E
l portal del empleado es un elemento clave, y de hecho uno de los mayores beneficios que aporta una solución HR . Significa que el final de las continuas llamadas de los empleados que quieren saber si tienen o no tienen el árbol de la letra, el aburrido trabajo administrativo, la actualización de la información de los contratos laborales, la búsqueda de viejos formularios o procesos de aprobación que se han quedado estancados en el tiempo. ¿Te haces una idea verdad?
Por otra parte, la capacidad y la autonomía para poder administrar los datos personales, los datos personales, también los empleados, especialmente, los milenios. En un entorno como el real en el que puede manejar casi todo, seguro de que no se puede perder, cuando los pagos de su hipoteca a través del móvil o la tableta, es imprescindible limitar su nivel de accesibilidad a la tecnología, más aún, cuando Hablamos de un responsable de los recursos humanos, cuyo principal objetivo es gestionar todo lo relacionado con las personas en el entorno de su trabajo.
Sin embargo, el portal del empleado solo aporta a la organización los máximos beneficios si las personas realmente lo utilizan. Entonces, ¿cómo se puede superar la inercia -incluso, a veces, la resistencia a la resistencia, que a menudo tienen muchas personas ante la idea de usar nuevos sistemas de gestión? ¿Cómo extraer el potencial máximo de la inversión que se ha realizado?
Avisa con tiempo
Es menos probable que las personas adopten un nuevo sistema si se les permite publicar el aviso, de la noche a la mañana. Una campaña de comunicación antes del lanzamiento o un nuevo dispositivo o modelo de gestión que todos saben de qué es el problema con la antelación y lo que implica cambiar el modo en el que se hacían las cosas hasta entonces. En un momento en el que hay muchos correos electrónicos compitiendo en la bandeja de entrada por captar la atención de las personas, enviar un correo electrónico único para que el personal pueda ayudarnos, por lo menos, a no saturar. El mejor enfoque es organizar un programa de comunicación, por fases o etapas, para el período de fin de año, al lanzamiento para todos los que sepamos qué puede esperar del proyecto y también,
Explica los beneficios
Asegurarse de que las personas comprendan por qué se ha introducido el nuevo sistema y, lo que es más importante, cuál es el beneficio que les reportará a ellas, es clave para obtener un buen rendimiento. Las organizaciones a menudo caen en la trampa de los beneficios corporativos, pero pasan por alto lo personal. Haz hincapié en que el autoservicio acelerará el proceso de verificación de sus derechos de vacaciones y la aprobación del tiempo de descanso, por ejemplo, para que las personas puedan planificar con el tiempo. Anima a los empleados a utilizar las aplicaciones móviles del software de recursos humanos: la interfaz suele ser más intuitiva porque se siente como algo que usan todos los días,
Reclutar embajadores
En todas las organizaciones hay personas abiertas al cambio y entusiasmadas con los nuevos sistemas y personas que prefieren permanecer en su zona de confort, haciendo lo mismo de la misma manera. Si quieres que el portal del empleado empiece con buen pie, podrías necesitar reclutar, de manera proactiva, que más te guste más el cambio para que actúes como «embajadores» del nuevo sistema. Intenta identificar, al menos, a una persona en cada departamento o equipo dispuesto a adoptar rápidamente el nuevo sistema y que esté preparado para «vender» sus bondades al resto de compañeros. También acepta localizar y «aislar» a los más reales en las etapas iniciales de la implementación para que no boicoteen el proyecto.
Entrenamiento
El portal del empleados generalmente es fácil de usar. No asumas, sin embargo, que todos están preparados para hacerlo por sí mismos. Podrías considerar las sesiones de almuerzo en las que todos puedan familiarizarse con el nuevo sistema y ‘probar’ con la ayuda de uno de los equipos de recursos humanos. Si es factible, también puede ofrecer reuniones de equipos o departamentos, para demostrar que funciona el sistema y hacer cualquier pregunta o inquietud al respecto.
No dejes que la gente se escape
Cuando las personas están ocupadas, significa que simplemente no tienen el tiempo o la energía necesaria para enfrentarse a un sistema nuevo, especialmente piensan que la antigua forma funcionaba bien. En los primeros días, es probable que el equipo de los recursos humanos que los contengan. La tentación es ayudar a la gente ‘solo esta vez’, pero ese es un camino difícil. Cede una vez y verás que la gente siempre vuelve. Obviamente, un rechazo directo a cualquier elemento no es recomendable. Reitera la disponibilidad de instrucciones para ‘hacerlo hacerlo’, y si eso no funciona, de una persona junto a alguien que usa el sistema por primera vez.
Cristina Del Amo
Soy periodista, empresaria, emprendedora y madre. Licenciada en Ciencias de la Información por la Univ. Complutense de Madrid y Máster en Gestión Comercial y Marketing, por la Escuela de Negocios ESIC, mi trayectoria profesional está ligada al entorno de la comunicación, la gestión empresarial y los recursos humanos.
