Qué tienes que saber para evaluar un software de gestión de recursos humanos

El mercado del software de recursos humanos ha cambiado drásticamente en los últimos años. Los sistemas más actuales se han abierto a explorar nuevos caminos para aumentar su rentabilidad y aportar mayor flexibilidad, liberando para ello a los profesionales de recursos humanos de tareas administrativas y ayudando a los empleados a conectarse e impulsar el trabajo colaborativo. Lo que hace posible esta nueva forma de trabajar es, básicamente, un nuevo modelo de desarrollo, pero también de comercialización y actualización de los nuevos programas de gestión.

¿Por qué es tan importante la tecnología que escojas?

No todos los desarrolladores de software han sabido reinventarse para re-diseñar de nuevo su aplicativo y adaptarlo a las nuevas plataformas tecnológicas. En su lugar, muchos de ellos, han hecho ver, con medidas a medias que, incluían todo lo necesario en términos de funcionalidad. Sin embargo, puede que esto no sea del todo cierto.

“Demasiados comercializadores están viendo hoy la oportunidad de hacer grandes negocios en el Software as a Service, aprovechando la ingenuidad del cliente y simplemente re-lanzando modelos de despliegue antiguos, con la nueva etiqueta SaaS, bajo demanda o Cloud. Estas soluciones, inevitablemente defraudarán las expectativas del cliente” – Forrester

Por ejemplo, si el objetivo es no hacer frente a implantaciones de larga duración ni a costosas actualizaciones, es importante estar al corriente de la arquitectura que subyace en el sistema que se contrata. Si el aplicativo no es multi-propietario el proveedor no podrá asegurar a sus clientes la disponibilidad de las nuevas versiones cuando éstas se liberen, ni tampoco será capaz de garantizar que las actualizaciones, o las nuevas configuraciones y personalizaciones que haya contratado, puedan implementarse sin alterar la actividad ordinaria del usuario.

Por otra parte, si las soluciones disponen de una herramienta de Auto-Servicio, éstas deberán garantizar que los empleados son capaces de utilizar el sistema de recursos humanos desde el dispositivo que ellos prefieran, no sólo desde su PC de trabajo. Si el fabricante ha utilizado en el desarrollo de su aplicativo el lenguaje HTML5, todo será más fácil. De no ser así, la aplicación de Auto-Servicio,  podría no ser una opción. Ahora bien, con el incremento del uso de móviles, de tablets y, en definitiva, de toda suerte de dispositivos orientados a facilitar la movilidad, es lógico esperar que los usuarios de las aplicaciones HR demanden también acceder a las mismas con idéntica facilidad que lo hacen a la banca online o a las aplicaciones de e-commerce, por mencionar algunos ejemplos. De este modo, la flexibilidad y facilidad para utilizar un software de gestión de recursos humanos desde cualquier dispositivo PC, Mac, tablet o Smartphone, puede suponer la diferencia entre incluir o no incluir la funcionalidad de Auto-Servicio. Y con ello, la posibilidad de ser una opción, o no, ante un posible cliente.

Aquí está nuestra lista con las 10 tecnologías clave necesarias para evaluar las últimas soluciones de software de recursos humanos:

1. SaaS (Software as a Service)

SaaS describe la forma en la que se entrega el software online. En lugar de comprar, gestionar y actualizar el software, hardware, bases de datos, servidores, y toda la infraestructura necesaria para ejecutar las aplicaciones de negocio, los clientes sencillamente se conectan a través de Internet para utilizar el software a modo de servicio.

2. Cloud

La nube es la metáfora de una red global y ahora se utiliza comúnmente para representar Internet. El Software en la nube se utiliza para describir cualquier aplicación a la que se puede acceder a través de Internet. Esto incluye tanto el alojamiento de los sistemas más antiguos como el de las soluciones multi-usuario más actuales.

3. Multi-propietario (Multi-tenant)

Describe el software que ha sido diseñado para ser compartido. Una analogía común es la de un bloque de apartamentos, en donde todos los vecinos comparten la misma infraestructura pero tienen su propio espacio seguro. El propietario del edificio es el responsable del mantenimiento y las mejoras del bloque mientras que los inquilinos deben cuidar el espacio que ocupan. Este enfoque ha revolucionado el modo en el que se desarrolla el software pero también las fórmulas de comercialización y entrega y, cómo no, el precio. Teniendo en cuenta que el proveedor sólo maneja un único código de base, es mucho más sencillo desarrollar nuevas funcionalidades  y aplicar las actualizaciones con mayor rapidez y, ese ahorro de costes, necesariamente se refleja en el precio que asumen los clientes.

4. Navegadores Web

Los Navegadores Web son algo que tendemos a dar por sentado. Es el software que le dice a tu PC, portátil, tableta o Smartphone cómo debe mostrar la web o el software concreto a través de Internet y el que ayudará a mantener la seguridad de todos los dispositivos. En este sentido, es importante mantener actualizados los navegadores. Los más utilizados son Microsoft Internet Explorer, Google Chrome, Mozilla Firefox y Safari de Apple.

5. HTML5

HTML5 es la versión más actualizada del lenguaje de programación que describe el formato que tendrá el contenido de un documento e incluso, el aspecto de las páginas web. A diferencia de lo que sucedía en años anteriores, los fabricantes líderes de ordenadores, tablets y móviles han optado por este lenguaje lo que significa que las aplicaciones desarrolladas bajo el paraguas HTML5, funcionan a través de múltiples dispositivos sin necesidad de implementar plugins adicionales o desarrollos especializados.

6. Aplicaciones nativas

Una aplicación nativa es aquella que se ha hecho a medida para un sistema operativo específico como puedan ser Android de Google o iOS de Apple. Estas App utilizan los estándares de diseño y el software del dispositivo específico para crear la mejor experiencia de usuario posible. Una versión nativa bien diseñada será más fácil e intuitiva de manejar que el navegador de un teléfono móvil.

7. Plugins

Se utilizan generalmente para describir una pieza de software que necesita ser instalada junto a un navegador web para hacer que algo funcione. Uno de los Plugins más conocidos fue el reproductor Adobe Flash, que, hasta la llegada de HTML5 era la mejor manera de transmitir vídeos y mejorar la interactividad de los sites. La desventaja de los Plugins como Flash Adobe o Microsoft Silverlight, es que sólo trabajaban sobre algunos navegadores, y sobre algunos dispositivos. Si tu software HR necesita un Plugin para ejecutarse desde tu navegador favorito, quizá sea el momento de cambiar y buscar una nueva solución de gestión de recursos humanos.

8. Diseño responsive

Las pantallas de los tablets, teléfonos y ordenadores de sobremesa o portátiles, tienen pantallas de muy diversos tamaños. Con el diseño responsive, el software se construye de modo que los cambios en el diseño se adaptan al tamaño y orientación del dispositivo. Por ejemplo, en un teléfono, el usuario podría ver el contenido en una única columna, mientras que en el PC ese mismo contenido se podría mostrar en dos.  Como los tamaños de las pantallas están en constante cambio, es importante que el software pueda adaptarse con facilidad a cualquiera.

9. API (Application Programming Interface)

Antes, si se quería intercambiar datos con otras aplicaciones de negocio, por ejemplo entre HR y el software de nómina, era necesario desarrollar una integración personalizada que había que actualizar cada vez que cualquiera de los dos sistemas cambiaba. El enfoque ahora es mucho más moderno. API permite que las interfaces sean más sencillas y su desarrollo más barato. Un beneficio adicional para las empresas que utilizan API es que su propio equipo de TI será capaz de construir sus propias integraciones.

10. Elastic Compute

Ofrece la posibilidad de añadir recursos adicionales en momentos de máximas cargas de trabajo. Si tu proveedor te dice que han creado la solución basándose en este concepto, significa que están optimizando el uso de la tecnología para reducir los costes sin comprometer el servicio. La alternativa es pagar por la capacidad adicional para hacer frente a la demanda de fluctuación (por ejemplo cuando surge la prisa por completar las evaluaciones del desempeño) y pasar ese coste a los clientes, o rezar para que nadie se queje cuando el sistema funcione demasiado lento.

¿Hay otros términos tecnológicos que crees que deberíamos añadir? Dínoslo