Il 2016 è l’anno dei ponti, le HR tremano!

Il 2016 è l’anno dei ponti; tante le festività che cadono a ridosso dei weekend consentendo di prolungare il fine settimana di uno o due giorni.

Vediamole tutte:

– 1 gennaio, Capodanno: venerdì.

– 6 gennaio, Epifania: mercoledì.

 28 marzo, lunedì dell’Angelo (Pasquetta).

– 25 aprile, festa della Liberazione: lunedì.

– 1 maggio, festa dei lavoratori: domenica

– 2 giugno, festa della Repubblica: giovedì.

– 15 agosto, ferragosto: lunedì.

– 1 novembre, giorno di Tutti i Santi: martedì.

– 8 dicembre, giorno dell’Immacolata: giovedì.

 25 dicembre, Natale: domenica.

 26 dicembre, Santo Stefano: lunedì.

Una gioia per tutti i dipendenti che già staranno pianificando gite fuori porta, giornate di relax, piccole vacanze.

Panico tra i manager che dovranno assicurare il mantenimento dei livelli di produttività, e negli uffici Risorse Umane che invece dovranno gestire tutte le richieste di ferie e permessi che riceveranno. Sicuramente quasi tutti vorranno approfittare dei ponti e quindi le richieste si accumuleranno proprio in quei giorni, tra collaboratori organizzati che pianificano con largo anticipo ed altri più distratti che solo all’ultimo richiederanno le ferie. Sarebbe bello poter dire “Chi tardi arriva male alloggia” e quindi concedere le ferie a chi le avrà programmate per tempo, ma il lavoro del HR è un lavoro di precisione e nessuna attività risulterà così semplice. È fondamentale evitare il sospetto di favoritismi e l’insorgere di malcontento e tensione tra colleghi.

Se ti occupi di Risorse Umane ed in particolare devi gestire la pianificazione di ferie ed assenze, non sentirti solo!

Esistono strategie e strumenti che possono aiutarti:

  • Policy chiare

Non potrai organizzare al meglio le assenze del personale se prima non avrai pensato una policy a riguardo chiara ed efficiente: quale è l’orario di lavoro della tua azienda? Prevede l’home working? I giorni festivi siete aperti? Vi sono sistemi di rilevazione presenze o i dipendenti sono tenuti a compilare il loro foglio presenze? Quali sono le modalità di richiesta di ferie e permessi? Con quanto anticipo vanno richiesti?

Solo dopo che avrai chiarito tutti questi aspetti in modo univoco potrai sperare di evitare problematiche e conflitti.

  • Comunicazione priva di equivoci

Una volta che avrai definito una policy, è necessario utilizzare tutti gli strumenti a tua disposizione per diffonderla all’interno dell’azienda. Tutti i tuoi collaboratori devono essere al corrente delle regole stabilite e devono sapere dove andare a consultarle se dovessero avere dubbi o perplessità. Se hai una policy perfetta ed efficiente, ma nessuno la conosce è inutile. Per questo è bene durante la formazione dei nuovi assunti dedicare un po’ di tempo a questi aspetti, anche per aiutarli a sentire fin da subito di essere parte di un team ed evitare lo smarrimento dei primi giorni. Hai un Portale HR? Un archivio digitale? Inserisci al suo interno la policy aziendale in modo che i dipendenti possano andare a leggerla in autonomia: in questo modo ridurrai la percentuale di richieste mal formulate od inviate attraverso i canali sbagliati e di conseguenza, anche la mole di lavoro che ricade sul team HR.

  • Pianificazione

Imprevisti e cambi di programma sono sempre dietro l’angolo, ma in linea di principio è bene che tutta la squadra organizzi le proprie assenze con il maggiore anticipo possibile, in modo da pianificare il calendario ferie di ciascuno senza lasciare attività scoperte. Un altro vantaggio dato da una pianificazione oculata è che consentirà di studiare la strategia migliore per soddisfare le esigenze di tutti: magari un dipendente aveva deciso di assentarsi in quel periodo senza una ragione precisa e può facilmente cambiare le date in favore di un altro che invece ha scelto quei giorni per ragioni valide. Prenderti il giusto tempo per gestire questi aspetti ti consentirà di rimanere con l’organico ridotto dei periodi in cui è accettabile (per esempio, natale, agosto…) e non quando rischia di implicare un calo di produttività.

A questo punto dovresti avere tutti gli strumenti per assicurarti di affrontare il 2016 (e tutti i ponti!) nel migliore dei modi possibile, senza influssi negativi su coesione del team, stress delle HR  e produttività dell’azienda.

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