il reparto HR al sicuro:
1. RESTARE AGGIORNATI (E FORMARE IL PERSONALE)
Tutti coloro che gestiscono dati sensibili devono comprendere i rischi. Le violazioni del GDPR, anche accidentali, possono comportare multe salate e gravi danni reputazionali. E non si tratta solo di grandi multinazionali: le piccole e medie imprese sono spesso bersagliate proprio perché percepite come meno protette.
Se non hai ancora avviato una formazione sulla sicurezza informatica per il tuo team, è il momento di farlo.
2. NON PRENDERE LE EMAIL PER BUONE
Le email di phishing cercano spesso di creare urgenza: “aggiorna questo” o “invia quello” SUBITO! Puntano su pressione e panico, facendoti agire prima di pensare. Più ti senti di fretta, meno probabilità hai di controllare il mittente o mettere in dubbio la richiesta.
Controlla sempre con attenzione l’indirizzo del mittente e il formato dell’email. Se qualcosa sembra o suona strano (come voler comunicare solo su WhatsApp da un numero privato… un campanello d’allarme!), chiama, manda un messaggio o verifica in modo indipendente prima di agire.
Non cliccare mai su “rispondi” a un’email sospetta e non aprire link o allegati a meno che tu non sia al 100% sicuro.
3. SEGNALA IMMEDIATAMENTE
Pensi di essere stato vittima di phishing? Non tenerlo per te. Dai subito l’allarme! Informa l’IT affinché possa bloccare i domini, cercare altre minacce e mettere in sicurezza i sistemi. Segnala anche ai dirigenti, ai partner esterni o a chiunque altro possa essere un prossimo bersaglio.
4. CONDIVIDI I DATI IN MODO INTELLIGENTE
Evita di inviare fogli di calcolo o file contenenti dati sensibili via email. Anche con password, sono facilmente compromettibili. Usa strumenti di trasferimento file crittografati o, meglio ancora, un software HR sicuro con controlli di accesso e tracciabilità integrati.
Tratta il tuo dispositivo come un portafoglio, non lasciare informazioni sensibili incustodite e bloccalo sempre quando sei in giro.
Collegati solo a reti Wi-Fi sicure e affidabili. Gli hotspot pubblici, come il Wi-Fi gratuito del bar sotto casa, possono sembrare comodi, ma spesso mancano delle protezioni necessarie e possono essere pieni di malintenzionati pronti ad approfittarne.
5. SAPERE CHE NON SOLO L’AREA HR È UN BERSAGLIO
Non è solo il trattamento dei dati HR ad essere nel mirino di truffatori e criminali informatici. Anche il processo di selezione è sempre più a rischio. Dalle candidature false piene di malware, a chi si finge candidato, o persino datore di lavoro, le truffe nel recruiting stanno diventando più comuni e credibili.
Essere estremamente vigili durante le assunzioni non è solo buona prassi: è essenziale per proteggere sistemi, dati e reputazione.
Adotta misure pratiche come la verifica dell’identità dei candidati prima dei colloqui, l’utilizzo di software di selezione sicuri e la cautela nel download di CV o allegati da fonti sconosciute.
Chiunque sia coinvolto nel processo di selezione dovrebbe saper riconoscere i segnali d’allarme – come incongruenze nei CV, tipi di file insoliti o pressioni per accelerare l’assunzione. Bastano pochi controlli per risparmiarsi grossi problemi.
6. USARE UN SOFTWARE HR SICURO
Uno dei modi più efficaci per evitare di cadere vittima di truffe HR è eliminare del tutto le email e i processi cartacei obsoleti.
Con una piattaforma HR cloud sicura, è possibile gestire coordinate bancarie, dati personali e informazioni sensibili in un unico posto, con crittografia, accesso basato sui ruoli e certificazioni di sicurezza integrate.
Dal primo giorno, questi sistemi vengono progettati con la sicurezza dei dati come priorità. I principi fondamentali, riservatezza, integrità e disponibilità, sono integrati nel design. E grazie all’integrazione dei moduli software, i dati possono fluire in modo sicuro e continuo, riducendo l’inserimento manuale e minimizzando il rischio di errori o frodi.
Meno email con allegati sensibili significa maggiore tranquillità.
Le funzionalità self-service, come la sicurezza biometrica sui dispositivi mobili, permettono ai dipendenti di aggiornare i propri dati in modo sicuro. Inoltre, è possibile concedere ai fornitori esterni accesso limitato solo alle informazioni necessarie, riducendo il rischio e mantenendo i dati aggiornati.
La prevenzione è responsabilità di tutti
Le minacce informatiche non sono solo un problema del reparto IT, sono un problema che riguarda le persone. Dai dati ai processi di selezione, il settore HR si trova al centro di attività che i truffatori amano colpire. È quindi essenziale che tutti in azienda siano informati, vigili e dotati di strumenti e formazione adeguati.
Promuovendo una cultura della consapevolezza e utilizzando sistemi HR sicuri, non si protegge solo l’informazione: si proteggono le persone, la reputazione e il futuro dell’organizzazione.
Rimani informato, rimani al sicuro e rendi la sicurezza parte della tua routine quotidiana.
