Argumentos para defender el presupuesto para un Software HR

¿Por qué hay empresas que siguen siendo reacias a invertir en tecnología especializada en la gestión HR?

Aunque el coste del software HR ha disminuido drásticamente en los últimos años, muchas empresas siguen resistiéndose al cambio tecnológico y, en su lugar, se aferran a las anticuadas e inseguras hojas de cálculo, archivos de papel o, incluso, sistemas internos arcaicos. Sin duda, esta situación puede ser muy frustrantes para quienes trabajan en el entorno de los Recursos Humanos o, incluso, para los que asumen determinadas tareas de esta área porque se ven obligados a utilizar soluciones obsoletas para manejar los datos de los empleados. Esto provoca que sus respuestas sean lentas e ineficientes. Y la imagen que les representa dentro de la compañía, evidentemente, no es demasiado positiva.

Este post te ayudará a encontrar una serie de argumentos para convencer a la gerencia de los beneficios que aporta el software HR al negocio. Tres imperativos que justifican que la utilización de este software será esencial.

Conformidad con RGPD

Con la nueva legislación sobre protección de datos a la vuelta de la esquina, es más importante que nunca estar al tanto, actualizar y mantener segura la información personal de todos los empleados. El nuevo Reglamento General de Protección de Datos (GDPR) entrará en vigor el próximo 25 de mayo y exigirá la mejora de los derechos de los empleados sobre sus datos y un mayor énfasis en la seguridad y transparencia de los mismos. El incumplimiento de la nueva legislación podría acarrear graves consecuencias económicas para la empresa, con sanciones de hasta 20 millones de € o un 4% de la facturación anual.

Entonces, ¿cómo puede ayudar un software HR en cloud, como Cezanne HR a cumplir con las exigencias de la normativa RGPD?

Mayor nivel de seguridad que los archivos en papel o las hojas de cálculo. En cualquiera de los dos casos resulta muy complicado hacer seguimientos o mantener la seguridad de la información en niveles óptimos. Los mejores sistemas HR en SaaS están desarrollados, teniendo como norma la seguridad desde el diseño, por lo que están mucho más habilitados para proteger mejor los datos, lo que significa que es menos probable cometer errores relacionados con la nueva legislación RGPD y, por lo tanto, reducir el riesgo de ser sancionado económicamente.

Mayor nivel de precisión: El nuevo RGPD te hace más responsable que antes, de la información personal de todos los empleados, por lo que deberás asegurarte de estos datos personales estén perfectamente actualizados. Sin embargo, esto es bastante complicado si los empleados no tienen acceso a su propia información. Con un software HR moderno, los empleados pueden mantener al día sus propios datos mientras tú te encargas de mantener el control sobre la información que se almacena.

Mayor velocidad de respuesta a las solicitudes de acceso: Un software HR también te proporciona una mayor capacidad para responder a la solicitud de los datos de los empleados, otro aspecto muy relacionado con la transparencia de los datos y en el que el nuevo RGPD también insiste.

Mayor eficiencia empresarial

Cuando solicites presupuesto, debes dejar claro que el software HR basado en la nube es una inversión, no un gasto y que beneficia a todo el mundo, no sólo a recursos humanos. Automatizando muchos de los procesos cotidianos de gestión de las personas, tu software liberará tiempo para que los empleados y sus gerentes puedan centrarse en los valiosos aspectos de su trabajo.

Aumenta la eficiencia: el manejo manual de hojas de cálculo y la introducción manual de datos puede llevar mucho tiempo y esfuerzo, y es poco probable que sea la parte favorita del trabajo de cualquiera. Los procesos manuales, basados en papel, consumen demasiadas horas de tiempo en el entorno HR.  En lugar de perder tiempo (y por lo tanto dinero) en aprobar solicitudes de vacaciones, registrar enfermedades y asegurarse de que los datos de los empleados son exactos, los gerentes pueden concentrarse en los aspectos más importantes y estratégicos de su trabajo.

Menos errores: el error humano causa inexactitudes en los datos y puede ser frustrante cuando se pasan hojas de cálculo por la oficina y nadie sabe si se trata de la última versión o no. Utilizar el software HR significa que los datos de la hoja de cálculo se agrupan en un sistema, lo que garantiza que todos trabajen siempre con los datos más actualizados y reduce en gran medida el riesgo de errores, por ejemplo, con la nómina.

Mejor información de gestión

La compilación de todos los datos de los empleados en un sistema colectivo no sólo beneficia a la empresa al ahorrar tiempo y dinero, sino también al facilitar la gestión de la información personal y detectar las tendencias de los empleados. Esto puede tener un impacto muy positivo en la eficiencia del negocio y permitirá tomar decisiones informadas sobre todos los empleados. Por ejemplo, por ejemplo:

¿Hubo una tendencia en las ausencias alrededor de un fin de semana y hubo una razón para ello?

¿Cuál es nuestro nivel de horas extras? ¿Estamos asignando correctamente la recuperación de las horas o la remuneración de las mismas?

¿Tenemos un número de empleados que abandonan la empresa superior al previsto?

¿Todos los recién llegados al mismo departamento han sido despedidos bajo el mismo gerente?

¿Los empleados que participaron en un curso de formación específico están desempeñándose mejor que los que no lo hicieron?

¿Cuántos empleados faltaron a sus objetivos de rendimiento el año pasado? ¿Sabemos por qué?

Utilizar un software HR para detectar tendencias permite a la empresa llegar al fondo de un problema rápidamente y puede mejorar de forma significativa la productividad.

Descarga la guía del comprador de software HR para obtener más consejos sobre cómo conseguir presupuesto y seleccionar el sistema HR adecuado para tu empresa.