La policy sulla gestione delle assenze è adeguata agli obbiettivi aziendali?

Con l’inizio della bella stagione le richieste di ferie e permessi spesso aumentano: chi vuole concedersi un pomeriggio in piscina, chi un weekend lungo al mare. Perciò è necessario per le aziende dotarsi di una policy efficace per gestire le assenze.

Quindi qual è il modo migliore per assicurarsi che gli ingranaggi del business continuino a girare regolarmente durante i picchi di ferie e che i dipendenti rimangano produttivi e motivati?

Rinforza la tua policy assenze

È un buon momento per ricordare ai dipendenti le politiche aziendali in merito alle assenze, e le procedure corrette per formulare richieste di ferie e permessi. Troppo spesso le regole di gestione assenze vengono spiegate alle persone durante la loro introduzione in azienda, e mai più ricordate. Assicurati che la policy aziendale sia scritta in modo chiaro e semplice e che sia sempre accessibile a tutti. Se hai un portale HR inseriscici la policy assenze e tutta la documentazione correlata, così che le persone possano facilmente reperire le informazioni di cui necessitano. Senza dubbio sistemi automatizzati di gestione assenze (come Cezanne OnDemand) rendono più semplice anche per i manager avere una visione completa di quante persone siano assenti, così da essere certi che vi siano sempre risorse necessarie per portare avanti le attività lavorative.

Pianifica in anticipo

how-to-manage-holiday-fairly-bigUna pianificazione lungimirante può aiutarti a ridurre i disagi correlati alle ferie. Ricorda al personale che, se hanno in programma vacanze importanti, come un matrimonio all’estero o festeggiamenti speciali per un compleanno, dovranno fissare le date nel calendario ferie con anticipo. Assicurati che tutti abbiano chiaro che una risposta positiva alle loro richieste di ferie non è scontata, e che, pur facendo del tuo meglio per accontentare i bisogni di ognuno, è necessario che controllino prima di confermare una prenotazione. Cerca inoltre di tenere sott’occhio le date dei principali eventi sportivi nazionali (per esempio nel periodo appena passato, le partite dell’Italia ai mondiali), così da prevedere quando le persone potrebbero assentarsi od essere tentate di prendersi un giorno di riposo. Se appropriato, potresti tentare di procrastinare alcune incombenze oltre le date degli eventi sportivi principali così da consentire ai dipendenti di seguirli sul lavoro; è un ottimo modo per costruire lo spirito di squadra e mostrare che anche i manager hanno un lato umano.

Mostrati imparziale

Accertati di gestire tutte le richieste con imparzialità. Se ci sono richieste in conflitto e troppe persone vogliono prendersi le ferie nello stesso periodo, dovrai attivare una politica di “chi prima arriva meglio alloggia” o delle rotazioni. Assicurati di non favorire un gruppo piuttosto che un altro (anche chi non ha figli potrebbe volere un giorno di permesso nel periodo di chiusura delle scuole), e soprattutto non lasciare mai soli i tuoi dipendenti a discutere tra loro. Piani ferie che saltano possono causare sentimenti poco sani tra colleghi fino a creare forti rotture e divisioni nel team. Rendi chiaro che la decisione finale in merito a chi spettino le ferie dipende da te, e che, per quanto farai tutto il possibile per assecondare le esigenze di tutti, anche le necessità dell’azienda devono essere tenute in considerazione.

Sii risoluto

Assicurati che sia chiaro a tutti i dipendenti che ci saranno conseguenze se trasgrediranno le regole troppo spesso, o se verranno scoperti a prendersi giorni di malattia anche quando stanno benissimo e semplicemente vogliono fare altro. Un sistema di gestione assenze può aiutarti a tenere traccia di problematiche come persistenti malattie brevi (che sospetti non siano vere) o “sindromi del lunedì mattina” (dopo un weekend impegnativo). Rendi evidente a tutti che le loro assenze vengono registrate e che saranno bloccate in qualche modo se raggiungono livelli inaccettabili. Colloqui svolti al rientro al lavoro dopo un lungo periodo di assenza, sono utili per capire cosa stia succedendo realmente; a volte problematiche importanti vengono mascherate come malattie, ed il dipendente potrebbe avere bisogno di supporto pur essendo troppo spaventato per richiederlo. Anche mettere in evidenza alle persone quanto tempo sono state assenti può essere un esercizio utile; spesso non si rendono conto di quanti giorni di assenza abbiano accumulato, e messi di fronte ai fatti potrebbero essere più motivati a rimboccarsi le maniche.

Ragiona con flessibilità

Un approccio flessibile alle richieste di ferie è la chiave per soddisfare tutti riuscendo a non sacrificare le necessità dell’azienda. Puoi considerare di lasciare ai line manager la possibilità di allentare le regole in alcuni casi, per esempio lasciargli decidere quante persone ritengono sia appropriato che si assentino nello stesso momento. Sono nella posizione migliore per valutare cosa funziona e cosa no nel loro team, e sono in grado di prendere decisioni in base alle risorse attualmente richieste. Ferie concentrate nel mese di agosto potrebbero, per esempio, non rivelarsi problematiche se nello stesso periodo anche la produzione rallenta ed un team ridotto può riuscire a coprire i bisogni aziendali. Consentire alle persone di uscire prima/entrare dopo è un’ulteriore opzione che può dare a tutti la possibilità di assecondare i propri impegni, pur assicurando che le attività importanti vengano svolte. Se i dipendenti comprendono che gli stai andando incontro, saranno più felici di fare quel passo in più per assicurarsi che il lavoro non risenta della loro assenza.

Quali misure stai prendendo per gestire le assenze nella tua azienda? Facci sapere quali soluzioni funzionano meglio per te!

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