Attivare un nuovo software HR: come evitare rischi?

Hai selezionato il software HR per la tua azienda, ora è arrivato il momento di implementarlo.

“Come posso essere sicuro di farlo in maniera corretta?”

Parte della risposta si lega all’organizzazione che hai portato avanti durante il processo di selezione, indicativa del grado di preparazione dell’organizzazione.

A questo punto dovresti già avere:

  • Mappe dei processi (assunzioni, pensionamenti, selezione, gestione assenze, valutazione performance…) e policy organizzative (gestione straordinari, residui ferie, malattia, maternità e paternità…)
  • Diagramma della struttura dell’organizzazione per riflettere la suddivisione in dipartimenti, i riporti gerarchici…
  • Dati organizzati per la migrazione. Evitate di spostare i dati così come sono se sapete che mancano di accuratezza, sperando poi di sistemarli in un secondo momento. Difficilmente lo farete, ed il primo report che estrarrete dal nuovo sistema sarà un disastro, facendovi perdere di credibilità. Verso la fine del processo di selezione del nuovo software, avviate un iter di aggiornamento dati in cui coinvolgerete tutti i dipendenti per assicurarvi che tutto sia ordinato sul nuovo sistema.

I 3 suggerimenti appena elencati sono la base per la configurazione del nuovo software affinché lavori secondo le vostre esigenze. Se non partirete con il piede giusto, avrete diversi grattacapi da risolvere fin dal principio ed i tempi di implementazione si allungheranno a vista d’occhio.

Tempi e step di implementazione andrebbero definiti sia internamente che con il fornitore. Se il nuovo software HR deve essere pronto per gestire la richiesta ferie estive, o il processo di valutazione delle performance, tutti devono esserne al corrente e lavorare per raggiungere l’obiettivo.

È importante chiarire a tutti la necessità di essere tempestivi nello rispondere a quesiti e risolvere problemi che dovessero insorgere durante l’attivazione.

Se si tratta di inserire un nuovo sistema in un’organizzazione grande e complessa, per esempio che coinvolge centinaia di dipendenti in numerose sedi, anche estere, evita la tentazione di incaricarti individualmente del progetto, ma trova delle figure di riferimento in ciascuna sede che ti affianchino.

Implementare un nuovo sistema ha dei costi, per quanto molto ridotti negli ultimi anni dai software HR cloud, che è bene avere conteggiato in partenza con un business case.

Quasi sempre arriva un momento del progetto in cui qualcuno ha un’idea brillante “Perchè non implementiamo anche…?” Prima che ve ne accorgiate, il progetto deve affrontare tutta una nuova serie di problemi e nuovi costi.

Se avete deciso di dare priorità alla gestione assenze, non avviate contempporaneamente l’attivazione anche del sistema di valutazione performance. Evitate la confusione ed i rallentamenti lavorando su un aspetto alla volta.

Altro aspetto fondamentale è la formazione degli utilizzatori del sistema; non cercate di ridurre tempi e costi tagliando le ore di training: chi utilizzerà il software deve sentirsi a suo agio e formato, altrimenti sarà un investimento inutile.

Attivare il sistema non è la fine del processo, ma l’inizio. Una volta in uso, verifica che i collaboratori sappiamo effettivamente come utilizzarlo; inserire in azienda un sistema di gestione risorse umane moderno significa alleggerire il carico per il dipartimento IT rendendo più autonome le HR, ma se il team risorse umane non è formato correttamente, questo slittamento di incarichi non sarà possibile.

Infine, preparati per l’inatteso, assicurandoti che sia possibile prendere decisioni rapide di fronte ad un’emergenza. Alcune delle cose che accadono più di frequente:

  • Si ammala il capo progetto, puoi sostituirlo?
  • I test rivelano un problema, forse i tuoi dati non erano puliti come credevi. Identifica la causa in modo da risolvere rapidamente.
  • Imprevisto spostamento di risorse su un altro progetto; fai di tutto per tenerti stretto il budget stabilito e le persone dedicate.
  • Budget insufficiente o costi imprevisti; identifica le cause e le conseguenze per il progetto. O vuoi finire come Lidl che ha avviato un fallimentare progetto di implementazione di Sap per poi abbandonarlo dopo 3 anni?
  • Pressioni per aprire il sistema prima che l’implementazione sia completata. Se è una decisione irrevocabile, concentrati sugli aspetti imprescindibili del software, per lasciare i “nice to have” ad una fase successiva.

L’inserimento in azienda di un software HR richiede, come per qualsiasi altro progetto, di procedere un passo alla volta. Se ti approccerai a questa nuova sfida con metodo, sarà senza dubbio un progetto di successo portato a termine nei tempi stabiliti ed utilizzando le risorse dedicate.

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