Software HR: ottenere il massimo dalle funzionalità self-service

Le funzionalità self-service per i dipendenti sono un elemento chiave, ed uno dei benefit maggiori, di un sistema per la gestione HR. Mettono fine alle telefonate continue al dipartimento risorse umane per conoscere il proprio residuo ferie, per chiedere come fare a comunicare una malattia e riducono tutte le incombenze amministrative legate all’aggiornamento dei dati o delle informazioni di contatto.

I collaboratori di un’azienda, soprattutto i millenials, si aspettano di avere la possibilità di gestire in autonomia i propri dati personali: sono abituati ad avere accesso a tutto ciò che li riguarda, dall’assicurazione della macchina al conto in banca, tramite il loro tablet o smartphone, ragione per cui si aspettano lo stesso grado di accessibilità anche nel contesto lavorativo.

Naturalmente, le funzionalità self-service di un software HR, possono portare dei benefici, solo se ben utilizzate. Si tratta di superare inerzia e resistenze di tutti verso i cambiamenti e le nuove tecnologie per ottenere il massimo dall’investimento in innovazione.

Come fare?

Informa con anticipo

Sarà più difficile far adottare con entusiasmo un nuovo sistema se imposto all’improvviso senza nessuna comunicazione preventiva. Studia una campagna per annunciarlo così da assicurarti che tutti ne siano al corrente e sappiano cosa devono fare. Riceviamo così tante email ogni giorno che probabilmente se ti limitassi a mandare una singola mail a tutto lo staff cadrebbe nel dimenticatoio. Progetta un piano comunicativo a fasi, in modo che tutti abbiano il tempo necessario per abituarsi al nuovo approccio e comprendere l’utilizzo del sistema.

Illustra i benefici

Assicurati che tutti comprendano perchè è stato introdotto il nuovo sistema e quali benefici porterà a ciascuno, non solo all’azienda. Sottolinea tutti i vantaggi individuali: con il self-service sarà più veloce controllare il proprio residuo ferie e le richieste approvate, in modo da potersi organizzare con maggiore anticipo.

Incoraggia i dipendenti ad utilizzare l’app mobile del sistema HR: scopriranno un’interfaccia che gli risulta molto intuitiva, perchè simile a ciò che usano ogni giorno; non potranno che apprezzare la possibilità di accedere alle informazioni che li riguardano in qualunque momento ed ovunque si trovino.

Sottolinea la riduzione degli sprechi di tempo: con pochi click potranno aggiornare i loro dati, come numero di telefono, dettagli bancari, recapiti d’emergenza…

Individua dei rappresentanti

In ogni organizzazione ci sono persone aperte al cambiamento che adottano entusiasticamente nuovi sistemi, ma anche molte che preferiscono non uscire dalla loro comfort zone. Se vuoi che le funzionalità self-service vengano utilizzate al massimo, devi individuare le persone più aperte all’innovazione e reclutarle come “ambasciatori” della novità.

Cerca di trovare almeno un collaboratore di questo tipo in ogni dipartimento o team ed appena avrà imparato ad utilizzare al meglio il nuovo software, spingilo a condividerne i benefici con tutti i colleghi, soprattutto con i più riluttanti.

Proponi della formazione

Le caratteristiche self-service di un software HR sono di solito abbastanza semplici da utilizzare; tuttavia, non dare per scontato che ognuno possa imparare ad usarle in autonomia. Pensa a delle sessioni formative, brevi e non troppo impegnative, in cui ciascuno possa provare ad utilizzarlo, magari affiancato da una persona del team HR.

Non sostituirti ai singoli collaboratori

Quando le persone sono molto impegnate, tendono a rifiutare l’introduzione di un nuovo sistema, ritenendo di non avere tempo da dedicarvici, soprattutto se pensano che le modalità di lavoro precedenti funzionassero tutto sommato abbastanza bene.

Nei primi giorni di introduzione di un nuovo software quindi, è molto probabile che il team HR riceva email da dipendenti stressati che chiedono “Puoi occupartene tu per me?“; la tentazione di aiutarli “solo per questa volta“, è molto forte, ma è una strada senza uscita: fallo una volta e le richieste non si esauriranno mai. Naturalmente questo non significa rifiutarsi di dare assistenza, ma darla nel modo corretto: fornisci istruzioni dettagliate su come svolgere un processo specifico e, se non dovesse bastare, siedi accanto al collaboratore e fai tutto insieme a lui. Una volta superate le barriere di familiarizzazione iniziali, capiranno tutti quanto sia semplice l’utilizzo e non busseranno più alla tua porta.

 

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