Es muy complejo, gestionar una fuerza laboral a nivel global, es decir, en empresas descentralizadas, que cuentan con distintas sedes, con empleados que trabajan en diferentes ciudades e incluso en países distintos o que cuentan con regímenes laborales muy variados (por horas, tiempo parcial, jornada completa, por obra y servicio, …)
Como digo, en una organización con empleados geográficamente dispersos, el área de Recursos Humanos tiene que hacer frente al reto de gestionar a las personas en un contexto en el que se utilizan idiomas diferentes, monedas diferentes, legislación laboral diferente, etc.
Entonces, ¿por qué cuando se trata de mejorar la eficiencia y eficacia de las prácticas HR, hay muchas empresas internacionales que se contentan con un mosaico de soluciones locales, utilizando incluso Hojas de Cálculo -tipo Excel- para reunir la información con la que llenar los vacíos que les quedan pendientes?
Desde luego, ni qué decir tiene que este enfoque no es bueno para el negocio, pero tampoco para los managers ni para los profesionales HR que deben lidiar con procesos de gestión de personas a diario. Es un trabajo desarticulado, inconsistente, inexacto y difícil de mantener actualizado.
Parte del problema es que los managers más seniors tienen una percepción obsoleta del software HR. Ellos siguen pensando que hoy en día, las soluciones globales de HR siguen siendo caras y que implican unos procesos de implementación tediosos y muy largos.
Sin embargo, afortunadamente, la evolución del software HR ha permitido que hoy existan soluciones globales disponibles para prácticamente cualquier negocio internacional. El HRIS global de Cezanne HR, por ejemplo, cuesta apenas algo más de 1 € por empleado, al mes. El sistema también está diseñado para que pueda implementarse rápidamente. Con ello, las empresas pueden poner en funcionamiento la solución y dar soporte a una fuerza de trabajo global en cuestión de semanas o, como mucho, un par de meses, sin necesidad de contratar costosos servicios de configuración o formación especializados.
Por lo tanto, con las objeciones de presupuesto y limitación de recursos fuera de juego, ¿cuáles son los beneficios clave de tener un sistema global de HR?
Ahorro significativo de tiempo y energía
El enfoque fragmentado para la gestión de datos y procesos HR tiene un coste oculto. Cada vez que se tienen que introducir los datos o utilizar un procedimiento manual porque los sistemas no se comunican, los responsables de Recursos Humanos o los managers implicados, pierden un tiempo muy valioso. Además, está la frustración que supone saber la información que se maneja es incorrecta o inexacta o cuando salen a la luz las inconsistencias que provoca la mala integración entre aplicaciones diferentes. Nada sabe cuál es la última versión de nada y, por tanto, la que se debe utilizar, si se puede confiar en los datos con los que se está trabajando, en fin, acaba imponiéndose el caos y la desidia a la hora de trabajar.
Los sistemas HR globales como Cezanne HR eliminan la pesadez de los procesos administrativos reiterativos e innecesarios. Con estos aplicativos, las empresas pueden crear portales independientes para cada país en cuestión. El sistema es también capaz de manejar múltiples idiomas y monedas y se ajusta al calendario local, recalculando automáticamente los festivos y, por supuesto, las horas de trabajo en función no solo de las condiciones individuales sino de las legislaciones locales en curso. Pero, lo mejor de todo, es que los diferentes módulos del sistema se comunican entre sí de una manera sencilla, cómoda y fluida lo que aporta al negocio una visión de ojo de halcón y la capacidad de pensar en global pero actuar en local.
Mejores datos para respaldar las decisiones empresariales
Las soluciones de software globales de Recursos Humanos proporcionan una única fuente centralizada de “verdad” que dotan a las organizaciones de la capacidad adecuada para acceder y analizar fácilmente la información que necesitan para apoyar la toma de decisiones estratégicas para el negocio. En un momento en el que las empresas están buscando cada vez más talento para apoyar su crecimiento y ser más ágiles, desde luego, esta ayuda es inestimable.
El sistema puede proporcionar una visión general, por ejemplo, sobre las habilidades disponibles en la organización, pero también mostrar aquellas áreas que se encuentran desabastecidas y precisan incorporar nuevos talentos o nuevas habilidades a los empleados con los que ya se cuenta. Los datos sobre la plantilla, la rotación de los empleados, la masa salarial, todos son datos fácilmente accesibles, lo que permite a la empresa tomar decisiones rápidas y bien informadas sobre contratación, planificación de la sucesión o, incluso, qué países podrían ser los más adecuados para liderar un determinado proyecto y/o iniciativa. La información extraída de las evaluaciones de desempeño que también está alojada en un repositorio central puede proporcionar igualmente una información muy valiosa sobre qué miembros de la plantilla podrían aspirar a una promoción, así como si disponen de las habilidades necesarias para reubicarse en otra área del negocio.
Empleados más comprometidos y conectados
Muchos sistemas globales de Recursos Humanos permiten que los empleados puedan conectarse y colaborar más allá de los límites departamentales y geográficos. Facilitan a las personas la búsqueda de la información que necesitan y la obtención de respuestas rápidas a sus preguntas. Lo mejor de todo es que desaparecen los silos internos y permiten que los empleados puedan identificar quién es quién en el negocio y quién podría ayudarles a avanzar en un determinado proyecto, a quién o quiénes deben reportar y dónde pueden encontrarlos. Todo esto conduce sin dudas, a una fuerza de trabajo más interconectada y colaborativa que refleja mejor la manera en la que ahora nos comunicamos y nos relacionamos con los demás en nuestra vida cotidiana, fuera del trabajo.
La funcionalidad de autoservicio que incluyen la mayoría de los sistemas globales de Recursos Humanos también facilita a los empleados la gestión de los pequeños detalles del día a día de su vida laboral. Con un sistema en Cloud, pueden iniciar la sesión desde cualquier lugar para actualizar sus datos personales, reservar sus vacaciones anuales, registrar enfermedades o bajas motivadas por cualquier otro motivo o comprobar los detalles de la política HR. Este tipo de acceso, en cualquier momento y lugar conduce a que las operaciones sean mucho más ágiles y es, desde luego, algo que los empleados, especialmente los “nativos digitales”, los que pertenecen a la Generación Y, esperan de la tecnología con la que trabajan. Se sienten involucrados, pueden ver que la empresa está tratando de facilitar la gestión y, por lo general, acaban comprometiéndose más con los resultados.
Cristina Del Amo
Soy periodista, empresaria, emprendedora y madre. Licenciada en Ciencias de la Información por la Univ. Complutense de Madrid y Máster en Gestión Comercial y Marketing, por la Escuela de Negocios ESIC, mi trayectoria profesional está ligada al entorno de la comunicación, la gestión empresarial y los recursos humanos.
