Automatizzare la gestione HR: risparmio di tempo, riduzione degli errori

Troppo spesso abbiamo una visione dell’automazione catastrofista, da film fantascientifico in cui gli esseri umani vengono completamente sostituiti dai robot nel loro lavoro. La storia invece ci racconta qualcosa di diverso: negli anni ’50 mia nonna viveva la speranza che i robot l’avrebbero sostituita nelle faccende domestiche, ma questo non è mai accaduto, se non per alcuni elettrodomestici che svolgono una parte delle pulizia, come il robot aspirapolvere o la lavastoviglie. Quindi nessuna sostituzione dell’uomo, ma strumenti che lo affiancano, alleggerendolo di quelle attività di cui può occuparsi una macchina (nemmeno troppo intelligente).

Anche nell’ambito della gestione amministrativa delle risorse umane l’automazione è la chiave per migliorare il lavoro, perchè può farsi carico di quelle attività ripetitive, a forte rischio errori e che richiedono una compliance ferrea alle normative vigenti.

Tra gli esempi più evidenti possiamo annoverare l’utilizzo di un software HR con funzionalità di notifica, alert e workflow. Questi strumenti sono utilizzabili in svariati ambiti della gestione risorse umane, dai processi di inserimento dei dipendenti in azienda, alla valutazione delle performance; avere uno strumento che ricorda al responsabile le scadenze, che avvia un processo automatico indirizzato a tutti gli attori coinvolti, riduce drasticamente la possibilità di errori e dimenticanze.

L’automazione è il passaggio naturale attraverso cui ogni dipartimento HR deve  muoversi per ottimizzare la gestione amministrativa del personale e ridurre i potenziali errori nell’archiviazione dei dati. È vero che questo richiede una certa mole di lavoro preparatorio per raccogliere ed aggiornare le informazioni da caricare a sistema, mappare i processi, ma momenti di questo tipo sono utili per creare un punto zero da cui partire con una gestione più efficiente. Quali dati ci mancano? Quali processi sono ormai obsoleti?

Un altro aspetto fondamentale è che il software HR scelto possa essere configurato da persone interne all’azienda e che non vi siano attività che possono essere svolte solo dal supporto del fornitore. Questo non significa che dobbiate internalizzare tutta l’expertise di prodotto, ed è importante che vi sia un help desk a vostra disposizione, ma che non vi venga impedito di mettere mano al sistema.

Da non sottovalutare poi il coinvolgimento dei dipendenti: in che modo gli dimostro che è una scelta ottimale per tutti, dagli HR ai singoli collaboratori, passando per i responsabili di team?

La titubanza dei collaboratori verso la novità è un fattore da non sottovalutare; se vi è da parte vostra una carenza informativa questa può dare adito a speculazioni che fomentano il timore. Il modo migliore di agire è con trasparenza: spiega a tutti esattamente che cosa si stia pianificando, perchè, quando adotterete il nuovo metodo ed il risultato atteso.

Gestire un cambiamento culturale in azienda è un tema delicato, che se trattato con la giusta attenzione può portare grandi risultati.

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