Sono sempre più numerose le aziende che si impegnano per implementare forme di lavoro più elastiche, allentando i vincoli di orari e sede. Questa svolta è resa possibile ad oggi grazie allo sviluppo di tecnologie che consentono a chiunque di essere sempre in contatto, tramite pc, tablet o smartphone, da qualunque luogo ed in qualunque momento, creando terreno fertile per un’impostazione del lavoro più elastica, necessariamente accompagnata da un cambiamento di mentalità di dipendenti, manager e responsabili HR.
Con tale modalità organizzativa, cambia l’approccio al lavoro: al lavoratore viene lasciata ampia autonomia in merito al luogo ed ai tempi di svolgimento della prestazione lavorativa, purché rispetti le scadenze previste, rivelandosi anche un potente incentivo al raggiungimento dei risultati.
Purtroppo però sappiamo bene che simili cambiamenti di prospettiva richiedono tempo, che le resistenze sono forti e le abitudini difficili da scardinare. Ragione per cui lo smart working fatica a radicarsi, a causa della rigidità della relativa disciplina e di una mentalità lavorativa ancora legata alla timbratura del cartellino.
Va riconosciuto che qualcosa si muove, e diverse società nel panorama italiano hanno avviato o stanno per implementare progetti di smart working, consapevoli dei vantaggi che ad esso si associano, per l’azienda e per il dipendente: a quest’ultimo viene lasciato maggiore margine nella determinazione delle modalità di espletamento della propria prestazione lavorativa con il vincolo, tuttavia, di raggiungere determinati obiettivi; diventa in questo modo più semplice conciliare le esigenze lavorative con i bisogni della vita privata.
Dal lato azienda, l’adozione di modelli organizzativi caratterizzati da flessibilità e autonomia nella scelta di spazi, orari e strumenti, può essere veramente una chiave di volta per recuperare competitività, con un auspicabile incremento della soddisfazione e della produttività della forza lavoro.
Nel valutare il passaggio allo smart working vi sono però dei potenziali ostacoli che vanno tenuti in considerazione: da una parte, numerose ricerche dimostrano che chi lavora fuori dell’azienda è mediamente più produttivo dei dipendenti che sono in ufficio, si assenta meno ed è più soddisfatto, riducendo così le possibilità che decida di lasciare l’azienda. Dall’altra, però, nonostante i comprovati benefici, vi è il rischio di esclusione dalle dinamiche aziendali, di un calo di produttività e la riduzione delle sue possibilità di carriera.
Quali sono i punti chiave da tenere a mente nel passaggio ad un’impostazione del lavoro più flessibile?
- Le persone al centro: è necessaria un’attenta analisi e comprensione delle esigenze individuali di ogni dipendente; tutti i membri del team aziendale devono essere coinvolti nel percorso di cambiamento culturale dell’azienda, così da comprendere come conciliare al meglio produttività e soddisfazione del personale.
- Change management: per gestire e avviare il percorso di cambiamento dei modelli di lavoro è necessario prevedere dei momenti di formazione che coinvolgano manager e responsabili HR, che spesso sono ancora legati a stili di leadership basati su regole e controllo dei propri collaboratori.
- Coinvolgimento: tutti i settori dell’azienda devono essere coinvolti nella riprogettazione dei modelli di lavoro, dalla dirigenza, all’ICT, dall’HR, alle Line of Business, per determinare percorso e tempistiche di slittamento verso le modalità di smart working più adeguate.
- Risultati in evidenza: i benefici ottenuti con lo smart working vanno costantemente monitorati e diffusi all’interno dell’organizzazione e verso il top management. In questo modo si ottiene il coinvolgimento necessario che permette di attivare un cambiamento culturale e comportamentale a tutti i livelli e, allo stesso tempo, di attivare un miglioramento continuo su questi aspetti.
- Fornitura di strumenti informatici adeguati, innovativi ed adattabili: gli strumenti devono essere a servizio delle persone ed integrarsi nelle attività lavorative quotidiane. Non è sufficiente dotare i dipendenti di un pc portatile o di un telefono aziendale, ma bisogna creare le condizioni ideali perché possano essere sempre in contatto facilmente con gli altri membri del team, con cui possano condividere senza difficoltà idee, documenti e file.
I moderni software di Gestione Risorse Umane sono dotati di diverse funzionalità che agevolano la comunicazione aziendale, svincolando ciascun individuo dalla presenza fisica in sede.
Portali HR e Gruppi Social offrono a ciascun dipendente uno spazio interattivo per comunicare, condividere informazioni e consentire a tutti di lavorare insieme in modo più efficiente e collaborativo. Manuali organizzativi, politiche aziendali o moduli standard di uso interno, possono essere caricati in un’area sicura del portale HR così che tutti siano informati e sappiano dove reperire le informazioni più aggiornate. Lo stesso spazio consente di aggiungere link a siti esterni d’interesse per i collaboratori, creare delle pagine web, pubblicare annunci e news e raccogliere feedback e suggerimenti.
Un’altra funzionalità senza dubbio interessante in un’ottica di Smart Working sono i Gruppi di Lavoro: si tratta di una piattaforma sicura dove, per contesti tematici, i collaboratori possono scambiarsi informazioni e documenti, interagendo in modo intuitivo e collaborando con persone diverse in tempo reale. Il risultato è un miglioramento tangibile del valore dell’informazione e della produttività di chi la utilizza.
Ogni dipendente può inoltre usufruire di un’area Self Service, accessibile in qualsiasi momento e da qualsiasi dispositivo, per visualizzare ed eventualmente modificare online i propri dati, richiedere ferie e permessi, gestire il proprio foglio presenze e ricevere le relative autorizzazioni dai responsabili, inviare un certificato di malattia oppure consultare il proprio cedolino.
E voi, state avviando progetti di Smart Working all’interno della vostra azienda? Di quali strumenti vi avvalete?
