Mantenere i dati HR al sicuro: quando i ruoli contano.

Tra le sfide più complesse che un team HR deve affrontare c’è quella della gestione dei dati: l’esigenza di ogni organizzazione è infatti quella di conciliare accessibilità e sicurezza delle informazioni gestite.

Le cose poi si complicano ulteriormente se abbiamo a che fare con collaboratori che lavorano anche all’estero e quindi vanno tenute in considerazione anche le legislazioni UE, oltre a quelle locali in merito alla protezione dei dati.

Perché pensiamo di poterti aiutare?

Nel software per la Gestione Risorse Umane Cezanne OnDemand, l’accesso ai dati è controllato utilizzando diversi ruoli utente: ad ogni persona nel sistema viene assegnato un ruolo, ed ad ogni ruolo sono assegnati differenti permessi che determinano cosa possa vedere o modificare nel sistema. Un Line manager per esempio potrà vedere le informazioni sui dipendenti che riportano a lui, mentre ogni singolo dipendente avrà accesso solo ai propri dati.
Padlock employee fraudIn questo modo settare ed avere il controllo sulla sicurezza del proprio sistema HR diventa molto più semplice; non dovrai configurare i permessi per ciascun dipendente, ma molto più agilmente assegnargli un ruolo appropriato alla loro posizione. In questo modo il sistema si fa carico non solo di determinare la visibilità di ciascuno, ma anche di gestire le gerarchie ed i ruoli che determinano tutti i processi aziendali, come per esempio l’approvazione di ferie ed assenze.

Questo non significa che dovrai adeguare la tua organizzazione aziendale a ruoli standard: Cezanne HR ti consente di creare nuovi ruoli e configurarli in modo da soddisfare le tue esigenze specifiche.

Con Cezanne OnDemand puoi:

  • Gestire le differenze locali

Che la tua forza lavoro sia solo in Italia od internazionale, potresti non voler assegnare la stessa visibilità a tutti i membri del team HR. Nel nostro software potrai settare ruoli HR limitati, ciascuno con diversi permessi basati su sede, divisione… Significa che potrai dare ad un HR manager la visibilità solo sui collaboratori della sua stessa sede, o ad un amministratore HR Junior la possibilità di modificare solo i dati anagrafici dei dipendenti, ma impedirgli la vista sulle informazioni sensibili, come performance e stipendi.

  • Diventare un super HR

Come HR Manager, sarai sempre sovraccarico di lavoro: è difficile per una sola persona gestire tutto, ed allora ecco che i ruoli vengono in tuo soccorso, aiutandoti a dividere il carico di lavoro su più persone. Per esempio potresti impostare un ruolo come “HR Team” in Cezanne OnDemand e collegarlo ad un indirizzo mail condiviso; in questo modo avrai la certezza che nessun processo HR importante finisca dimenticato solo perché tu non hai tempo da dedicargli.

  • Supportare gli specialisti

Un ulteriore punto di forza dei ruoli è che puoi impostarli per dare accesso ad un ristretto gruppo di informazioni; tra i nostri clienti l’utilizzo più diffuso è quello di concedere accesso al consulente per le paghe solo per estrarre le informazioni necessarie appunto per le paghe dei dipendenti, per poi ricaricare nel sistema i cedolini.

  • Indicare processi di approvazione alternativi

In molte aziende, gli approvatori usuali per assenze o malattie sono un membro del team HR o un Line Manager. Tuttavia può succedere che tu abbia l’esigenza di modificare questo processo, assegnando ad un altro la facoltà di approvatore. Con Cezanne OnDemand puoi farlo molto semplicemente, e mantenendo comunque la sicurezza sulle informazioni sensibili cui questa persona non deve accedere. Un approccio potente e flessibile.

Leggi di più sui nostri standard di sicurezza…

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