Come condurre una valutazione delle prestazioni efficace

its-official-hr-technology-boosts-performance-bigSe dobbiamo fidarci delle rivelazioni recenti del CIPD la situazione non è particolarmente rosea nella gestione delle performance. In una ricerca condotta su 2500 impiegati, il 30% rivela la sensazione che i processi di valutazione siano iniqui, con solo un 40% che li ritiene invece imparziali. Il 32% ha l’impressione che fare progressi nella propria azienda sia impossibile, con uno su cinque che ritiene il proprio manager incapace di spiegare efficacemente gli obbiettivi e le aspettative reali.

Svolgere le valutazioni nel modo migliore è di vitale importanza per i dipendenti, in particolare in un clima in cui l’economia fatica a riprendersi ed il mercato del lavoro a ripartire; se le persone sentono che i loro talenti non vengono riconosciuti e che non ci sono possibilità di soddisfare le proprie aspirazioni, inizieranno a guardarsi attorno in cerca di ambienti più stimolanti.

Quindi cosa possono fare le aziende per rendere la gestione delle performance un processo più positivo e efficace?

Rendi il processo chiaro e coerente

Troppo spesso, i processi di valutazione delle performance non vengono comunicati chiaramente e messi in atto con coerenza. Quasi nessuno sa quando si svolgono le valutazioni, con che frequenza e quali risultati aspettarsi. Le pratiche possono variare notevolmente da un dipartimento all’altro, con alcuni manager che considerano prioritaria la valutazione delle prestazioni, altri che la vivono come un’irritante distrazione.

Se i processi non sono chiari e le persone hanno l’impressione di ricevere trattamenti differenti dai loro pari, penseranno che le valutazioni siano ingiuste. Software HR con la gestione delle valutazioni integrata, possono fare molto per agevolare l’ottimizzazione dei processi ed assicurare coerenza: i manager ricevono un alert quando è tempo di valutazioni ed hanno a disposizione uno spazio centralizzato in cui registrare ciò che è stato discusso ed accordato.

Sii preparato

Quante volte sarai stato coinvolto in una valutazione in cui risultava evidente che il responsabile non si era preparato in anticipo e vedeva la scheda di valutazione per la prima volta durante il colloquio? La giusta preparazione, da entrambi i lati, è la chiave per una conversazione efficace. I manager devono riflettere su quali siano i risultati che desiderano raggiungere e di quali sviluppi desiderati sia necessario discutere. Le persone devono arrivare all’incontro preparate a parlare delle proprie aspirazioni, di quale parte del loro lavoro vorrebbero sviluppare e in che direzione vorrebbero far andare la loro carriera. Senza questo tipo di preparazione, le valutazioni diventano un quiz al termine del quale tutti si sentono insoddisfatti e nulla cambia.

Tieni a mente che si tratta di una conversazione a due

I colloqui di valutazione dovrebbero essere dialoghi e non diatribe. Assicurati che i tuoi manager non siano bloccati nella convinzione che un momento di valutazione sia un’occasione per dire ai dipendenti cosa non va. Se vogliamo che i dipendenti lascino il colloquio motivati ed arricchiti di nuove energie, è necessario creare una conversazione aperta ed onesta in merito a ciò che sta funzionando bene, e ciò che invece dovrebbe cambiare. Ricorda anche che queste conversazioni in merito alle performance non devono avvenire sporadicamente, solo una volta l’anno.  Assicurati di affiancare alle valutazioni formali, dialoghi informali più regolari così che tutti sappiano come stanno andando e come dovrebbero aggiustare le proprie priorità per assecondare i cambiamenti del business.

Metti in atto quanto condiviso

Accertati che ogni azione o sviluppo stabiliti durante una valutazione vengano poi messi in atto. Non c’è nulla di più demotivante per un dipendente del prendere in mano la scheda di valutazione dell’anno precedente e riscontrare che il corso di formazione o la promozione promessi non sono ancora divenuti realtà. La fiducia si sgretolerebbe e si sentirebbero come se gli incoraggiamenti dati loro in merito ad uno sviluppo di carriera fossero parole al vento.

Software di gestione delle performance possono aiutare nell’assicurarti che ciò che è stato condiviso si realizzi, mettendoti a disposizione uno spazio centralizzato dove registrare le informazioni e renderle accessibili sia a manager che ad impiegati, riducendo le probabilità che ciò che è stato deciso venga dimenticato.

Non nascondere le situazioni più difficoltose sotto il tappeto

Tutti preferirebbero colloqui di valutazione focalizzati solo sugli aspetti positivi della prestazione lavorativa, ma se risulta qualche problema che ha effetti negativi sul rendimento di qualcuno non lo si può ignorare sperando che si risolva da solo. A nessuno fa piacere sostenere una conversazione difficile, ma è importante contrastare il problema senza ritardare. Sii diretto sulle tue preoccupazioni e dà ad ognuno l’opportunità di dare la sua versione dei fatti. A volte ciò che sembra essere un problema di performance si rivela un problema personale od una diatriba con un collega prepotente per esempio. Invita gli individui coinvolti a trovare una soluzione, sarà molto più semplice farli sentire partecipi di un piano di azione condiviso se sono stati parte della sua definizione. Se il problema persiste o i dipendenti rifiutano i feedback ricevuti, è assolutamente fondamentale che i manager riportino i colloqui, le attività concordate e le proprie preoccupazioni alle risorse umane od ai senior manager.

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