La seguridad de los datos y su privacidad fueron temas de conversación en 2018 con la entrada en vigor del RGPD. Teníamos la duda sobre si la seguridad de los datos conseguiría mantener la atención, pasado el primer revuelo. Ya sabes, que el tema pierde interés con el paso del tiempo. Sin embargo, afortunadamente, no parece que haya sido así. La seguridad de los datos personales sigue de actualidad en el entorno de los RRHH.
De hecho, vuelve a ponerse de moda, ahora con el polémico Green Pass. Un certificado de vacunación COVID-19 que ya están exigiendo en oficinas de algunos países europeos. Italia, por ejemplo. En España, no hemos llegado aún a ese punto. De momento, solo es exigible para viajar. Lo que no quiere decir que, el debate no está abierto. Tanto si, finalmente, se decide obligar a los trabajadores a presentar el carné COVID para acudir a sus puestos de trabajo, como si no, la seguridad de los datos es un must en el entorno de los RRHH .
Entonces, por su propia naturaleza, el rol de RRHH implica el manejo de gran cantidad de datos personales. Y eso, exige un nivel máximo de exigencia para garantizar la fiabilidad de los empleados . En términos generales, creo que, la mayoría de los trabajadores confía en la gestión que hace RRHH de sus datos personales. Y que cumplan con todos los requisitos que marca la Ley para garantizar la privacidad y confidencialidad de sus datos. Pero, no se puede bajar la guardia. En este sentido, los recursos humanos deben seguir potenciando y visibilizando sus iniciativas para garantizar la seguridad de los datos .
Datos de RR.HH. y sus diferentes vias
Desde los aspectos más básicos de la seguridad de los datos -privacidad y confidencialidad-, hasta la gestión de la información asociada a procesos más complejos -cuestiones disciplinarias o despidos-, RRHH debe estar al tanto de todo. En este sentido, los profesionales de RRHH deben ser conscientes de las diferentes formas en las que pueden llegar a la información .
Por ejemplo, es fácil reconocer que los datos bancarios de una persona deben mantener seguros. Pero ¿Qué hay de esa comida informal entre un responsable de RRHH y un manager en la que se menciona el desempeño de un empleado? Está claro, que esos datos obtenidos de manera informal, o por casualidad, también deben ser confidenciales. En este sentido, RRHH debe comprender las diferentes formas en las que los datos pueden llegar hasta ellos.
Cómo ayuda un software de recursos humanos para proteger los datos
Dejando a un lado las raras ocasiones en las que un profesional de recursos humanos provoca deliberadamente una violación de datos (puede suceder y, sin duda, hay que hacer todo lo posible para evitarlo), la mayoría de las veces, las brechas de seguridad de los datos se producen por descubrimientos o errores inconscientes.
Un software de RRHH, como Cezanne HR puede ayudar a proteger los datos de sus empleados. Guarda la información de manera segura. Y facilita el acceso a la información con los adecuados, de manera sencilla y rápida.
La actualización de los datos de contacto, por ejemplo, no se perderá en un hilo interminable de correos electrónicos. Serán los propios interesados, los que hagan los cambios directamente en el software de recursos humanos , con las autorizaciones oportunas. Las evaluaciones de desempeño se documentan y quedan registradas de manera confidencial. La gestión del tiempo es precisa, detallada y permanece archivada de forma segura… y, así podría seguir con un montón de ejemplos más.
Seguridad de datos a lo largo y ancho
Cuando los empleados utilizan un software de recursos humanos los días, aumenta su confianza sobre el manejo de su información personal. Un software modular como Cezanne HR ofrece, además, la posibilidad de ampliar su alcance a otras funciones de RRHH. Por eso, cada vez son más los procesos y la información de recursos humanos que se gestionan con una solución segura basada en la nube.
Proporcionar un RR.HH. las herramientas tecnológicas que necesitan para garantizar la privacidad y la confidencialidad de los datos, ayuda a mejorar cualquier déficit de confianza que la fuerza laboral pudiera tener en este sentido. También es responsabilidad de RRHH y de la propia organización garantizar comportamientos y procedimientos alineados con un enfoque seguro de los datos. Todo para que los empleados no se sientan expuestos o vulnerables a posibles violaciones de privacidad.
