Documenti HR: tra sicurezza ed efficienza

Un recente caso giudiziario porta in luce l’esigenza di avere un sistema sicuro per archiviare tutta la documentazione relativa al personale aziendale.

Il caso arriva dall’Inghilterra dove il titolare di un’azienda sostiene che un senior manager abbia violato alcune clausole relative al patto di non concorrenza. Quando il caso è arrivato alla corte, l’azienda non è stata in grado di presentare copia del contratto firmato nè alcuna prova a supporto della sua tesi secondo cui queste clausole fossero state chiaramente inserite e modificate durante gli anni di collaborazione.

Naturalmente il giudice ha immediatamente chiuso il caso, suggerendo al titolare di assicurarsi di possedere i contratti degli altri suoi collaboratori e tutta la documentazione necessaria.

I contratti di assunzione infatti, non sono gli unici documenti indispensabili relativi alle risorse umane. Per esempio, gli accori relativi al lavoro da casa, o le policy in merito alle assenze… Sei sicuro di averli tutti a disposizione?

Vediamo come un software HR possa aiutarti ad evitare brutte sorprese nel caso sfortunato di dispute (anche legali) con i dipendenti.

Reminder per le scadenze importanti

Soprattutto per le aziende internazionali, o per qualunque organizzazione che abbia al suo interno personale straniero, è importante non perdersi le scadenze di visti e passaporti. Lo stesso vale per esmepio per la scadenza di un contratto, la fine di un periodo di prova… Sono tutti momenti che è facile dimenticare se l’unico nostro riferimento è un calendario appeso dietro la scrivania. Al contrario, utilizzando un software per la gestione delle risorse umane, potrai impostare reminder automatici che arrivino alle persone coinvolte allo scadere di documenti fondamentali. In questo modo ti assicurerai che l’azienda sia sempre conforme alla legge.

Tracking della documentazione

La visibilità è uno dei vantaggi principali dati dal conservare tutta la documentazione in un unico spazio centralizzato facilmente accessibile. Se i documenti richiedono una firma, con un gestionale sarà facile verificare chi li abbia firmati e chi invece debba essere sollecitato. Alcuni sistemi, come Cezanne HR, offrono anche la possibilità di firmarli digitalmente.

Conversazioni tracciate

Quante conversazioni via mail vengono cancellate o quantomeno si perdono in caselle troppo piene!

Sistemi come Cezanne HR consentono l’upload rapido di documenti tra cui anche le conversazioni via mail che riterrete opportuno conservare. Avere a portata di mano le email che ci si scambia in azienda può essere molto utile per chiarire cosa sia stato concordato o per ricordare a qualcuno che deve portare a termine un compito entro una determinata data.

Distribuzione dei documenti sicura

I line manager si sono dimenticati di distribuire alcune informative importanti in merito a salute e sicurezza. Le risorse umane hanno inviato a tutti una mail in merito alla formazione obbligatoria, ma metà dei dipendenti dicono di non averla ricevuta… Vi suona familiare? I software HR moderni vi offrono un metodo più sicuro per distribuire comunicazioni importanti, tenere traccia di contenuti, ricezioni e letture da parte del team.

Moduli personalizzati

Un gestionale HR aiuta risorse umane e line manager a risparmiare tempo prezioso creando un processo ottimizzato per la gestione di diverse attività. Per esempio consente di creare moduli personalizzati per le richieste dei dipendenti: lavoro da casa, benefit… In questo modo tutte le richieste rimangono tracciate velocizzando il processo per tutte le persone coinvolte.

È chiaro come il vantaggio di archiviare tutti i documenti HR su un sistema di gestione risorse umane è che questi non vengano smarriti così che nessuno debba perdere ore alla loro ricerca tra archivi cartacei e caselle email. Essere in grado di reperire le informazioni necessarie è fondamentale, anche per evitare costi e perdite di tempo legati a dispute con i dipendenti.

Conservare tutto in un unico spazio centralizzato fa sì che le informazioni siano sempre al sicuro ed accessibili solo a chi è autorizzato, assicurandovi di agire sempre nel rispetto delle norme del GDPR.

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