La gestión de ausencias y vacaciones es siempre una responsabilidad, tanto para los managers como para recursos humanos. Pero, es probable que este año exija una atención aún mayor. En España todavía no se ha alcanzado el objetivo de inmunizar al 70% de la población en verano. Por eso mismo, las vacaciones siguen estando en el aire. Sin embargo, una de las cosas que hemos aprendido en los últimos meses es que todo puede cambiar rápidamente. Por eso, para mantener la agilidad empresarial, RRHH deberá estar preparado para facilitar la gestión de ausencias y vacaciones. Siempre con la mirada puesta en equilibrar los intereses de la plantilla y los recursos disponibles en función de los diferentes escenarios que puedan surgir.
¿Cuáles son los planes comerciales para el resto del año?
Una buena gestión de ausencias y vacaciones se basa en la comprensión de las necesidades del negocio y de los empleados. Por tanto, es fundamental estar cerca de los líderes comerciales. Y mantener una comunicación constante y fluida. Recuerda que los planes de la organización pueden cambiar rápidamente, para adaptarse a la dinámica impuesta por la COVID-19.
- Por ejemplo: la empresa puede tener la intención de operar durante más horas este año. Ya sabes, ampliar la jornada laboral para intentar recuperarse del bloqueo ocasionado por la pandemia. En ese caso, RRHH deberá trabajar con los managers para regular la manera en la que se van a gestionar las ausencias y las vacaciones. Satisfacer la demanda creciente de ausencias, vacaciones y otro tipo de absentismos, es, ahora más que nunca, todo un reto.
- Otro ejemplo: imagina que la junta directiva decide cambiar la oferta de servicios con poca antelación. Su objetivo puede ser aprovechar las nuevas oportunidades que se presentarán cuando se levanten las restricciones de la COVID-19. Pero ¿qué pasa con RRHH? ¿Podrá reaccionar a tiempo para ayudar a managers y equipos a adaptarse a las nuevas demandas?
¿Tienes un plan actualizado para el personal de su empresa?
Un ejercicio que puede ser útil, tanto para managers como para RRHH, podría ser determinar un esquema de plantilla básica. Quizá ya lo hayas hecho antes. Pero, indudablemente, las cosas han cambiado mucho desde el año pasado.
- ¿Cuál es la plantilla mínima con la que puede seguir trabajando y cómo se desglosa este número por departamento?
Compartir esta información con los managers ayudará a la empresa a tomar decisiones inteligentes sobre la gestión de ausencias y vacaciones. Evitará que la organización se quede sin personal.
¿Podría ser más justo / flexible al aprobar las solicitudes de ausencia y las asignaciones de transferencia?
En nuestro artículo: «Por qué RR.HH debe prestar atención a la gestión de ausencias desde principio del año», analizamos las consideraciones de RR.HH. y de los managers para gestionar las ausencias de forma justa. También destacamos los cambios recientes en las reglas de transferencia a la luz de la COVID-19.
A medida que avanza el año, algunos empleados pueden seguir siendo reacios a reservar sus vacaciones por la incertidumbre respecto a las limitaciones sobre desplazamientos. Y otros pueden querer posponerlas y priorizar el trabajo frente al descanso argumentando la necesidad de rebajar la elevada carga de trabajo a la que se enfrenan.
- ¿Qué flexibilidad admite la organización de vacaciones? ¿En la empresa el período de vacaciones de verano es obligatorio? Si es así ¿quieres mantenerlo?
Recuerda: El Estatuto de los Trabajadores dice que el trabajador tiene derecho a disfrutar, como mínimo, 30 días de vacaciones al año. Esta cantidad se puede aumentar según el convenio colectivo. En el art. 38 de este Estatuto de los Trabajadores no se delimita de manera clara que las vacaciones tengan que disfrutarse dentro del año natural. Solo indica que se debe acatar lo que indica el convenio colectivo o el acuerdo individual entre las partes. Pero, hay excepciones que permiten disfrutar vacaciones de años anteriores. Por ejemplo, cuando las vacaciones no se han podido disfrutar por culpa de la empresa; cuando el trabajador se encuentra en situación de incapacidad temporal; o si está de baja por maternidad, paternidad o lactancia natural.
¿Qué hacer si alguien quiere pasar sus vacaciones en el extranjero y/o en áreas de mayor riesgo de COVID-19?
Los responsables de recursos humanos y los managers deberán pensar también sobre cómo abordar la situación si alguien de la plantilla manifiesta su intención de viajar al extranjero y/o a zonas de mayor riesgo COVID que el área donde se encuentra la empresa.
- ¿Intentarás asesorar a su personal sobre opciones seguras de vacaciones?
- ¿Qué harás si alguien decide ir de vacaciones a un lugar y luego requiera una cuarentena inesperada?
- ¿Puedes organizarte para hacer que las personas que deben permanecer en cuarentena puedan trabajar desde casa, incluso, con poco margen de antelación?
RR.HH. debe empezar a plantear estas preguntas ahora para que puedan abordarse con la fuerza laboral y aclarar todos los aspectos relacionados con la gestión de ausencias y vacaciones antes de que se planteen posibles conflictos.
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¿Tu software de recursos humanos está a la altura del desafío de gestionar y comunicar las ausencias?
Para gestionar las solicitudes y aprobaciones de ausencias, y las comunicaciones sobre las expectativas y los procesos de ausencia, los profesionales de RR.HH. necesitan un software de gestión de ausencias integral
El módulo de gestión de ausencias y vacaciones de Cezanne HR permite a todos los empleados ver sus saldos de vacaciones y enviar solicitudes de licencia. Los managers pueden aprobar o rechazar fácilmente los permisos inmediatamente después de comprobar el calendario del equipo con unos pocos clikcs.
Recursos Humanos también puede utilizar Cezanne HR para comunicar las políticas de gestión de ausencias y vacaciones. Esta información está almacenada en un repositorio central. Un espacio seguro y compartido. Si es necesario, Cezanne HR también proporciona capacidades de firma electrónica. Firma electrónica que sirve para verificar que las políticas se han leído y aceptada. RRHH también puede comunicarse con toda la plantilla para informar sobre cualquier actualización en la política general de ausencias. Puede hacerlo a través de los espacios de trabajo compartido, SMS o cualquier otro medio que mejor se adapte a las condiciones de la empresa y del entorno.
Para saber más sobre cómo Cezanne HR puede ayudarte con la gestión de ausencias y vacaciones PRUÉBALO GRATIS.
Cristina Del Amo
Soy periodista, empresaria, emprendedora y madre. Licenciada en Ciencias de la Información por la Univ. Complutense de Madrid y Máster en Gestión Comercial y Marketing, por la Escuela de Negocios ESIC, mi trayectoria profesional está ligada al entorno de la comunicación, la gestión empresarial y los recursos humanos.
