Il partito liberal-democratico inglese ha deciso di snellire i processi di gestione del personale e gettare le basi per un maggior coinvolgimento dei dipendenti con l’aiuto del software HR cloud Cezanne HR.

Le attività del partito vedono coinvolte 150 persone circa tra il quartier generale di Londra e diverse sedi distribuite sul territorio.

Una recente revisione dei processi HR e di gestione paghe ha fatto emergere la necessità di dotarsi di un nuovo sistema che consentisse all’organizzazione di conservare tutti i dati del personale in un archivio centralizzato, semplificando la gestione delle attività quotidiane relative alle risorse umane.

“Il sistema che utilizzavamo in precedenza era inadeguato e difficile da utilizzare e, essendo ospitato su di un unico server, le persone potevano accedervi solo quando si trovavano in sede” ha spiegato Beau Wilson. “In più non avevamo un database unificato perciò ci trovavamo a lavorare su due versione dello stesso oggetto, aumentando in questo la probabilità ed il numero di errori.”

Dopo numerose demo da parte di fornitori di software HR, il partito Liberal-democratico ha valutato che Cezanne HR fosse il sistema più adeguato ai propri bisogni “Fa tutto ciò di cui abbiamo bisogno e questo per noi è un grande valore aggiunto” continua Beau.

“Inoltre abbiamo avuto la sensazione che, essendo Cezanne stessa un’azienda di medie dimensioni in crescita costante, comprendesse esattamente le nostre esigenze.”

Il partito ha iniziato ad utilizzare il software a maggio per la gestione dei dati del personale e l’archiviazione di documenti relativi al personale, come i contratti, le policy aziendali, le buste paga, ecc…; infine per pianificare le ferie e registrare le assenze dal lavoro.

Uno dei primi vantaggi che hanno immediatamente constatato è la possibilità data dal sistema a manager e dipendenti di accedervi da qualunque luogo. La soluzione infatti è cloud, il che significa che chi la utilizza può connettersi ad un server sicuro e caricare le proprie informazioni da remoto, anche attraverso lo smartphone. “Cezanne HR è dotato di app mobile, perciò, se qualcuno per esempio si trova in treno e vuole richiedere un giorno di ferie, può farlo senza dover attendere di trovarsi in ufficio.” Ci dice Beau “Consente di risparmiare tempo e svolgere le attività più semplici rapidamente e con maggiore facilità.”

Le prime reazioni al sistema sono positive, con i dipendenti che ne hanno ben accolto la semplicità di utilizzo. “Risulta molto più intuitivo del sistema che utilizzavamo in precedenza e proprio per questo le persone sono molto più desiderose di esplorarlo.”

Una volta che le funzioni base saranno state acquisite, il Partito Liberal-Democratico progetta di utilizzare ulteriori caratteristiche del software, come il modulo di Valutazione delle Performance, che gli consentirà di gestire le valutazioni e registrare le attività formative.

Beaiu vede grandi potenzialità anche nell’Area Social dei Gruppi di Lavoro, fornita come parte integrante del sistema “Vogliamo utilizzare gli spazi di condivisione di Cezanne in tutte le loro funzionalità, per comprendere se potranno andare a sostituire l’intranet aziendale che risulta invece troppo statica” ci spiega.

“Il Portale Risorse Umane di Cezanne ci consente di organizzare gruppi di lavoro su interessi specifici, così che le persone possano fare squadra e collaborare di più e meglio tra loro, condividendo informazioni con più semplicità. Riusciamo anche ad utilizzarlo per promuovere i benefit che offriamo ai nostri dipendenti, come per esempio l’esame della vista. Non sempre le persone si ricordano cosa mettiamo a loro disposizione, ma se l’informazione è davanti ai loro occhi appena accedono al sistema, diventa un reminder che permette di apprezzare il valore di ciò che gli è stato offerto.”

A differenza di molti altri sistemi, Cezanne HR consente alle organizzazioni di caricare informazioni anche sulle persone che non sono a libro paga, un’ulteriore funzionalità molto utile al partito, che ha un ampio numero di volontari. “Possiamo comunque registrarli sul sistema, avendo quindi facile accesso ad importanti informazioni personali, e facendoli sentire parte dell’organizzazione. Penso che Cezanne sia molto importante per il coinvolgimento dei dipendenti poiché gli dà facile accesso alle informazioni necessarie, migliora la comunicazione interna e rende numerose attività più semplici per tutti.”

Beau è rimasto particolarmente sorpreso dalla regolarità degli aggiornamenti, che vengono effettuati automaticamente, così che gli utenti abbiamo sempre accesso alla versione più recente.

“Le organizzazioni cambiano, così come la legislazione e le informazioni che i dipendenti devono registrare; per quello che ho visto finora ho fiducia che Cezanne HR saprà adeguarsi ai cambiamenti, focalizzandosi sul miglioramento della nostra esperienza di utilizzo. Anche perché sono sempre molto reattivi alle nostre idee e richieste e ci hanno aiutato nel portare piccole modifiche al sistema per adattarlo alle nostre necessità, per esempio hanno anche esteso il tempo di log-out automatico, così che le persone possano tenere il sistema aperto più a lungo e si sentano incoraggiate ad utilizzarlo maggiormente.

Apprezziamo molto anche il fatto che il sistema cresca con noi, e penso che abbia un forte potenziale per supportarci nel futuro.”