Come un software HR può supportare il lavoro da remoto

Tutte le aziende oggi si trovano in una di queste situazioni:

• Sono in prima fila come attività indispensabili durante l’emergenza e cercano quindi di gestire in sicurezza i dipendenti, ridistribuire le persone sui ruoli ad oggi fondamentali e stanno assumendo nuove persone per rispondere all’aumento di richieste.
• Si mantengono operative riorganizzandosi per far sì che la maggior parte delle persone possano lavorare da remoto.
• Non sono in grado per il tipo di attività, di rimanere aperte e si stanno muovendo per accedere ai contributi governativi e tutelare i loro collaboratori.

In tutte queste situazioni, il contributo dato dalla gestione delle risorse umane attraverso un software HR Cloud è indispensabile. Significa che i dati dei dipendenti sono immediatamente disponibili per tutto il dipartimento HR, ovunque una persona stia lavorando, consentendo a tutti di avervi accesso attraverso uno spazio online centralizzato e sicuro.

Abbiamo elencato 8 ambiti in cui un gestionale risorse umane può aiutarvi.

1. Dati dei dipendenti aggiornati

Informazioni di contatto, dettagli salariali e storico del dipendente sono sempre accessibili con pochi click del mouse, facendo in modo che tu abbia tutti i dati che ti servono sempre a portata di mano. Questo è particolarmente utile a distanza se devi mandare delle comunicazioni ai collaboratori, o verificare alcuni elementi dello stipendio per valutare ad esempio la cassa integrazione.

2. Archivio centralizzato

Un sistema HR automatico vi fornisce uno spazio centralizzato in cui i dipendenti possono consultare le policy ed accedere alle ultime informazioni fornite dall’azienda in merito alle nuove modalità di lavoro dettate dall’emergenza sanitaria. Nella situazione attuale è inevitabile che le persone siano ansiose ed abbiano tantissime domande da porvi. Team HR sotto pressione si trovano a dover gestire anche questi aspetti, ma fornire alcune delle risposte direttamente all’interno del sistema di gestione risorse umane condividendo documenti e regolamenti (per esempio su ferie obbligatorie o riduzioni orarie) alleggerirà il carico.

3. Monitoraggio delle malattie

Purtroppo c’è la possibilità che anche tra i vostri collaboratori vi sia qualcuno malato o in auto-isolamento; sono situazioni da gestire, certamente dal punto di vista umano, ma anche da quello organizzativo. Un sistema automatizzato renderà più facile avere sempre sotto controllo chi sia assente o meno e per quanto tempo.

4. Calendario di team

Tutti i software risorse umane moderni prevedono un calendario ricco di funzionalità che aiuti il management a verificare chi sia al lavoro in alcune giornate specifiche e chi assente per malattia o ferie, in modo da poter pianificare più facilmente le risorse necessarie su ciascun progetto. Gestire team che lavorano da remoto significa avere a che fare anche con dipendenti che lavorano in orari inusuali per adeguarli alle esigenze private (per esempio i bambini a casa da scuola); avere un calendario che vi mostri le ore in cui sono operativi può essere davvero utile.

5. Collaborazione interna

Quando le persone lavorano da casa e sotto pressione, hanno bisogno di trovare rapidamente le informazioni che gli servono e di sapere sempre quale sia l’interlocutore giusto cui rivolgersi. Avere un portale HR mette a disposizione di tutti l’organigramma aziendale, così come uno spazio di confronto in cui chiedere ai colleghi consigli e suggerimenti. Avere funzionalità simili a disposizione nel Cloud rende le informazioni facili da aggiornare, se per esempio, cambiano le gerarchie di riporto per la momentanea assenza di un responsabile.

6. Distribuzione documenti

Non dovete correre il rischio che documenti importanti vengano persi o condivisi con le persone sbagliate via mail. Attraverso il vostro gestionale potete crearli ed inviarli all’interno di un processo tracciato, richiedendo a chi lo riceve conferma di ricezione e firma di avvenuta lettura. Un importante elemento di sicurezza, con i vostri documenti archiviati in uno spazio accessibile, ma sicuro che rispetta tutti gli standard di sicurezza richiesti, al contrario degli allegati inviati via mail.

7. Gestione dei residui ferie

In questo periodo i residui ferie sono una tematica di gestione HR tra le più calde: a diversi collaboratori, visto il calo delle attività, viene richiesto di smaltire le ferie arretrate; dipendenti e manager vogliono quindi sapere di quante ferie si tratti e quante ne rimarranno al termine di questo periodo. Utilizzando un software di gestione ferie ed assenze, non saranno più risposte che devono dare gli HR ad ogni singolo collaboratore, ma dipendenti e manager stessi che possono consultare i residui, sempre aggiornati e privi di errori, direttamente a sistema.

8. Valutazione delle performance

Lavorando a distanza diventa fondamentale tenere sotto controllo produttività e performance individuali. Sistemi come Cezanne HR hanno al loro interno funzionalità utili non solo per la classica valutazione annuale delle performance, ma anche per tenere traccia di confronti e check-in periodici tra responsabile e team, in modo da essere sempre informati sui progressi su un determinato progetto e poter intervenir tempestivamente in caso di difficoltà nel raggiungimento di un determinato obiettivo.

 

Giovedì 23 Aprile alle ore 11:00 Cezanne HR organizza un webinar in cui raccontarti quali standard di sicurezza un sistema HR deve garantirti per essere certo di lavorare nel rispetto delle normative vigenti anche da remoto.

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