Meeting su Skype con un contatto in Brasile, riunione per un progetto online con il team marketing in UK, preparazione comunicazione mensile con la sede spagnola… sono solo alcune delle attività portate avanti da remoto questa settimana con i colleghi sparsi per il mondo. In qualunque settore lavoriate e qualunque sia la dimensione della vostra azienda, è sempre più probabile che abbiate a che fare con sedi estere e che la vostra impresa lavori su basi internazionali.
Fermatevi un attimo a pensare: quanto si sono semplificate le comunicazioni a distanza grazie allo sviluppo costante delle tecnologie? I limiti ed i confini sono più facilmente valicabili, è possibile “incontrarsi” virtualmente riducendo i costi di viaggi e trasferte. Non c’è dubbio però che gestire una forza lavoro globale in modo efficiente rimane un compito sfidante: vi sono differenze culturali, incomprensioni dettate dal non essersi mai incontrati ed altri ostacoli che in un team presente fisicamente nello stesso luogo non si sviluppano. È vitale mantenere sempre aperte le linee di comunicazione e tenere alti motivazione ed entusiasmo. Le ultime generazioni di Software per la Gestione HR possono supportarti in questo difficile compito: spesso hanno al loro interno Portali Social HR integrati che agevolano il networking tra team, una collaborazione efficace e la sensazione di essere parte di una “famiglia” internazionale.
Quindi, se lavori in un’impresa internazionale o state pianificando un’espansione, in che modo puoi utilizzare al meglio questi sistemi per far sentire le persone coinvolte e motivate?
Le persone hanno un volto
Attribuire un volto alle persone con cui hai solitamente a che fare solo in modo virtuale, può essere di grande aiuto per costruire relazioni interne più solide ed un senso di comunità. Software come Cezanne HR includono organigrammi aziendali che rendono più semplice per i dipendenti capire come si strutturino i differenti dipartimenti e dove individuare le persone di riferimento per un determinato progetto. Si tratta di un buon metodo per incoraggiare non solo il lavoro globale, ma anche il contatto tra diversi team ed aree funzionali e per trovare senza fatica i contatti e le informazioni necessari.
Condivisione delle notizie
I portali social on-line diventano l’equivalente a distanza delle conversazioni che si svolgono all’interno dello stesso ufficio, di fronte alla macchinetta del caffè. Incoraggia i dipendenti ad utilizzarli per condividere notizie e novità, per esempio un nuovo contratto chiuso, i progressi su un progetto importante e qualunque tipo di informazione utile. Le persone devono però sentirsi libere di esprimersi senza temere giudizi o ripercussioni; metti quindi in chiaro che questa tipologia di partecipazione è incoraggiata ed apprezzata.
Pensiero globale, azione locale
È fondamentale assicurarsi che il sistema in uso sia ugualmente accessibile per voi, come per i colleghi in Brasile, USA, Singapore, od in qualunque altra parte del mondo. Il software scelto è multilingua e multivaluta? Supporta differenti calendari locali e piani ferie? Terminologie e frasi possono essere adattate?
Creazione di collaborazione
I portali social interni sono un ottimo strumento per supportare modalità di lavoro collaborative e stimolare l’innovazione: abbattono le barriere fisiche consentendo di creare project team virtuali tra persone in sedi differenti. Incoraggia i dipendenti a condividere idee ed incentiva nuove modalità di lavoro, mettendo in contatto persone che non per forza lavorano congiuntamente, ma che in questo modo possono ricevere nuovi stimoli ed idee.
Divertimento
Non tutto gira attorno al lavoro: puoi utilizzare il portale HR per aiutare le persone a costruire relazioni, anche nei casi in cui è difficile riunire tutti in un’unica sede per un meeting aziendale. Perché non organizzare pause-caffè virtuali durante le quali parlare del più e del meno ed approfondire la conoscenza reciproca? Potrai anche utilizzarlo per celebrare compleanni, promozioni ed eventi speciali, o per lanciare una competizione interna. Dimostra creatività tu per primo e la stimolerai anche nei tuoi collaboratori.
Compiti della settimana: organizza un meeting virtuale per far conoscere più approfonditamente tutti i membri del team.
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