Los sistemas de RR. HH. desconectados obligan a los equipos a iniciar sesión, buscar información e introducir los mismos datos varias veces al día. Según Deloitte, el personal de RR. HH. puede dedicar hasta un 57 % de su tiempo a tareas administrativas.
Los costes ocultos incluyen datos poco fiables, empleados desorientados, más incidencias para el departamento de TI y proyectos estratégicos que se quedan en segundo plano. Un sistema integrado de gestión de RR. HH. reúne los datos de las personas, las nóminas y los procesos en un mismo entorno, con un único acceso.
¿Cómo es trabajar con sistemas desconectados?
Imagina la situación: son las 8:02 de la mañana y ya has iniciado sesión en el primer sistema del día.
A mediodía habrás abierto otros cinco, descargado tres informes y escrito dos veces los mismos datos de una nueva incorporación. Ninguna de estas tareas parece especialmente complicada por separado. Y precisamente por eso es tan fácil pasar por alto el tiempo que consumen. Cada inicio de sesión solo te cuesta uno o dos minutos. Pero, al final del día, todos esos pequeños momentos se acumulan y se llevan el tiempo que podrías dedicar a tareas que realmente ayudan a avanzar a la organización.
En este artículo analizamos qué hay detrás de este problema, por qué los equipos de RR. HH. acaban trabajando con tantas herramientas diferentes y cuáles son sus consecuencias. También veremos qué cambia cuando toda la información y los procesos están centralizados.
Si alguna vez has pensado delante de la pantalla «tiene que haber una forma mejor de hacer esto», este artículo te interesa.
Un día entre herramientas que no se conectan
En pocas palabras, es un día dedicado a cambiar constantemente entre sistemas antiguos o independientes, en lugar de centrarse en las tareas propias de RR. HH.
La jornada empieza a las 8:02 consultando quién está de vacaciones o de baja en el antiguo sistema de gestión de personal. Doce minutos después, toca entrar en la herramienta de selección para buscar respuestas sobre las entrevistas del jueves. A las 8:31 ya estás consultando una hoja de cálculo porque el software de onboarding no permite identificar fácilmente quién tiene documentación pendiente de entregar. A las 9:05 llega el momento de acceder a la plataforma de formación para comprobar dos cursos obligatorios que todavía no se han completado.
Después, toca enviar un correo electrónico para recordar a las personas implicadas que deben terminarlos. A las 9:47, una persona responsable de equipo pregunta por el estado de las evaluaciones del desempeño. Eso significa abrir otra herramienta y volver a buscar información. A última hora de la mañana llega una petición aparentemente sencilla: un informe actualizado de plantilla. Pero no es tan rápido como parece, porque hay que combinar manualmente los datos de tres informes diferentes.
Después de comer, una persona de la plantilla no encuentra su nómina. Está disponible en un portal que nadie le ha explicado cómo utilizar, así que acaba preguntando directamente a RR. HH. A las 15:30 estás introduciendo por tercera vez los datos de la misma nueva incorporación en un tercer sistema diferente. A las 16:10, el sistema de gestión de personal deja de responder y tienes que llamar al departamento de TI. Y, a las 16:45, al revisar la lista de tareas pendientes, te das cuenta de que todavía no has podido empezar ese proyecto estratégico que habías reservado para hoy.
No ha ocurrido nada especialmente grave. Simplemente has pasado el día haciendo de intermediario entre sistemas que no se comunican entre sí.
¿Cuánto tiempo hacen perder los sistemas desconectados a los equipos de RR. HH.?
Probablemente más del que muchas organizaciones imaginan.
El informe Modernizing HR de Deloitte señala que el personal de RR. HH. puede dedicar hasta un 57 % de su tiempo a tareas administrativas (Deloitte, 2024). El informe también analiza cómo un ecosistema tecnológico fragmentado dificulta tener una visión completa de la experiencia de las personas empleadas e identificar rápidamente problemas que afectan a toda la organización.
Por supuesto, no todas las tareas administrativas se deben al uso de herramientas desconectadas. Sin embargo, cuando hay que localizar, comprobar y volver a introducir los mismos datos en varios sistemas, una parte importante de ese tiempo podría evitarse. El problema es que esta pérdida de tiempo rara vez aparece reflejada en los planes estratégicos o en las previsiones presupuestarias. No existe una partida específica para «iniciar y cerrar sesión en diferentes herramientas» o «conciliar tres hojas de cálculo».
El tiempo se pierde dentro de la jornada laboral, repartido entre decenas de pequeñas tareas que, por separado, parecen demasiado insignificantes como para justificar un cambio. Por eso, puede ser útil registrar durante una semana cuánto tiempo dedica el equipo a cada actividad. El resultado puede sorprenderte: quizá una parte considerable de la jornada se invierte en cambiar de pantalla y buscar información, en lugar de acompañar a las personas y aportar valor al negocio.
¿Por qué los departamentos de RR. HH. acaban utilizando tantos sistemas diferentes?
Normalmente, no es una decisión planificada, sino el resultado de distintas decisiones tomadas a lo largo del tiempo.
La mayoría de los entornos tecnológicos de RR. HH. crecen herramienta a herramienta. Cada departamento incorpora una solución para resolver una necesidad concreta:
- Selección incorpora un sistema de seguimiento de candidaturas.
- Formación añade una plataforma de aprendizaje.
- Administración de personal utiliza una herramienta de gestión de empleados.
- Nóminas funciona con un programa que Finanzas eligió hace años.
Cada decisión tenía sentido en el momento de tomarla y, probablemente, la herramienta resolvía bien el problema para el que se había adquirido. Lo que no siempre ocurre es que alguien se detenga a analizar cómo encajan todas esas soluciones entre sí.
Las integraciones tecnológicas pretenden cubrir esas diferencias y, en ocasiones, lo consiguen. Sin embargo, algunas herramientas conectadas mediante soluciones añadidas dependen de transferencias periódicas de archivos, exportaciones manuales o conectores que pueden dejar de funcionar después de una actualización.
Cuando esto sucede, el departamento de RR. HH. acaba haciendo de integración: copia información de una pantalla a otra y comprueba que los datos coincidan. La diferencia entre utilizar una plataforma concebida como un único entorno y conectar distintas herramientas independientes puede ser mucho más importante de lo que parece.
¿Cuáles son los costes ocultos de trabajar con sistemas de RR. HH. desconectados?
- La pérdida de tiempo es el coste más evidente, pero no siempre es el más perjudicial.
- Datos en los que nadie termina de confiar
- Cada vez que se introduce un dato manualmente existe la posibilidad de cometer un error.
- Cuando una misma persona aparece registrada en cuatro sistemas diferentes, tarde o temprano es posible que los datos no coincidan.
- El trabajo estratégico siempre se queda para después
Este último es probablemente el coste que más afecta al valor que aporta el departamento de RR. HH. Los equipos quieren dedicar tiempo a mejorar la retención del talento, planificar las necesidades de plantilla y desarrollar las capacidades de las personas. En definitiva, a las actividades que realmente contribuyen al crecimiento de la organización. Pero cuando las tareas administrativas ocupan toda la jornada, esos proyectos se posponen para la semana siguiente y después para el mes siguiente. Con el tiempo, la empresa puede acabar percibiendo RR. HH. como un departamento puramente administrativo, sencillamente porque no dispone de tiempo para desarrollar otras funciones.
¿Qué cambia cuando RR. HH. y nóminas trabajan en una misma plataforma integrada?
La principal diferencia es que los datos se introducen una sola vez y se comparten con todos los procesos que los necesitan. Con un sistema integrado de gestión de RR. HH., la información de una nueva incorporación se registra una única vez y queda disponible para los procesos de onboarding, ausencias, evaluación del desempeño, formación y nóminas.
Empleados y responsables utilizan un único acceso para realizar sus gestiones habituales, tanto desde el ordenador como desde el móvil.
Los informes se generan a partir de una misma fuente de información, por lo que consultar los datos de plantilla puede llevar unos minutos en lugar de toda una mañana.
Además, al reducir los intercambios manuales entre sistemas, disminuyen los puntos en los que pueden producirse errores.
Una plataforma integrada permite:
- Centralizar la información de las personas empleadas.
- Evitar la introducción repetida de los mismos datos.
- Conectar los procesos de RR. HH. con la gestión de nóminas.
- Facilitar el autoservicio de empleados y responsables.
- Consultar informes a partir de datos coherentes y actualizados.
- Reducir las tareas manuales y las incidencias relacionadas con las herramientas.
Preguntas frecuentes
¿Qué significa trabajar con sistemas de RR. HH. desconectados?
Significa utilizar distintas herramientas que no comparten información automáticamente. La selección, el onboarding, la formación, la gestión de ausencias y las nóminas pueden estar en plataformas diferentes. Como consecuencia, el departamento de RR. HH. tiene que trasladar información manualmente de un sistema a otro.
¿Qué es un sistema de RR. HH. desconectado?
Es una herramienta de gestión de recursos humanos que funciona de forma independiente y no intercambia datos automáticamente con otras aplicaciones utilizadas por la empresa. Esto puede provocar duplicidades, errores y dificultades para consultar información actualizada.
¿Cuánto tiempo dedican los equipos de RR. HH. a tareas administrativas?
El informe Modernizing HR de Deloitte señala que el personal de RR. HH. puede dedicar hasta un 57 % de su tiempo a tareas administrativas. No todo ese tiempo se debe al uso de herramientas desconectadas, pero la introducción duplicada de datos y la elaboración manual de informes representan una parte del trabajo que podría evitarse.
¿Cuál es la diferencia entre un sistema integrado de gestión de RR. HH. y las integraciones entre programas?
Un sistema integrado de gestión de RR. HH. reúne distintos módulos en una misma plataforma y utiliza un registro común de empleados.
Las integraciones conectan herramientas independientes para que puedan intercambiar información, a menudo mediante transferencias de archivos o conectores específicos.
Las integraciones pueden funcionar correctamente, pero añaden puntos de conexión en los que los datos pueden dejar de estar sincronizados.
¿Implantar una única plataforma significa dejar de utilizar todas las herramientas actuales?
No necesariamente. Muchas organizaciones optan por centralizar primero los procesos principales de RR. HH., nóminas y autoservicio, y después conectan las herramientas especializadas que desean seguir utilizando.
Cezanne ofrece integraciones y una API abierta para facilitar la conexión con otras aplicaciones.
¿Cómo ayuda un sistema integrado de RR. HH. a reducir los errores en las nóminas?
Reduce los intercambios manuales de información, que son uno de los puntos en los que pueden originarse errores.
Cuando las vacaciones, las ausencias y los cambios retributivos se gestionan desde un mismo registro de empleado conectado con nóminas, no es necesario volver a introducir esos datos. Johnsons 1871 consiguió que los errores en las nóminas prácticamente desaparecieran tras implantar esta forma de trabajar.
¿Cuánto se tarda en implantar un sistema integrado de RR. HH.?
Depende del tamaño de la organización, de los módulos que necesite y del estado de sus datos actuales. También influyen el número de herramientas que deben conectarse y la complejidad de los procesos existentes.
¿Es adecuado un sistema integrado de RR. HH. para empresas medianas?
Sí. De hecho, las empresas medianas suelen notar especialmente los problemas derivados de utilizar demasiadas herramientas independientes.
Han superado la etapa de gestionar todo mediante hojas de cálculo, pero no siempre cuentan con grandes equipos de RR. HH. o TI para mantener numerosas aplicaciones.
Cezanne está diseñado para organizaciones de entre 50 y 3.000 empleados.
¿Cómo preparar un caso de negocio para unificar los sistemas de RR. HH.?
El primer paso es calcular cuánto tiempo se pierde en iniciar sesión en distintas herramientas, repetir la introducción de datos y elaborar informes manualmente.
Después, conviene añadir el coste de los errores, el tiempo dedicado por TI a resolver incidencias y las licencias de herramientas que realizan funciones similares.
Las cifras obtenidas a partir de la actividad real del equipo serán mucho más útiles para justificar la inversión ante Finanzas que las promesas generales de ahorro.
