En cualquier organización, las últimas semanas del año antes de que llegue la Navidad, suelen ser una auténtica pesadilla: se multiplican las tareas que hay que terminar, es importante optimizar los resultados para cerrar bien el ejercicio, hay que planificar y hacer presupuestos para el año siguiente y, por si fuera poco, hay que tratar de encajar este pico de trabajo con la cantidad de compromisos personales que van surgiendo, como comprar regalos, organizar cenas, pensar dónde se pasarán las vacaciones, etc.
Para el entorno de los recursos humanos, la planificación de las vacaciones de Navidad, igual que sucede con los descansos de verano, es un auténtico dolor de cabeza. Planificar las ausencias de forma que satisfaga las demandas de los empleados sin que la actividad comercial se resienta puede provocar ocasionar un caos porque hay mucha gente que decide en el último momento y otras muchas personas que quieren quedarse en casa a toda costa para agotar los días que tienen pendientes antes de final del año.
Para añadir aún más desorganización nos encontramos también con solicitudes que, aunque han sido enviadas a tiempo, no han sido aprobadas ni, por lo tanto, programadas quizá porque se perdieron en la avalancha de correos que colapsan las bandejas de entrada de los managers durante estas semanas.
Para prevenir todas estas cuestiones que generan tanta ansiedad en los equipos se me ocurren algunas recomendaciones que son bastante fáciles de seguir:
Aclarar las reglas
Todos los miembros de la organización deben tener claras cuáles son las políticas corporativas al respecto de las vacaciones: si hay días hábiles en los que se cierra por vacaciones o, al contrario, si hay determinadas jornadas en las que vencen plazos importantes o son clave para el desempeño de la actividad y es imposible solicitar ausencias. Lo ideal es poder compartir esas políticas de la compañía en el portal del software de recursos humanos con el que se trabaje. De esta manera, las normas tendrán visibilidad para todos y se podrán consultar cuando se necesiten sin tener que recurrir continuamente a recursos humanos, con la pérdida de tiempo que implica para todos.
Mantener los días pendientes bajo control
Con el sistema de gestión de recursos humanos, la organización a través de los managers, directivos y jefes de equipo, podrá verificar, con los informes específicos correspondientes, quién llega a final de año con demasiados días de vacaciones pendientes. En este caso será más fácil avisar a los implicados para que puedan organizarse con tiempo suficiente y empezar a utilizar esos días, incluso antes de que impacte en el período de días festivos.
Agilizar el proceso de solicitud y aprobación
Como decía al principio del artículo, las solicitudes de ausencias que no se gestionan a través de un proceso estructurado ocasionan una grandísima pérdida de tiempo y generan malestar en todas las personas implicadas, tanto a los empleados -que no ven satisfechas sus demandas, no solo de vacaciones, también de información- como a los managers -que se ven desbordados por las peticiones y la falta de tiempo para resolverlas-. Si en tu organización aún no se utiliza un software para la gestión de las ausencias y vacaciones, sino que todo se hace mediante intercambios interminables de correos sabrás de lo que estamos hablando.
Si, por el contrario, la compañía sí está utilizando un software para la gestión de recursos humanos, podrás comprobar como cada colaborador puede acceder, incluso desde la aplicación instalada en su propio smartphone a toda la información que necesita para poder verificar, tanto sus días pendientes como el calendario del resto de compañeros para evitar que no haya solicitudes coincidentes. Desde su propio teléfono podrá enviar la petición que el sistema remitirá directamente al administrador -o a los responsables, si hubiera más de uno- para que su aprobación o rechazo.
Apostar por la eficiencia y el ahorro
Es evidente que la tecnología puede mejorar la gestión de las vacaciones y ausencias en cualquier organización, reduciendo las pérdidas de tiempo y minimizando los errores. El retorno de la inversión al seleccionar un sistema moderno y tecnológicamente avanzado, es inmediato, entre otras cosas, debido a la implementación rápida y a los tiempos de arranque tan cortos. Elegir un software como Cezanne HR te permitirá estar operativo rápidamente, eliminando los costes de Licencia y los largos procesos de implementación. El uso de la tecnología Cloud más avanzada nos permite ofrecerte un sistema que se actualiza regularmente, sin costes adicionales y que permite el acceso desde una aplicación móvil, elimina las grandes inversiones y los elevados costes de mantenimiento, así como las demoras en la instalación de hardware e infraestructuras adicionales en la empresa.
Cristina Del Amo
Soy periodista, empresaria, emprendedora y madre. Licenciada en Ciencias de la Información por la Univ. Complutense de Madrid y Máster en Gestión Comercial y Marketing, por la Escuela de Negocios ESIC, mi trayectoria profesional está ligada al entorno de la comunicación, la gestión empresarial y los recursos humanos.
