Preguntas básicas para elegir el mejor software de recursos humanos

¿Estás buscando un software HR? ¿No sabes por dónde empezar? ¿Quieres saber qué es lo más importante para acertar? Afortunadamente, el mercado actual ofrece muchas alternativas tecnológicas para gestionar con eficiencia los recursos humanos. Sin embargo, y quizá por eso mismo, por la cantidad de opciones disponibles, no siempre se tiene claro qué es lo que hay que buscar para que la solución, de verdad, aporte lo que se necesita.

Por eso, a la hora de salir a buscar es interesante, primero, preparar una lista de requisitos clave sobre los que poder preguntar a los diferentes proveedores. Esto facilitará las comparativas posteriores y la identificación de la propuesta más competitiva, en todos los términos.

Como somos conscientes de la cantidad de cosas que debemos tener en cuenta, hemos preparado una lista de preguntas básicas -a modo de guía- para que puedas verificar sobre la marcha, si las funcionalidades y servicios de las soluciones que estás analizando, cumplen o no, con los requisitos que buscas.

Ajustarse al presupuesto

Para la mayoría de nosotros, el primer paso en cualquier proceso de selección de software de Recursos Humanos es identificar la combinación óptima entre la funcionalidad del sistema y el presupuesto. Si bien no tiene sentido seleccionar un sistema de recursos humanos que no cumpla con sus requisitos esenciales, presentar un presupuesto que ya sabemos que la organización no aprobará sería una frustrante pérdida de tiempo.

Los proveedores de recursos humanos tienen modelos de precios muy diferentes cuando se trata de tarifas de sistema, servicios de configuración y soporte. Es importante hacer las preguntas correctas para que no haya sorpresas desagradables más adelante.

Licencia / cuotas de suscripción

• ¿Cuáles son las tarifas de suscripción / licencia?
• ¿En qué se basan? Por ejemplo, personal fijo, personal activo, módulos contratados, usuarios, etc.
• ¿Cómo se cobran? Ej. Al mes, al año, por adelantado, …
• ¿Puedo reducir las tarifas durante el plazo de suscripción? Por ejemplo, si tenemos menos empleados o queremos abandonar un módulo.
• Si es así, ¿qué aviso previo se requiere?
• ¿Cuál es el plazo mínimo de suscripción?
• ¿Hay un límite en el almacenamiento de datos? Si es así, ¿cuánto cuesta el almacenamiento extra?

Configuración / Implementación

• ¿Qué servicios de configuración están incluidos en la tarifa de licencia / suscripción?
• ¿Qué costaría una implementación típica para una empresa de nuestro tamaño (y qué incluye eso)?
• ¿Cuánto tiempo esperaría que tomara?
• ¿Ayuda con la carga de datos?
• ¿Hay alguna de las configuraciones / personalizaciones que realice en futuras versiones sin cargo, o podría ser necesario volver a desarrollarlas y recargarlas?

Formación

• ¿Qué entrenamiento recomendarías?
• ¿Quién debe ser capacitado (RRHH, gerente, empleados, proveedores)?
• ¿Cuánto cuesta la formación?
• ¿Se puede impartir capacitación en línea / en nuestra oficina / en sus instalaciones?
• ¿Qué formación se proporciona cuando se lanzan nuevas características?

Apoyo

• ¿Es el soporte un costo extra? ¿Si es así cuánto cuesta?
• ¿Cómo funciona el apoyo?
• ¿Tienes un portal de soporte en línea?
• ¿Cuál es su SLA (Acuerdo de nivel de servicio estándar)?
• ¿Qué procesos de escalada están en marcha?
• ¿Dónde se encuentra el personal de apoyo?
• ¿A qué horas operan?

Mantenimiento y actualizaciones

• ¿Qué servicios de actualización y mantenimiento continuo proporciona como parte de sus tarifas de licencia / suscripción?
• ¿Recibimos automáticamente nuevas funciones para nuestros módulos comprados tan pronto como se lanzan?
• ¿Cómo se gestionan los lanzamientos?
• ¿Se incluyen las actualizaciones de forma gratuita? Si no, ¿para qué debo presupuestar anualmente?

Tener en cuenta los términos contractuales

Al igual que con los precios, verás que los proveedores tienen diferentes términos de contrato y cancelación. Comprometerse con un contrato a largo plazo puede no ser un problema para ti. Pero, si te gustaría tener la libertad de cambiar de proveedor si tus necesidades cambian, es importante asegurarse de elegir aquel que proponga el enfoque que más te convenga.

• ¿Cuál es el período mínimo de contrato?
• ¿Con cuánta antelación debo informar sobre la cancelación?
• ¿Cómo puedo recuperar los datos una vez cancelado el contrato?
• ¿Hay algún cargo?
• ¿Cuánto tiempo retiene los datos después de la cancelación (necesitarás saber esto para el cumplimiento de GDPR)?

Datos de seguridad (y cumplimiento GDPR)

Como profesional de recursos humanos, ya sabes lo importante que es la seguridad de los datos. Como custodio de los datos personales, es tu responsabilidad asegurarlos y gestionarlos de manera segura para que cumpla con el GDPR y los requisitos legales que marca también tu organización. Es raro encontrar un proveedor de recursos humanos que no trate la seguridad de los datos tan seriamente como lo haces tú. Sin embargo, es tu responsabilidad verificar y asegurarte de que el sistema te ayude a ti a cumplir con los requisitos que marca la Ley.

Seguridad de datos de proveedores y cumplimiento GDPR

• ¿Tu sistema / servicio de RR.HH. cumple con GDPR?
• ¿Dónde se alojan y respaldan los datos? ¿Se mantiene dentro del EEE?
• ¿Cuánto tiempo se guardan las copias de seguridad? ¿Se eliminan de forma permanente los datos que se borran?
• ¿Quién hospeda mis datos? ¿Está trabajando con un proveedor líder como AWS o RackSpace?
• ¿Tiene certificación de seguridad independiente, como ISO27001?
• ¿Tiene pruebas o test de penetración independientes y regulares para validar sus medidas de seguridad de datos?
• ¿Los datos están encriptados?
• ¿Puedo configurar diferentes roles de seguridad para empleados en diferentes países / partes del negocio, para poder controlar lo que pueden ver o cambiar?
• ¿Puedo usar el inicio de sesión único o la autenticación dual?
• ¿Qué políticas de contraseña puedo hacer cumplir?

Gestionando tu propio cumplimiento GDPR

• ¿Puedo proporcionar un autoservicio seguro para que los empleados puedan ver y actualizar su propia información?
• ¿Se pueden enrutar los cambios a través de flujos de trabajo de aprobación de uno o varios pasos?
• ¿Puedo hacer un seguimiento de los empleados que han recibido y firmar para decir que han leído documentos clave?
• ¿Puedo configurar políticas de retención de datos para eliminar o anonimizar automáticamente los datos en línea con los requisitos de GDPR y los diferentes requisitos en diferentes partes de nuestro negocio, o es el manual de proceso?
• ¿Puedo configurar alertas para enviar notificaciones automáticas cuando sea necesario revisar la capacitación obligatoria u otras actividades?
• ¿Hay un portal o área central donde pueda almacenar documentos, como políticas de seguridad de datos o procesos de cumplimiento, para que los distintos grupos de empleados puedan acceder fácilmente?
• ¿Cómo se gestionan las solicitudes de acceso de los sujetos?

Seguir la regla 80:20

El software de recursos humanos se debe presentar, al menos, con las funciones esenciales de recursos humanos ya configuradas en el sistema. Si las herramientas de carga de datos aún no están implementadas, u otras características comunes como roles de seguridad, flujos de trabajo o notificaciones deben configurarse desde cero, perderás mucho tiempo y dinero. El 80% de la funcionalidad principal que necesitas ya debería estar en el sistema, y ​​el otro 20% deberías poder configurarlo fácilmente.

• ¿Qué datos puedes subir para mí?
• ¿Qué coste implica?
• ¿Qué roles de seguridad ya están configurados?
• ¿Qué flujos de trabajo de autorización existen?
• ¿Qué notificaciones están en su lugar?
• ¿El sistema viene con informes estándar, como el factor de Bradford?
• ¿Qué interfaces tiene instaladas (por ejemplo, para la nómina o LMS)?

Adaptado a tu forma de trabajar.

Las organizaciones no se detienen, y sus procesos de Recursos Humanos tampoco. Por lo tanto, junto con la lista de verificación de características clave, es esencial descubrir cuán flexible es el sistema y cuánto control ofrece sobre la configuración. Si dependes del proveedor para realizar cambios, deberás presupuestar en consecuencia. Algunas de las preguntas clave que puedes querer hacer son:

• ¿Puedo crear, guardar y programar informes para que se ejecuten automáticamente?
• ¿Puedo agregar mis propios formularios con autorizaciones de flujo de trabajo?
• ¿Puedo configurar mis propios roles de seguridad?
• ¿Puedo volver a etiquetar o agregar campos?
• ¿Puedo crear y distribuir documentos para la firma electrónica?
• ¿Puedo cambiar los flujos de trabajo de autorización para enrutar de diferentes maneras en diferentes países u operaciones?
• ¿Puedo agregar nuevos países / idiomas / divisiones / departamentos?
• Si mi licencia / suscripción se basa en una cifra fija, ¿qué sucede si agrego más empleados?
• ¿Tiene una API (que hace que la interfaz con aplicaciones de terceros sea más sencilla)?

Mirar bajo el capó

Hoy en día, los proveedores de software de Recursos Humanos están alojados en la nube o son incluso, nativos de la nube. Los primeros sistemas migrados existentes para ser alojados en la nube, los últimos desarrollaron soluciones que aprovechan la agilidad y la rentabilidad de las infraestructuras modernas de la nube.

Si quieres confiar en una plataforma tecnológica nativa de la nube, hay tres sencillas preguntas que puedes hacer:

• ¿Es su sistema multi-tenanted?
• ¿Todos los clientes se actualizan automáticamente con nuevas funciones tan pronto como se lanzan?
• ¿Puede la plataforma escalar automáticamente en respuesta a la demanda del sistema?

Si la respuesta es negativa a cualquiera de estas preguntas, es probable que el proveedor se utilice una plataforma de tecnología más antigua. Puede que no sea un problema, pero influirá en los costes futuros y, como mínimo, deberás dejarlo analizar por tu equipo de TI.

También es importante, como sucede con la mayoría de los sistemas de recursos humanos, que se pueda utilizar desde cualquier dispositivo móvil a través de un navegador. Si la aplicación de Recursos Humanos no se ejecuta tan fácilmente en una tableta o smartphone como en el PC de la oficina, tendrás dificultades para lograr que todos la usen.

• ¿Qué navegadores soporta la aplicación?
• ¿Tienes aplicaciones móviles nativas? Si es así, ¿para qué plataformas operativas?

En Cezanne HR estamos abiertos para responder a cualquier de estas preguntas. Puedes contactar con nosotros o reservar una DEMO