¿Por qué las empresas a menudo son reacias a invertir en tecnología especializada en recursos humanos?
Si bien el coste del software de recursos humanos se ha reducido drásticamente en los últimos años, muchas empresas se han resistido de forma reiterada al cambio tecnológico, apostando por las hojas de cálculo y los archivos en papel o por sistemas internos obsoletos o inadecuados. Esto puede ser frustrante para quienes trabajan o asumen tareas propias del entorno de RR. HH. que se ven obligados a utilizar medios obsoletos para recopilar datos de los empleados. Medios que son extremadamente lentos y que reducen drásticamente la productividad.
Este artículo te ayudará a desarrollar una propuesta clara para implementar un software de recursos humanos -si tu organización aún no cuenta con una herramienta de este tipo- proporcionándote tres imperativos comerciales que justifican por qué es una cuestión esencial para tu empresa. Y, desde luego, no mencionaremos la situación generada por la COVID-19 que ha puesto de manifiesto el papel clave que ha desempeñado la tecnología.
Cumplimiento del GDPR
Con la nueva legislación sobre protección de datos, es más importante que nunca estar al tanto de la información personal de tus empleados y mantenerla segura. El Reglamento General de Protección de Datos (GDPR) implica el cumplimiento de requisitos tales como los derechos mejorados para los empleados sobre sus datos y un mayor énfasis en su seguridad y transparencia. El incumplimiento de la nueva legislación podría suponer graves consecuencias financieras para tu negocio, con multas que podrían alcanzar los 20 millones de euros o el equivalente al 4% del volumen de negocio anual global del ejercicio financiero anterior, eligiendo la de mayor cuantía.
Entonces, ¿cómo puede un sistema de software de recursos humanos basado en la nube integrado como Cezanne HR ayudar con el cumplimiento de GDPR?
• Más seguridad que los archivos en papel o las hojas de Excel: ¿Dónde se guardan los datos de recursos humanos de tu empresa y quién tiene acceso a ellos? Los archivos en papel y las hojas de cálculo son difíciles de rastrear y mantener a salvo. Los mejores sistemas de Recursos Humanos en SaaS están construidos con la seguridad en su núcleo, por lo que pueden proteger mejor los datos, lo que significa que es menos probable quedarse atrapados por la nueva legislación GDPR y, por lo tanto, se reduce el riesgo de ser sancionados económicamente.
• Más fácil de mantener la precisión: bajo GDPR, tienes aún más responsabilidad que antes sobre la información personal de tus empleados y debes asegurarse de que sus datos personales estén actualizados. Sin embargo, esto es difícil cuando los empleados no pueden ver sus propios detalles. Con un moderno software de recursos humanos, los empleados pueden actualizar su propia información mientras que tú, como responsable de recursos humanos sigues manteniendo el control.
• Respuesta más rápida a las solicitudes de acceso: también estás en mejor posición para responder a las solicitudes de datos de los empleados, otro aspecto de la transparencia en el que GDPR está tomando medidas enérgicas.
Puedes obtener más información sobre el cumplimiento de GDPR aquí:
Mejor eficiencia empresarial
Cuando presentas un presupuesto, debes dejar claro que el software de recursos humanos basado en la nube es una inversión, no un gasto, y que beneficia a todos, no solo a los recursos humanos. Al automatizar muchos de los procesos cotidianos de recursos humanos, tu software liberará tiempo, por lo que los empleados y sus managers podrán emplearlo para concentrarse en otros aspectos más valiosos y estratégicos de su trabajo.
• Aumenta la eficiencia: manejar hojas de cálculo e introducir datos manualmente puede requerir mucho tiempo y esfuerzo y es poco probable que sea la parte favorita del trabajo de nadie. Los procesos manuales basados en papel consumen muchas horas del tiempo de recursos humanos. En lugar de perder el tiempo (y, por lo tanto, el dinero) aprobando solicitudes de vacaciones, registrando bajas y asegurándose de que los datos de los empleados sean precisos, los managers pueden concentrarse en los aspectos más importantes y estratégicos de su trabajo.
• Disminuyen los errores: el error humano provoca imprecisiones en los datos y puede ser frustrante cuando se utilizan hojas de cálculo en la oficina y nadie sabe si se trata de la última versión o no. Utilizar un software de recursos humanos significa que los datos de tu hoja de cálculo se recopilan en un solo sistema, lo que garantiza que todos trabajen siempre con los datos más actualizados, reduciendo, en gran medid, el riesgo de errores.
Mejor información de gestión
La recopilación de todos los datos de los empleados en un sistema colectivo no solo beneficia a tu empresa al ahorrar tiempo y dinero, sino también al facilitar la gestión de la información personal y detectar las tendencias de los empleados. Esto puede tener un impacto enormemente positivo en la eficiencia de la empresa y te permitirá tomar decisiones informadas con respecto a los empleados. Por ejemplo:
¿Se detectó una tendencia en las ausencias alrededor de un fin de semana y hubo una razón para ello?
¿Cuál es nuestro nivel de horas extra? ¿Estamos asignando el tiempo libre remunerado correctamente?
¿Tenemos un número de empleados que se van de la empresa más alto de lo que cabría esperar?
¿Todos los que han abandonado recientemente la empresa pertenecían al mismo departamento o estaban bajo las órdenes del mismo manager?
¿Los empleados que asistieron a un curso de formación específico trabajan mejor que los que no lo hicieron?
¿Cuántos empleados no cumplieron sus objetivos de desempeño el año pasado? ¿Sabemos por qué?
El uso de un software de recursos humanos para detectar tendencias le permite a tu empresa llegar al fondo de un problema rápidamente y puede mejorar de forma considerable la productividad.
Descarga la guía de compradores de software de Recursos Humanos para obtener más consejos sobre cómo ganar un presupuesto y seleccionar el sistema de recursos humanos adecuado para su negocio.
Cristina Del Amo
Soy periodista, empresaria, emprendedora y madre. Licenciada en Ciencias de la Información por la Univ. Complutense de Madrid y Máster en Gestión Comercial y Marketing, por la Escuela de Negocios ESIC, mi trayectoria profesional está ligada al entorno de la comunicación, la gestión empresarial y los recursos humanos.
