Chi si occupa di gestione del personale in azienda in questa fase si sta inevitabilmente confrontando con modalità di lavoro nuove, ed è obbligato a farlo riducendo in maniera drastica i tempi per prepararsi e preparare tutta l’organizzazione. Implementare lo smart working dal nulla se prima non era mai stato considerato, fa emergere tutte le impreparazioni e difficoltà con prepotenza; è fondamentale adeguarsi al nuovo più agilmente possibile per non perdere in produttività ed evitare troppi disagi per i membri del team.
Avere a disposizione strumenti moderni, che nascono pensando a modalità di gestione innovative, può semplificare molto il passaggio allo smart working, agevolando lo scambio di dati anche a distanza e la comunicazione interna all’azienda.
A cosa dobbiamo prestare attenzione quando ci avviciniamo allo smart working ed agli strumenti per implementarlo?
Accessibilità e privacy
Che siate a casa o in ufficio, dovete avere a vostra disposizione tutte le informazioni necessarie per lavorare senza difficoltà. Ma se lavorate su documenti cartacei o su file Excel salvati in locale su un pc, non potete portarveli a casa o condividerli con i colleghi. In più, tenere i file salvati sul vostro dispositivo personale è rischioso: se si tratta di dati sensibili non siete a norma con il GDPR. E se si tratta di un file su cui devono lavorare più persone? Ve lo mandate ogni volta via mail fino a che non lavorate tutti su file diversi e quindi su informazioni disallineate? Ma se anche i vostri dati sono salvati in Cloud, dovete scegliere bene dove e quindi a quale fornitore affidarvi: i dati dei vostri dipendenti non possono uscire dall‘Unione Europea, avete verificato dove siano i server del provider scelto?
Tecnologia
Scegliere strumenti Cloud è comunque ad oggi l’unica via per lavorare agilmente ovunque siate: consente a tutti di accedere ai dati in qualunque momento e da qualsiasi device e di lavorare quindi insieme sulla stessa versione di un documento, così da essere certi che le informazioni siano sempre aggiornate real-time.
Per sicurezza è funzionale non utilizzare server locali installati in azienda (se qualcosa va storto dovete mandare fisicamente qualcuno dell’IT a verificare il guasto) e, come già detto scegliere un fornitore certificato ed affidabile i cui server si trovino in territorio UE. Cezanne HR per esempio si è affidata ad Amazon Web Service, fornitore best in class per prestazioni e sicurezza. Un ottimo modo per rimuovere anche i costi di hardware.
Persone
La tecnologia scelta come detto, deve consentire l’accesso di tutti i collaboratori alle informazioni loro necessarie, ma solo a quelle per cui sono autorizzati; l’ideale è utilizzare strumenti che consentano di impostare diversi ruoli di sicurezza, così tutti hanno visibilità sui dati loro utili, ma non accedono alle informazioni per cui invece non hanno i permessi. Facciamo un esempio: chi accede al sistema come dipendente vede il calendario dei colleghi, ma non le loro buste paga. Il responsabile HR ha invece visibilità totale sui dati di tutti.
Ma perché serve dare accesso ad un sistema gestionale per le risorse umane anche a dipendenti e responsabili?
Per semplificare la comunicazione tra tutti i membri del team e lo svolgimento delle attività, anche quando non è possibile incontrarsi fisicamente.
In quali aspetti? Da un lato abbiamo la gestione amministrativa del personale, dall’altro quella strategica.
Vediamoli insieme nel dettaglio
Assenze
Attualmente il grande tema della gestione HR è la gestione delle assenze.
Ora che siamo a distanza, come gestire le richieste di ferie ed assenze? Come avere sotto controllo i residui e quindi capire come organizzare eventuali giorni di chiusura aziendali di questo periodo? Ed ancora, come registrare i certificati di malattia?
Il software Cezanne HR consente di gestire in remoto tutti questi aspetti con i residui consultabili da dipendente e manager, un calendario condiviso per verificare le assenze degli altri membri del team, un workflow di richiesta ferie che permette al dipendente di inoltrare online la richiesta che arriva direttamente al responsabile (o ai responsabili qualora ce ne fosse più di uno) che possono approvarla o meno; una volta approvata l’assenza, il residuo del collaboratore viene aggiornato automaticamente dal sistema. I certificati possono essere allegati all’assenza per malattia registrata in modo che rimangano archiviati in uno spazio sicuro e non si perdano. In questa fase può essere funzionale anche inserire nuove tipologie di assenza utili alla vostra realtà specifica a livello gestionale interno, per far sì che un singolo dato vi faccia avere rapidamente tutte le informazioni che vi servono per rimanere produttivi.
Da queste informazioni è poi semplice estrapolare i dati nel formato necessario al consulente per l’elaborazione paghe a fine mese. Viceversa, una volta elaborati i cedolini, basteranno pochi click per caricarli a sistema e distribuirli ai collaboratori, sempre tramite un processo tracciato e sicuro.
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Presenze
Anche da remoto può essere utile registrate le ore lavorate da ciascun collaboratore, soprattutto se d’abitudine in azienda. Le modalità sono due: ciascun dipendente può compilare il proprio timesheet settimanale in cui registra le ore lavorate e su quali attività. Integrato con le assenze, permette di individuare subito le incongruenze e fornisce le informazioni che servono al responsabile in merito alle attività svolte.
Se invece non ragioniamo ad obiettivi, ma ad ore di lavoro, come facciamo a timbrare la presenza se non siamo in azienda e non abbiamo un badge ed un timbratore a disposizione? Tramite una timbratura Cloud attraverso il proprio pc o l’app installata sul proprio smartphone, quest’ultima dotata di geolocalizzazione che consente di verificare effettivamente dove si trovi il collaboratore quando dichiara di iniziare la propria attività lavorativa.
Documenti
Un sistema innovativo consente di generare documenti massivamente attraverso template pre-configurati. In questo modo il processo per creare documenti (es. lettera di chiusura aziendale) è molto più rapido, grazie ai campi compilati in automatico dal sistema. Questi documenti poi entrano in un processo che li invia alle persone interessate; è possibile richiedere conferma di download e lettura oltre alla firma elettronica del collaboratore. Si tratta di una funzionalità molto utile per esempio per la trasmissione del cedolino, che viene inviato all’area self-service in sicurezza, assicurandoci che sia arrivato e consentendo di tenerlo poi archiviato, nella certezza di non perdere alcun documento.
Pianificazione attività
È possibile creare delle check-list in cui indicare le attività da svolgere a ciascun collaboratore, per esempio a livello settimanale o relativamente ad un progetto specifico. Questo consente di assegnare ad ognuno un task e la persona viene notificata dal sistema dell’assegnazione del compito e della relativa scadenza. Sarà poi il collaboratore che, sempre a sistema, dichiara di aver terminato l’attività assegnata. I responsabili non sono più tenuti a tenere a mente scadenze e compiti ed a ricordarli via mail ai dipendenti, perché è il sistema stesso ad inoltrare dei reminder automatici. In questo modo si alleggerisce la gestione quotidiana per manager ed HR, assicurandosi però che nulla di importante venga trascurato o addirittura dimenticato. La comunicazione è trasparente e continua.
Feedback ai dipendenti
Svolte le attività, può essere utile confrontarsi sul loro andamento ed i risultati ottenuti; questo è possibile grazie ad un sistema di feedback continui che migliorano il confronto tra collaboratore e responsabili. Si tratta di colloqui a cadenza regolare (per esempio settimanale) per confrontarsi su obiettivi a breve termine, loro variazioni e difficoltà incontrate nel raggiungerli, così da tracciare tutto ciò che viene discusso e mantenere una comunicazione fluida e trasparente tra tutti i membri del team.
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