GDPR: costruire una cultura di responsabilità

Con l’entrata in vigore del GDPR, tutte le organizzazioni si apprestano a mettere in piedi policy, processi e tecnologie che li aiutino a gestire i loro dati e assicurino il rispetto della nuova regolamentazione.

Ma come qualunque professionista delle Risorse Umane sa bene, avere delle regole non significa che le persone le rispetteranno, anche se le conseguenze sono state perfettamente chiarite.

Deloitte ha prodotto un report in cui esamina che cosa spinga le persone a prendersi la responsabilità di fare la cosa giusta, che si tratti di rispettare un regolamento vigente o, banalmente, di svolgere il proprio lavoro in modo etico ed appropriato.

Relazioni solide, chiarezza di ruolo e percezione che l’azienda dia valore all’operato di ciascuno, risultano tra i fattori principali che influenzano il comportamento dei dipendenti. Ma il mondo digitale in cui siamo immersi rende sempre più complesso generare quel necessario senso di responsabilità personale.

L’avvento del lavoro da remoto e dei team virtuali, legato agli effetti della globalizzazione e di mercati sempre più dinamici, hanno portato un disfacimento dei legami lavorativi forti che una volta caratterizzavano l’ambiente di lavoro ed aiutavano i dipendenti a comprendere come funzionassero le cose; le persone sono spesso confuse in merito a chi siano i loro responsabili, quali siano i confini, sempre più mutevoli, del loro ruolo in azienda, e come il lavoro individuale si inserisca nel quadro generale. Anche l’eccesso di informazioni può diventare un problema: con un flusso comunicativo costante, può risultare difficile identificare cosa sia importante e cosa si applica a ciascuno.

Quindi, in un mondo del lavoro confuso e che cambia velocemente, alla luce dell’esigenza di rispettare norme e policy, cosa può fare chi si occupa di risorse umane per creare un ambiente in cui ciascuno si assuma la responsabilità delle proprie azioni?

Imposta il tono dall’alto

Il report di Deloitte “Come i leader possono creare una cultura della responsabilità nella digital age”, enfatizza l’importanza della reciprocità nelle relazioni aziendali. La ricerca ha mostrato per esempio che i dipendenti che si sentono legati all’azienda e percepiscono di essere trattati bene, sono più propensi a sottostare alle regole ed agire responsabilmente. Al contrario, coloro che hanno la percezione che alla leadership non interessi di tutti i membri dell’azienda, mancheranno di motivazione ed inizieranno ad avere un atteggiamento dannoso. Se un’impresa vuole che i propri collaboratori mostrino coinvolgimento e facciano la cosa giusta, il messaggio che viene dato valore a ciascun collaboratore, deve passare senza fraintendimenti.

3 cose da provare

• Meeting aziendali: fai in modo che il management abbia occasioni regolari per rinforzare i messaggi chiave di fronte a tutta l’azienda.
• “Pranzo con il capo”: devono essere occasioni informali, in cui ciascun dipendente sa che ppotrà pranzare faccia a faccia con il proprio manager e conforntarsi con lui.
• Campagne di comunicazione: utilizza il portale HR o le newsletter interne per condividere news, consigli, buone pratiche…

Chiarisci le responsabilità

In un mercato che cambia rapidamente, i dipendenti vedono il loro ruolo cambiare continuamente: vengono formati nuovi team, le linee di riporto cambiano e le priorità di ieri sembrano già vecchie. Non sorprende quindi che manchi chiarezza sugli obiettivi e le responsabilità di ognuno. Nel caso del GDPR, chi si occupa di dati deve avere la formazione appropriata e conoscere esattamente quale sia la regolamentazione cui sottostare e le responsabilità del proprio ruolo.

3 cose da provare

• Rendi esplicite le responsabilità di ognuno ed assicrati che il rispetto del GDPR sia una priorità per tutte le persone coinvolte.
• Assicurati che il management riceva feedback regolari sulle attività aziendali.
• Organizza delle riunioni in cui il team HR possa spiegare a tutti i dipendenti come vengono gestiti i loro dati, perchè il GDPR li riguarda e perchè è importante per l’azienda.

Costruisci relazioni solide

Le relazioni collaborative giocano un ruolo fondamentale nel creare un ambiente in cui le persone sentano l’importanza delle responsabilità individuali. Se i dipendenti vedono che colleghi di cui hanno rispetto, osservano le regole, saranno incentivati ad osservarle loro stessi. La ricerca di Deloitte tuttavia, ha mostrato come, in un ambiente digitalizzato, le barriere sociali che spingono le regole a seguire regole tacite, spesso vengono abbattute. Siamo più connessi che mai grazie alla tecnologia, ma sempre meno connessi alle persone nell’ambiente reale. I manager devono aiutare le persone a costruire un network di relazioni forti all’interno e tra i team; se le persone si sentono legate, sono più motivate ad investire le proprie energie in una direzione positiva.

3 cose da provare

• Fai partire progetti che incoraggino i dipendenti a lavorare insieme in modo collaborativo. Per esempio puoi organizzare dei focus group per comprendere come prepararvi al GDPR.
• Incoraggia la creazione di gruppi basati su interessi condivisi (es: passeggiata in pausa pranzo, corso di forografia…).
• Usa i portali social interni per aiutare le persone a connettersi e collaborare.

Trasforma i comportamenti corretti in modelli

I Line manager sono fondamentali per assicurare che le nuove regole in materia di protezione dei dati vengano rispettate. Per questo le HR devono assicurarsi che i gruppi di persone in grado di avere un’influenza sugli altri membri dell’azienda, prendano sul serio la nuova regolamentazione e diventino un modello di comportamento corretto. Se il team vede i propri manager essere lassisti in merito alle regole, saranno spinti a comportarsi come loro, mettendo a rischio la legalità di tutta l’organizzazione. I line manager devono quindi avere ben chiaro come il nuovo regolamento influenzi nel quotidiano la vita aziendale. in modo da mettere in atto ogni cambiamento necessario ed assicurarsi che le persone comprendano l’importanza della conformità normativa.

3 cose da provare

• “Se ti accorgi che non funziona, sistemalo!” Fai in modo che questo diventi il motto di tutta l’azienda, così da stimolare tuttia far notare prassi e comportamenti da modificare.
• Prepara una presentazione chiara del GDPR che i manager possano utilizzare per spiegare le novità ai team, così che la mancanza di conoscenza non possa essere utilizzata come scusa.
• Assiocurati che obbiettivi e valutazioni delle performance stimolino tutti a diventare un esempio per i colleghi.

Semplifica

Tutti devono avere a portata di mano informazioni chiare su cosa implichi la nuova regolamentazione e su come cambierà le modalità operative quando entrerà in vigore in aprile. Sistemi Cloud che rispettano le indicazioni date dal GDPR, come Cezanne HR, non solo aiutano le aziende ad affrontare gli aspetti principali, come fornire un accesso sicuro ai dati HR, ma allocano uno spazio sicuro in cui i dipendenti possono avere accesso facilmente a informazioni e policy e dimostrare tramite firma digitale di aver preso visione dei documenti relativi. Inoltre il sistema offre alle HR una piattaforma sicura attraverso cui comunicare informazioni ed aggiornamenti e tenere traccia della formazione a riguardo. Se le informazioni sono a portata di mano, si riducono frustrazione eperdite di tempo ed i dipendenti sono incentivati a seguire le procedure.

3 cose da provare

• Assicurati che le informazioni sul GDPR siano facilmente accessibili sul vostro sistema HR.
• Organizza delle sessioni di training e pubblicizzale attraverso il portale HR.
• Scopri come Cezanne HR rispetta la normativa del GDPR: