Si eres profesional de RR. HH., es muy probable que el onboarding eficaz de nuevas incorporaciones sea uno de los aspectos más importantes de tu trabajo. Se trata de un momento crítico en la trayectoria profesional de cualquier persona recién contratada: si lo haces mal, puedes dañar su moral, su confianza y su vinculación con la empresa antes incluso de que haya empezado a desempeñar su trabajo.
Si lo haces realmente mal, todo el tiempo y esfuerzo invertido en incorporar a una nueva persona puede perderse por completo.
Las organizaciones con un onboarding deficiente tienen más probabilidades de sufrir el llamado “síndrome del no incorporado”. Nuestra investigación reveló que casi un tercio de los empleados que ni siquiera llegaron a presentarse a su nuevo puesto lo hicieron debido a una mala experiencia con la empresa tras aceptar la oferta. Además, un estudio de Aberdeen de 2009 mostró que el 86% de los encuestados considera que la decisión de un nuevo empleado de permanecer a largo plazo en una empresa se toma en los primeros seis meses de trabajo.
¿Cuáles son los principales aciertos y errores en el onboarding?
También es un hecho que una mala experiencia de onboarding puede generar efectos negativos importantes en la empresa. Por ejemplo, un estudio de CareerBuilder de 2017 indicó que el 16% de los responsables de RR. HH. cree que un onboarding deficiente reduce la productividad, el 14% afirma que genera más ineficiencias y el 12% señala que incrementa la rotación de personal.
Onboarding eficaz: qué hacer y qué evitar
Está claro que hay mucho en juego para RR. HH. a la hora de diseñar una estrategia de onboarding eficaz. Pero no te preocupes: existen algunos principios básicos que puedes seguir para mejorar este proceso en tu organización.
✔️ Comunica de forma regular con las nuevas incorporaciones
Nuestra investigación sobre la experiencia de onboarding muestra que más del 45% de los empleados no recibe ninguna comunicación entre la aceptación de la oferta y su primer día. Dado que se trata de una etapa especialmente delicada, es fundamental mantener el contacto durante ese periodo.
Envíales información sobre su primer día: dirección exacta, hora, departamento y persona de referencia. Si la ubicación es difícil de encontrar, incluye instrucciones detalladas para facilitar su llegada.
Si el puesto es remoto, asegúrate de que sepan qué tecnología o equipo recibirán, cuándo lo recibirán y quién les ayudará a configurarlo. No olvides aspectos de salud y seguridad, como si cuentan con silla o escritorio adecuados; si no, deberás proporcionarlo.
No retrases tampoco el envío de los detalles formales del puesto. Las nuevas incorporaciones querrán saber qué les espera. Anima a los managers a contactar con ellos y explicar sus funciones y cómo será su primera semana, para ayudarles a prepararse.
Además, una vez incorporados, solicita feedback sobre el proceso de selección. Esto refuerza su percepción de la empresa y te ayuda a identificar mejoras.
❌ Dejar a los nuevos empleados sin herramientas para trabajar
Las nuevas incorporaciones querrán empezar con energía, pero no podrán hacerlo si no tienen equipo, accesos o espacio de trabajo. Asegúrate de que todo esté listo antes de su llegada: hardware, software, accesos IT y puesto de trabajo.
Si tu software de RR. HH. incluye gestión de tareas, es recomendable crear plantillas de onboarding para automatizar el proceso: notificar a para accesos y equipos, a IT para software específico o a payroll si es una empresa global. Así evitas errores y reduces tareas manuales.
✔️ Personaliza la experiencia
El objetivo del onboarding es que cada persona se sienta bienvenida e integrada, por lo que debes adaptar el proceso a sus necesidades.
El software de RR. HH. puede ayudarte a crear experiencias más personalizadas. Por ejemplo, el módulo de onboarding de Cezanne HR permite crear portales de bienvenida personalizados con comunicaciones adaptadas, información clave del puesto y tareas pendientes. Incluso puedes incluir vídeos de bienvenida, información del equipo y datos de contacto.
❌ Abrumarlos con formularios y correos
Las nuevas incorporaciones ya estarán centradas en aprender su rol y adaptarse al equipo. Evita saturarlas con correos y documentos en sus primeros días.
Un buen software de onboarding centraliza toda la información en un único espacio, facilitando la gestión tanto para el empleado como para RR. HH. y permitiendo que cada persona acceda a la información a su ritmo.
✔️Refuerza la cultura y la propuesta de valor
Más de tres cuartas partes de los candidatos investigan la cultura de una empresa antes de aplicar, y más del 85% la considera muy importante.
Aprovecha el onboarding para reforzar los valores, la cultura y la propuesta de valor al empleado. Esto aumenta el compromiso desde el inicio y refuerza la experiencia del empleado.
❌ Dejarlos solos
Empezar un nuevo trabajo puede ser como el primer día de colegio. Es clave que nadie se sienta aislado.
Asegúrate de ofrecer una presentación del equipo y la organización, presencial o virtual. Si es posible, implementa un sistema de “buddy” para acompañar a la nueva incorporación.
También puedes fomentar actividades sociales, como comidas de equipo, para facilitar la integración.
✔️ Mantén reuniones de seguimiento regulares
A nadie le gusta no saber cómo está rindiendo, especialmente al inicio. Las reuniones periódicas ayudan a alinear expectativas, resolver dudas y definir objetivos.
En entornos remotos, esto es aún más importante. Estudios de Gallup muestran que cuanto más frecuente es el feedback del manager, mayor es el compromiso del empleado.
❌ Olvidar que el onboarding no es solo para nuevas incorporaciones
Además del onboarding, también debe considerarse el “inboarding”, un proceso centrado en la retención del talento existente.
El objetivo es el mismo: mayor satisfacción, mejor rendimiento y menor rotación. Mantener el compromiso del talento interno mediante programas estructurados ayuda a reducir la fuga de empleados clave.
