Come…comunicare l’esito di una valutazione al di sotto delle aspettative

I colloqui di valutazione in cui si è costretti a parlare con il dipendente di una performance al di sotto delle attese, sono quelli più temuti dai manager. Risulta decisamente più semplice nascondere il problema sotto il tappeto e sperare che non si ripresenti in futuro. Ma se non comunichiamo apertamente ai nostri collaboratori che cosa e dove stanno sbagliando, non diamo loro la possibilità di migliorare.

E’ importante non solo affrontare la questione, ma anche farlo nel modo giusto. Se non si fa attenzione a come si gestisce il colloquio, il dipendente può uscirne completamente demoralizzato e questo determinare prestazioni che peggiorano ulteriormente. In alcuni casi assistiamo a dipendenti che si mettono in malattia, o nella peggiore delle situazioni sono offesi a tal punto da avanzare una lamentela formale.

Affrontare un colloquio di valutazione di performance negative, è senza dubbio una situazione scomoda, ma ci sono diversi modi per affrontarlo positivamente e raggiungere comunque un buon risultato. Se ci troviamo nella situazione in cui sono stati commessi errori evidenti o non sono state rispettate delle scadenze o non sono stati raggiunti gli obiettivi prefissati, che cosa dobbiamo fare per gestire il colloquio con successo e convincere il dipendente a fare meglio?

Carpe diem

Prima regola. Non indugiare. Se c’è un problema non lasciatelo nel cassetto nell’attesa che arrivi il prossimo giro di valutazione formale. Aggredite subito la questione, altrimenti un problema di minore entità può degenerare in un problema assai più grave. Siate consapevoli del fatto che se si lascia che uno scarso rendimento continui incontrastato, questo può avere un impatto anche all’interno del team. Il clima ne risente, soprattutto se lo scarso rendimento è associato ad assenze dal lavoro o comportamenti inappropriati. I colleghi possono anche utilzzare questi casi come pretesti per iniziare anche loro a “togliere il piede dall’acceleratore” o adottare un atteggiamento disinteressato.

Prepararsi

Non iniziate mai un colloquio impreparati. Pensate ai punti chiave che volete affrontare, quali azioni e quali soluzioni intendete proporre per migliorare la situazione.

Siate pronti con esempi specifici per indicare dove le persone stanno andando male, cosa dovrebbero  fare per rimediare e quale impatto il loro comportamento o scarso rendimento sta avendo sui clienti o sui colleghi. Tuttavia, non siate troppo concentrati su quello che dovete dire, sino al punto di dimenticare di ascoltare. Siate pronti ad affrontare la conversazione con un approccio mentale aperto e ricettivo.

Impostare il tono giusto

Assicuratevi di condurre il colloquio in un luogo con la giusta privacy, dove è possibile fornire le risposte difficili senza il rischio di essere ascoltati. Parlare della propria prestazione lavorativa in un ufficio open space di fronte ai colleghi è ingiusto ed è improbabile che si ottenga un buon risultato. Pensate anche al linguaggio del corpo. Mantenete il contatto visivo e riflettete sulla postura che adottate (evitate braccia incrociate o occhiate severe). Avviate la conversazione in modo cordiale e non conflittuale, ma non tergiversate. Andate dritto al punto e dite alle persone dove stanno andando male e che cosa devono fare per migliorare. Mantenete sempre la calma. Non alzate mai la voce e non reagite mai emotivamente, anche se l’altra persona diventa aggressiva. Non aiuta nessuno una conversazione che si fossilizza su specifiche divergenze di opinioni. La chiave è quella di essere fermi ma leali.

Arrivare al cuore del problema

Assicuratevi di andare a fondo su ciò che sta realmente accadendo alla persona. Le persone generalmente vogliono fare un buon lavoro e ci sono spesso problemi “nascosti” alla base di prestazioni al di sotto delle aspettative. Un dipendente potrebbe avere ad esempio problemi a mantenere il giusto equilibrio tra responsabilità familiari ed il lavoro, o soffrire di una malattia, ed essere indeciso se comunicarlo o meno per paura di essere penalizzato sul lavoro. Allo stesso modo, a qualcuno potrebbe essere stato assegnato un ruolo che richiede competenze che non possiede, e necessita di supporto o formazione per poterlo ricoprire al meglio, o forse è scontento dell’ambiente di lavoro, perché vittima di bullismo o in conflitto con i colleghi del suo team. Assicuratevi di dedicare il giusto tempo ad ascoltare la persona che avete di fronte. Si può terminare il colloquio con una prospettiva completamente diversa e una migliore comprensione di ciò che sta andando male.

Fissare obiettivi di miglioramento chiari

Fissate obiettivi di miglioramento precisi, in modo che ad ognuno risulti chiaro su cosa si deve focalizzare. Coinvolgete le persone per raccogliere idee circa le misure che possono adottare per migliorare. Se le persone si sentono parte del processo sono molto più propense ad  impegnarsi per cambiare e mettere in atto le azioni concordate. Mettete in chiaro che voi siete lì a sostenerli nei loro sforzi per superare qualunque difficoltà che devono affrontare, in modo che possano migliorare il proprio rendimento e, naturalmente, assicuratevi di erogare la formazione o il  supporto che avete promesso. E’ importante avere una qualche forma di scheda ufficiale in cui si sancisce quanto emerso dal colloquio e le azioni concordate. Questo non deve significare compilare moduli interminabili e complicati. I software di gestione delle valutazioni di ultima generazione (come ad esempio il modulo di valutazione del personale di Cezanne) rendono più facile documentare l’esito di tutti i colloqui, e il sistema vi ricorderà le scadenze.

Definire un calendario per follow-up e prossime valutazioni

Definite un calendario preciso di quando sono previste le prossime valutazioni. Potreste anche voler impostare alcuni momenti di follow-up intermedi (ed informali) per monitorare lo stato di avanzamento prima di arrivare ad una revisione complessiva, più formale. Assicuratevi che le persone comprendano che l’azienda desidera che loro abbiano successo, ma anche quali sono le conseguenze se non vi saranno miglioramenti. Le persone hanno bisogno di capire le implicazioni e quali sono i prossimi passi se non rispondono alle attese.

Quindi “in bocca la lupo” per il vostro prossimo colloquio di valutazione, e ricordate che non sono solo i dipendenti con performance al di sotto delle aspettative che hanno bisogno di risposte per migliorare. Anche coloro che stanno lavorando bene hanno bisogno di capire che cosa potrebbero fare per migliorare ancor di più. Una ricerca condotta negli Stati Uniti suggerisce che mentre i “novizi” preferiscono avere feedback che si concentrano sui loro punti di forza, le persone più esperte sono in realtà affamate di feedback sui loro errori e su come migliorare ulteriormente le loro prestazioni.

Quali sono i vostri suggerimenti per affrontare un colloquio di valutazione che ha come oggetto una prestazione al di sotto delle aspettative? Fateci sapere come avete condotto colloqui difficili e quali elementi, sulla base della vostra esperienza, hanno funzionato meglio.

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