Come ottenere il massimo dal tuo software HR

Parlando con chi utilizza ormai da anni un software HR in azienda, emerge un trend: “Abbiamo comprato un sistema ottimo, ma non l’abbiamo mai sfruttato al pieno del suo potenziale.”

Perchè, dopo la prima fase di implementazione, ci troviamo ad utilizzare solo una parte di ciò che abbiamo acquistato?

Di solito le ragioni vanno ricercate in una o più delle problematiche seguenti:

  • Mancanza di tempo – le incombenze quotidiane si rivelano un ostacolo nel trovare il tempo da dedicare ad un uso consistente del sistema HR
  • Progetto oneroso – una volta completata l’implementazione iniziale, risorse e budget spesso sono risicati e le energie si spostano su priorità differenti.
  • Limiti tecnologici – i sistemi di vecchia generazione spesso richiedono ulteriori investimenti di tempo e denaro solo per essere mantenuti, rendendo difficile l’attivazione di nuove funzionalità che coprano i bisogni emergenti. Ciò significa dover richiedere l’allocazione di ulteriore budget, spesso difficile da ottenere. Inoltre piattaforme sviluppate con tecnologie obsolete mancano della flessibilità data dai più moderni software sviluppati in tecnologia SaaS che evolvono più facilmente ed a costi ridotti.
  • Mancanza di visione ed innovazione – la mancanza di pensiero innovativo e di visione strategica in merito a ciò che ci aspettiamo dalla tecnologia HR sono un limite per il valore aggiunto che questa potrebbe apportare. I software risorse umane nel Cloud sono molto più versatili e potenti dei vecchi sistemi in-house, evidenziando come l’unico limite per ottenerne il massimo sia la nostra abilità di riconoscerne il valore potenziale. Non sempre chi si occupa di risorse umane riesce a sviluppare il proprio pensiero creativo ed individuare nuove modalità lavorative, soffocato come è  dal day-to-day amministrativo. Ma l’innovazione ha bisogno per fiorire di una visione chiara di dove si voglia arrivare, per saper scegliere i canali corretti per raggiungere l’obiettivo. È necessario comprendere che il software HR scelto deve poter diventare il cuore pulsante di tutte le informazioni gestite dalle risorse umane, non solo un database di archiviazione. La tecnologia scelta deve diventare il tuo assistente HR, totalmente integrata ed a sostegno di ogni attività del dipartimento e di tutto il personale aziendale.

Ma vediamo cosa significa più nel dettaglio applicare visione ed innovazione all’utilizzo delle tecnologie HR

Sfida le modalità di pensiero tradizionali in merito ai processi HR

La tecnologia ti offre la possibilità di ripensare i processi e le procedure HR dell’azienda. Vediamo un esempio.

Quante volte abbiamo sentito dire “Devi chiamare il tuo manager prima delle 9 del mattino per informarlo di un’assenza”. Questo tipo di approccio è obsoleto per due ragioni principali; prima di tutto, si rifà ad un’esigenza ormai superata, legata all’epoca in cui non esistevano cellulari od email e quindi per qualunque comunicazione eri obbligato ad utilizzare il telefono fisso. Allora aveva senso, ma ora, con tutte le tecnologie a disposizione, è ancora il metodo migliore?

In più, qualunque sia la policy in vigore, è vero che SMS, mail e whatsapp risultano comunque i mezzi più utilizzati per comunicare un’assenza.

Ma vediamo la seconda ragione: la nostra percezione della natura umana ci fa pensare che costringere qualcuno ad alzare il telefono possa spingerlo a venire comunque a lavoro, mentre se semplificassimo la comunicazione delle assenze queste aumenterebbero a vista d’occhio.

Proviamo a sospendere un attimo il nostro giudizio morale: perchè un dipendente non deve poter comunicare una malattia al proprio manager tramite app?

Pensa ai benefici:

  • per il line manager che impegnato tra diverse attività, si deve bloccare per rispondere al telefono, ed appuntarsi l’assenza.
  • chiamate, sms, whatsapp o email possono facilmente venire dimenticate, con tutte le conseguenze del caso (mancata copertura dell’assenza, reportistica sballata…).
  • avere un sistema in cui sono archiviati tutti i dati sulle assenze, ti permette di analizzarle e comprendere se vi siano delle situazioni preoccupanti su cui intervenire.
  • utilizzare un app o un software di gestione assenze consente di impostare un workflow affinchè la richiesta arrivi a tutte le persone interessate contemporaneamente e sappiamo quanto sia importante una comunicazione rapida per potersi riorganizzare senza intoppi.

Si tratta solo di uno dei tanti esempi di cosa significhi modificare le modalità di lavoro tradizionali sfruttando il potenziale di un moderno software HR.

Liberati della carta

Sappiamo tutti che è bene ridurre l’utilizzo della carta: fa bene all’ambiente, è più efficiente, riduce i costi di archiviazione… Ma sappiamo che è difficili rinunciarvi. Spesso, anche quando utilizziamo documenti elettronici, ci troviamo poi a stamparli per archiviarli, perchè?

Con i moderni sistemi di backup, non dobbiamo cadere nella trappola del timore della perdita di dati, anzi, i documenti online sono sicuramente più al sicuro di quelli cartacei.

Sfrutta i vantaggi delle moderne tecnologie di comunicazione

Quando ho cominciato a lavorare nelle risorse umane, ero in un’azienda in cui c’erano 5 persone dedicate alle HR; si utilizzavano ancora le macchine da scrivere ed ogni comunicazione avveniva per lettera. Poi le tecnologie si sono evolute, è arrivata Microsoft con Word e poi internet, ma le HR di quell’azienda continuavano a stampare ed inviare lettere. Ma sempre più app e cellulare sono il mezzo di comunicazione preferito, ed anche i tuoi collaboratori probabilmente preferiscono utilizzare questi mezzi. Per questo non puoi ignorarli, ma devi invece sfruttarli a tuo vantaggio, per avere dati più accurati e personale più coinvolto.

Molti software HR oggi hanno al loro interno una parte dedicata a gestione e preparazione di documenti e lettere, con la possibilità di invio virtuale a tutti i destinatari e firma digitale. È subito chiaro come questo consenta di risparmiare tempo e non smarrire documenti importanti, oltre ad una maggiore compliant amministrativa.

Utilizza il self-service

Quante volte ci troviamo di fronte a dati duplicati perchè ogni dipartimento dell’azienda li gestisce secondo modalità differenti? E quanto è difficile per le HR verificare che ogni manager gestisca i dati dei dipendenti in compliance alla normativa sulla privacy (GDPR in primis)? Un singolo database per gestire i dati dei dipendenti è l’opzione migliore, aprendo alla possibilità di una gestione collaborativa tra manager ed HR, riducendo le duplicazioni ed i rischi di data compliance breach.

Coinvolgere tutto lo staff nell’utilizzo del sistema, non solo i manager, ma tutti i dipendenti, porta innumerevoli vantaggi. Tutti i documenti possono essere generati, spediti ed archiviati sul sistema, l’inserimento dati è più snello, gli errori si riducono e la verifica da parte di tutti gli interessati è più immediata.

Il self-service non deve spaventare: aprire l’accesso ai dati ne migliora l’accuratezza perchè ciascuno può essere responsabile di aggiornare le informazioni che lo riguardano. E per tutti coloro che temono che così i dati siano accessibili anche a chi non ne ha l’autorizzazione, pensate ai rischi che si corrono dimenticando fogli in giro, rispetto a conservarli su un software il cui accesso è legato ad un account che effettua il log-out dopo alcuni minuti di inattività.

Usa la tecnologia per l’HR compliance

Anche le attività noiose purtroppo a volte sono importanti. Ma c’è un beneficio enorme nel digitalizzare i documenti HR, ed è la maggiore facilità di controllo sul rispetto delle normative per la privacy. Per esempio come so con certezza che ogni contratto abbia allegati tutti i documenti necessari se li conservo tutti in un armadio? La tecnologia fornisce invece un monitoraggio costante e la certezza legale che ciò che pensiano di aver legato ad un file, sia realmente allegato ad esso.

Soprattutto con l’entrata in vigore del GDPR e le sanzioni previste per chi non lo rispetti, è fondamentale che nessun dettaglio passi inosservato.

La tecnologia per coinvolgere i neoassunti

Una persona appena arriva in azienda, vive per forza qualche primo giorno di spaesamento, ma accade a volte che questo disagio iniziale si trasformi in un malessere più forte che spinge a rinunciare al nuovo lavoro ancor prima di iniziare seriamente. Dedichiamo tantissimo tempo alla scelta del candidato giusto, per poi abbandonarlo già nei primi giorni in azienda. Come li farà sentire? Quanto è alto il rischio di perderli, rendendo nullo tutto l’investimento fatto per la selezione?

Le tecnologie per l’onboarding hanno un ruolo cruciale nella costruzione del coinvolgimento; video, informazioni, news, policy possono essere fatte arrivare direttamente al nuovo assunto tramite il portale online del software HR, cui può accedere anche dal suo cellulare.

Questo articolo è una libera traduzione di un intervento di Denis Mike Kealey sul nostro blog inglese. Mike Kealey è il fondatore della Keakey HR, specializzata nella consulenza per le risorse umane e nell'outsourcing di servizi HR quali:  raccolta e gestione dati dei dipendenti, interfaccia con le paghe, stesura policy... La sua presenza nel mondo HR dal 1984 lo rende uno dei più qualificati per parlare di tecnologie per le risorse umane e noi siamo molto felici che abbia scelto Cezanne HR per sostenere i servizi della sua azienda.

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