Con las tasas de absentismo por enfermedad alcanzando sus niveles más altos en más de una década, las empresas deben contar con políticas de gestión de ausencias adaptadas a las necesidades específicas de su plantilla.
Una política de ausencias personalizada es aquella que se alinea con la cultura de la empresa, tiene en cuenta las características demográficas de la plantilla y es clara y transparente para todos.
Además, las empresas deben adoptar un enfoque proactivo hacia el bienestar, evaluar periódicamente la eficacia de sus políticas de ausencias y aprovechar las plataformas de RR. HH. con software integrado de gestión de ausencias.
En todos los sectores, las empresas se enfrentan al reto del aumento del absentismo por enfermedad.
Por ejemplo, en España, la tasa media de absentismo laboral en 2023 se mantuvo en el 6,8 %, el segundo dato más alto desde el año 2000, y en el primer trimestre de 2024 alcanzó el 7,3 %
Además, las bajas laborales por incapacidad temporal crecieron de forma notable: entre 2018 y 2023 se produjo un incremento del 52 % en el número de jornadas laborales perdidas por este motivo
Por su parte, el presentismo laboral —cuando el empleado acude a trabajar aunque su rendimiento esté afectado— también está en aumento. Se estima que más del 30 % de los trabajadores en España se ven afectados por este fenómeno en algún momento de su vida profesional
La gestión eficaz de ausencias es más importante que nunca
En este contexto, gestionar las ausencias de forma eficaz es más crucial que nunca. Pero dejémoslo claro: una política de ausencias genérica, igual para todos, simplemente no es suficiente.
Aunque toda política de ausencias debe contemplar tanto las ausencias planificadas (vacaciones, bajas por maternidad/paternidad, citas médicas) como las no planificadas (enfermedad, duelo, interrupciones de viaje), las organizaciones líderes están adaptando sus políticas a sus personas, su cultura y sus valores.
Por qué las políticas genéricas pueden ser perjudiciales
Falta de flexibilidad: Imagina a un padre joven con dificultades para conciliar. Una política rígida sin opciones de teletrabajo podría forzarle al presentismo o incluso a perder el empleo. Adaptar la política para permitir horarios flexibles o trabajo remoto puede beneficiar tanto al empleado como a la empresa.
Baja moral y motivación: Una política inflexible y poco empática puede generar insatisfacción y desmotivación. Implementar iniciativas como programas de bienestar, oportunidades de desarrollo personal y eventos de cultura corporativa, junto con una política de ausencias de apoyo, puede mejorar notablemente la moral y la productividad.
Razones para tener una política de ausencias a medida
- Alineada con la cultura de la empresa
Si la empresa valora la innovación y la comunicación abierta, su política no se limitará a enumerar motivos aceptables de ausencia y requisitos para partes médicos. Podría fomentar que los empleados hablen abiertamente de su salud con sus managers o incluso ofrecer “días de salud mental” para transmitir que la salud mental es tan importante como la física.
- Adaptada a la demografía de la plantilla
Una plantilla joven y digital difícilmente prosperará con una política pensada para un entorno tradicional. Ofrecer opciones de teletrabajo para ausencias planificadas y no planificadas puede marcar una gran diferencia.
- Generadora de confianza y transparencia
Una política genérica y escondida en el manual del empleado, genera confusión y desconfianza. Una política clara y accesible, revisada regularmente y comunicada de forma activa, refuerza la transparencia y la confianza.
- Enfoque proactivo del bienestar
Una política personalizada no solo reacciona ante las ausencias, sino que las anticipa. Incluir programas que fomenten hábitos saludables y un entorno de trabajo que priorice el descanso y la recuperación puede reducir las ausencias imprevistas y los costes asociados al absentismo crónico y al presentismo.
Claves para diseñar y aplicar tu política de ausencias
- Escucha y participación: Haz encuestas, grupos de discusión y recoge opiniones durante la redacción de la política.
- Mantén el contacto: Un empleado de baja durante 4 semanas tiene un 20 % de probabilidades de no reincorporarse. Mantener la comunicación reduce esa cifra.
- Gestiona con empatía: Apoya a los equipos que asumen el trabajo de la persona ausente.
- Facilita la reincorporación: Realiza entrevistas de retorno para conocer dificultades y necesidades de ajuste.
- Hazla “viva”: Revisa y actualiza la política periódicamente para que no quede obsoleta.
El papel del Sistema de Información de Recursos Humanos (SIRH, por sus siglas en inglés HRIS) en la gestión de ausencias
Las plataformas de RR. HH. con software integrado de gestión de ausencias son un gran aliado. Busca funciones como:
- Autoservicio del empleado para solicitar y registrar permisos.
- Cálculo automático de saldos de días libres.
- Informes y análisis avanzados para detectar tendencias.
- Seguimiento de múltiples tipos de ausencia, desde citas médicas hasta deberes judiciales.
- Herramientas de marca para personalizar la experiencia del empleado.
- Portales y espacios compartidos para promover recursos de salud física y mental.
Invertir en una política de ausencias flexible y personalizada, respaldada por el software adecuado, es invertir en el bienestar de los empleados, en la cultura de la empresa y, en última instancia, en la rentabilidad del negocio.
Construir una política que refleje tus valores y necesidades únicas es un proceso continuo: adáptala, escucha a tu gente y apóyate en la tecnología para crear un sistema de gestión de ausencias que funcione para todos.
