Hora de reducir costes sin renunciar a los servicios

Diciembre es esa maravillosa época del año en la que se le pide al equipo de HR que reduzca los gastos y que siga trabajando con un presupuesto ajustado y, casi, siempre, escaso. Ante estos requerimientos solicitados por la gerencia, la primera reacción y, aparentemente más sencilla, es renunciar a poner en marcha algunas de las iniciativas que se tenían previstas: retrasar los nuevos procesos de selección, reducir las iniciativas de formación o renunciar a la implantación de un nuevo sistema de gestión de recursos humanos.

Desde luego, esta es la manera más rápida de solucionar el problema de los costes, a corto plazo. Ahora bien, en el lago plazo, ¿qué consecuencias crees que pueden tener estas decisiones en la evolución del negocio?

En cualquier caso, podemos aceptar el recorte de presupuestos y vincularlo a la renuncia de nuevas opciones para HR o alzar la voz y poner en valor las necesidades de recursos humanos equiparando éstas a las de cualquier otro área de la organización.

Espera

Los recursos humanos de una organización no son solo un “nice to have” sino que, más bien al contrario, son en realidad quienes impulsan la consecución de los beneficios. Si no se contrata a las personas adecuadas, ni se establecen los mecanismos apropiados para la formación y retención del talento o, simplemente, si las personas carecen de las aptitudes y competencias necesarias o no se tienen en cuenta las exigencias legislativas, el negocio estará en riesgo.

Si consideras que es necesario poner en marcha una formación específica, o incorporar a una persona extra al equipo para evitar una carga excesiva de trabajo para el resto, o si, estimas que la utilización de un software HR te permitiría eliminar tareas administrativas innecesarias, no te rindas hasta conseguirlo.

Educa a la empresa

Asegúrate de incluir a las figuras clave de la compañía en las iniciativas que propongas.

Estoy segura de que podrás hacerles cambiar de opinión si eres capaz de demostrar lo caro que puede resultarle a la empresa sustituir a alguien que renunció a su puesto porque tenía muy pocas posibilidades de crecimiento o de mejorar su capacitación. Del mismo modo, les podrás explicar las muchas ventajas que aporta un software de gestión HR, si pones sobre la mesa datos concretos sobre el ahorro de tiempo y la eliminación de los posibles errores.

Si no afrontas el tema basándote en elementos concretos, será mucho más fácil para el manager tomar decisiones rápidas sin tener en consideración los beneficios que tu idea puede aportar al negocio

Cambia las reglas

¿Qué otros argumentos tienes para luchar por tu parte del presupuesto? ¿El departamento de recursos humanos es el único que puede ahorrar dinero y el único con proyectos que pueden ser diferidos? ¿Existen prácticas comerciales que podrían beneficiarse de un enfoque diferente?

Por ejemplo: los traslados y viajes de negocios tienen un coste muy alto para algunas organizaciones. ¿Estás seguro de que las reuniones presenciales o las sesiones de formación no se pueden sustituir por reuniones online o proyectos de e-learning? ¿Has analizado el dinero que invierten algunas otras áreas de la organización en contratar actividades de team building al aire libre? Si trabajamos desde el principio en el desarrollo de la reputación corporativa, en la compartición y el intercambio de recursos con otros equipos, en colaborar directamente con Universidades o en publicar ofertas de trabajo online, quizá sería un poco más sencillo, ahorrar costes.

Está claro que, “luchar” por el presupuesto con otros departamentos u organizar el trabajo de otros, no está entre tus atribuciones, pero tu predisposición a ayudar muestra una profunda comprensión de la dinámica del negocio y, seguramente, te ayudará a tener más credibilidad y peso dentro de la compañía.

Céntrate en los beneficios

Cambiar el argumento de la exposición y trasladar las ideas de los costes hacia la de los beneficios, es la clave para conseguir el apoyo que necesitas dentro de la empresa. Es importante que te tomes el tiempo necesario para discutir con la gerencia y presentar tus propuestas de una manera que sea suficientemente clara y explícita para todos.

Por ejemplo, si el team leader de un departamento está teniendo problemas para gestionar las vacaciones de su equipo o para retener el talento puedes explicar en detalle cuáles son tus planes para mejorar estos aspectos concretos. Dedica tiempo a explicar las implicaciones que supone mantener el status quo y, por el contrario, las ventajas de cambiar de estrategia. Si tú mismo reconoces que la situación actual no es la óptima y pones sobre la mesa, qué se puede hacer por mejorar, será más probable que encuentres el apoyo que necesitas de los jefes de área.

Analiza

Investiga y presenta a la Junta Directiva diferentes opciones. Puedes explicar al responsable financiero que podría ahorrar XX euros con la opción A, con la B o con la C. De esta manera, el debate se centrará en un plano diferente evolucionando desde la percepción de “¿es realmente necesario?” a la de “¿cuál es la mejor opción?”

En este sentido, hay una tendencia casi natural a dar por hecho que lo más caro siempre es lo mejor. Sin embargo, sobra decir, que no siempre es así. O al menos, no siempre es lo más conveniente. De hecho, la tecnología evoluciona tan rápido que, para evolucionar la dinámica de los negocios, es necesario explorar posibilidades diferentes. Por ejemplo: puedes plantearte incorporar un nuevo comercial para la formación online o evaluar un nuevo software para gestionar el desempeño. Los sistemas de recursos humanos han cambiado significativamente en los últimos años. De hecho, en la actualidad, existen en el mercado, soluciones innovadoras, que flexibles y asequibles para todo tipo de organizaciones gracias al cloud Computing.