Non troppo tempo fa un amico ha comprato un’auto nuova; ha scelto un 4×4 e quando gli ho chiesto la ragione mi ha risposto che era “bello da possedere”. Pur essendo affascinata dal nuovo acquisto, non riuscivo a smettere di pensare che ha pagato il 40% in più per avere una funzionalità che, molto probabilmente, non utilizzerà mai.
Certo, sono i suoi soldi e può spenderli come vuole. Diverso è quando dobbiamo scegliere il software di gestione risorse umane da adottare in azienda.
L’anno scorso abbiamo avuto a che fare con un cliente che stava selezionando il sistema HR da inserire nella sua organizzazione. Il direttore HR desiderava un applicativo che avesse al suo interno un modulo per la gestione del recruiting, nonostante il volume di assunzioni previsto fosse di meno di una decina ogni anno. Avere questa funzionalità ovviamente implica dei costi aggiuntivi.
Spesso la percezione è che acquistare una soluzione che abbia di tutto al suo interno significhi avere un sistema migliore, anche se copre esigenze che in realtà non abbiamo.
“Comprare in grande” è un fattore che entra in gioco nel processo di selezione del software. Nell’industria IT si usa dire che nessuno è mai stato licenziato per aver comprato un prodotto IBM. È un modo di dire dato dalla paura che decidere di acquistare un prodotto meno conosciuto ci metta più a rischio qualora il progetto dovesse procedere con qualche difficoltà. Mi è capitato più volte di avere di fronte un’azienda la cui preferenza per un prodotto era indubitabile, ma che il responsabile HR arrivasse a dirmi: “Come faccio a dire al board che stiamo acquistando questo sistema se non l’ha mai sentito nominare?” Si tratta di una strategia che tenta di evitare i rischi, ma potrebbe non avere i risultati sperati.
I grandi sistemi enterprise hanno per natura un alto grado di configurabilità e complessità, che è una buona caratteristica nel contesto corretto, ma si porta dietro un costo; non solo nella fase di implementazione, ma anche durante tutto il ciclo di vita del sistema. Se non hai diverse persone dedicate o un team di esperti di prodotto a portata di mano ti accorgerai in fretta che il sistema HR copre molte meno esigenze di quelle che ci si aspettava, perchè non hai il tempo ed il budget per impostare i workflow e mantenere dati e processi aggiornati.
Il fatto che queste problematiche siano comuni è dimostrato dall’incredibile numero di aziende che cercano un sostitutivo più adeguato poco dopo aver scelto un sistema enterprise, che si è dimostrato costoso e sovradimensionato. Aziende da 500-1000 dipendenti troppo spesso acquistano sistemi adatti ad organizzazioni dai 3000 collaboratori in su, ad un costo sproporzionato per loro.
In questo senso, è bene considerare i vantaggi di un sistema multi-tenant, in cui tutti i clienti condividono lo stesso codice di base ed il sistema viene fornito già pronto, con impostazioni generiche che coprono le esigenze HR principali e funzionalità configurabili per adattarlo alle esigenze specifiche di ogni singola azienda. Questi software possono avere dei vantaggi in termini di risparmio sui costi per quanto riguarda l’hosting e gli aggiornamenti di prodotto, disponibili gratuitamente per tutti i clienti. Tutto questo naturalmente senza perdere, ed anzi probabilmente guadagnandoci in termini di accesso sicuro al proprio tenant sull’applicazione.
Sistemi diversi offrono diversi livelli di configurabilità; se i vostri processi HR sono multi-livello o particolarmente involuti, dovrai assicurarti che il sistema abbia la flessibilità necessaria per adeguarvisi, ma prima di tutto domandati se sono stati rivisti i processi per comprendere se possano essere semplificati ed ottimizzati.
È fondamentale iniziare il processo di selezione di un software HR solo dopo un attento lavoro preliminare che risponda ad alcune domande: Quali sono i problemi che devo risolvere? Quali i miglioramenti da apportare? Quali le caratteristiche irrinunciabili ed il prezzo che siamo disposti a pagare per averle?
Una volta ottenuta la risposta a queste domande, cerchiamo di non farci attrarre da funzionalità accessorie ma poco rilevanti, che sono una distrazione dai nostri obiettivi ed aumentano ingiustificatamente i costi.
Un altro aspetto su cui troppo spesso ci facciamo abbagliare da quella che sembra la soluzione più comoda è quello della scelta del fornitore unico. Per rimanere sull’esempio iniziale della macchina, quando acquistiamo una nuova auto non pretendiamo che tutti i componenti siano forniti da un unico produttore, anzi ci aspettiamo che le gomme siano della marca migliore, che non potrà essere la migliore anche nella costruzione del telaio o nella realizzazione dei rivestimenti dei sedili.
Perchè per un software HR dovrebbe funzionare diversamente?
Ci capita di frequente di parlare con aziende che hanno acquistato il gestionale HR dallo stesso fornitore del sistema paghe per poi accorgersi che non copriva le loro reali esigenze. Lo spauracchio è quello del passaggio dei dati: come farò ad estrarre le informazioni di presenza/assenza dal sistema A per passarli al sistema B di elaborazione paghe? La tecnologia ormai è arrivata ad un tale livello di innovazione che questo non dovrebbe esservi presentato come un problema da nessun fornitore. Qualunque sistema di gestione di ferie ed assenze del personale moderno deve darvi la possibilità di estrarre i dati e passarli al sistema paghe per l’elaborazione dei cedolini.
Nel caso di Cezanne HR diversi nostri clienti utilizzano il modulo di gestione assenze, indipendentemente dal fornitore paghe: a fine mese le informazioni di assenza vengono estratte nel formato utile per un semplice ed efficace passaggio dei dati, senza sprechi di tempo e senza dover rinunciare alle funzionalità di gestione risorse umane più adatte a voi.
