Pianificare le ferie del proprio team, spesso un incubo per manager e responsabili HR

“Ecco, e anche quest’anno mi tocca andare in ferie la settimana di ferragosto e spendere il doppio; e ho solo una settimana di ferie! E invece Arianna come al solito si fa 20 giorni in giugno, con la scusa dei figli a casa da scuola ed il marito che lavora.”

Quante volte vi sarà capitato di sentire simili lamentele e recriminazioni?

how-to-manage-holiday-fairly-bigSi sa, l’avvicinarsi delle ferie estive, e la loro pianificazione, è uno dei momenti più stressanti dell’anno; la difficoltà per manager o responsabili del personale sta nel conciliare le diverse esigenze dell’azienda e del dipendente, il diritto alle ferie di ogni dipendente con le necessità organizzative di una copertura lavorativa, assicurare continuità alla produzione o alla fornitura di servizi ai clienti.

E chi se ne occupa sa che è un’attività complessa, lunga e spesso costosa per tutta l’organizzazione che ne è inevitabilmente coinvolta.

Di contro una gestione ottimale delle ferie ed assenze dal lavoro può comportare per le aziende significativi benefici economico-finanziari, di produttività e di clima aziendale.

Cosa possono fare i manager per gestire in maniera ottimale le richieste di ferie?

Il punto di partenza è dotare l’azienda di una policy trasparente, assicurandosi che la procedura da seguire per la richiesta ferie sia chiara e compresa da tutti.

Una volta che si sia assicurata l’equità della procedura, si possono evidenziare ai propri dipendenti le esigenze dell’azienda, cercando di creare un clima di cooperazione che semplifichi l’accordo tra tutte le parti: ad esempio evidenziare i periodi dell’anno in cui è preferibile non assentarsi a causa di un incremento dell’attività lavorativa, oppure se ci sono regole su quante persone del team possano essere fuori sede o se vi sono posizioni che non possono assolutamente rimanere scoperte.

A questo punto dovreste essere riusciti a creare un clima di cooperazione che agevoli una pianificazione condivisa, e le richieste di ferie dovrebbero iniziare ad arrivare sulla vostra scrivania: impegnatevi a rispondere più rapidamente possibile alle richieste ricevute, in modo che i vostri collaboratori possano organizzarsi per tempo, prenotare le loro vacanze o, se necessario, riorganizzare i propri piani. Nel caso in cui si debba rifiutare una richiesta, spiegate chiaramente il motivo, evitando così di dare adito a controversie e sospetti favoritismi.

Ma deve essere gestito tutto manualmente?

Certo che no!
Dotarsi di un buon Software HR agevola la gestione di tutte queste pratiche, semplificando la pianificazione e il processo di autorizzazione.
Cezanne OnDemand, con il suo modulo Ferie e Assenze ti consentirà di:

  • Integrare nella gestione tutti i calendari delle festività nazionali, locali e le chiusure aziendali.
  • Assicurarti che le ferie ed i permessi dei dipendenti siano calcolati in modo equo ed accurato.
  • Monitorare costantemente durante l’anno le situazioni più critiche e pianificare opportunamente i piani ferie.
  • Controllare mensilmente maturato e residuo, e costi del personale.
  • Automatizzare le richieste ferie, dando la possibilità ai dipendenti di controllare facilmente il loro bilancio ferie e permessi e di richiedere periodi di assenza online.
  • Condividere un calendario ed un piano di lavoro, soprattutto nei piccoli team, così da sapere chi sarà in vacanza, in formazione o comunque fuori ufficio.
  • Consultare cruscotti grafici e strumenti di ricerca che consentono di esaminare una vasta gamma di indicatori di assenza, dall’assenteismo per malattia, ai trend mensili e settimanali, fino a rilevare i certificati medici mancanti.

Quali difficoltà incontrate nella pianificazione delle ferie in azienda? Come gestite le richieste? Utilizzate già un software HR per la gestione delle ferie?

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