Grazie alle nuove funzionalità è da oggi possibile effettuare la Conservazione Digitale dei documenti del lavoro quali Nota Spese dei dipendenti e L.U.L. in modo conforme alla normativa vigente in materia di archiviazione documentale.
Il nuovo servizio, integrato con il modulo Nota Spese e con le funzionalità di distribuzione del L.U.L. e dei cedolini paga di Cezanne HR, offre alla funzione HR notevoli vantaggi e un modo semplice, sicuro e certificato per gestire correttamente la “dematerializzazione” dei documenti lavoristici più importanti.
L’esigenza di liberarsi dalla carta è sempre più diffusa tra i direttori delle risorse umane. La diffusione del lavoro da remoto accelera la richiesta di soluzioni mirate per supportare in questo processo un dipartimento aziendale, come quello HR, che produce tantissimi documenti informatici sia direttamente che mediante scansione del cartaceo. Tali documenti sono molto spesso semplicemente archiviati (in file del tipo pdf o jpg) in qualche personal computer o server aziendale, senza rispettare pertanto il dettato normativo e rendendo molto debole il valore giuridico e probatorio di tali documenti.
La Conservazione Digitale consente di dare valore legale nel tempo ai documenti e permette alle aziende di liberarsi della carta, ottenendo molti benefici che vanno dalla riduzione dei costi di stampa alla maggiore efficienza nel processo di archiviazione. La Conservazione può essere effettuata per qualsiasi tipo di documento sia esso in prodotto direttamente dal sistema in formato elettronico sia esso il risultato della scansione di un documento analogico.
Per i documenti che nascono in origine in formato cartaceo, la Conservazione Digitale consente di sostituire il documento, che per legge alcuni soggetti giuridici sono tenuti a conservare per un determinato periodo di tempo, con un documento gemello in formato digitale, creando una corrispondenza univoca tra i due documenti per forma, contenuto e tempo attraverso la firma digitale e la marca temporale.