Oggi le aziende si trovano ad affrontare modelli organizzativi molto diversi tra loro, spesso legati all’evoluzione del lavoro digitale, dello smart working e della gestione flessibile delle risorse umane.
C’è chi opera in settori ad alta richiesta e deve gestire in modo efficace turni, presenze, onboarding e inserimento di nuove persone per rispondere alla crescita delle attività.
Altre organizzazioni stanno ripensando processi e modalità operative per permettere a una parte sempre più ampia del personale di lavorare da remoto, adottando software HR e strumenti digitali per coordinare attività, comunicazione e performance.
Altre aziende ancora, per caratteristiche del proprio settore o per esigenze organizzative, si trovano a gestire periodi di riduzione delle attività e devono concentrarsi sulla tutela dei collaboratori, sulla gestione amministrativa HR e sull’ottimizzazione dei proces
In tutte queste situazioni, il contributo dato dalla gestione delle risorse umane attraverso un software HR Cloud è indispensabile. Significa che i dati dei dipendenti sono immediatamente disponibili per tutto il dipartimento HR, ovunque una persona stia lavorando, consentendo a tutti di avervi accesso attraverso uno spazio online centralizzato e sicuro.
Abbiamo elencato 8 ambiti in cui un gestionale risorse umane può aiutarvi.
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Dati dei dipendenti aggiornati
Informazioni di contatto, dettagli salariali e storico del dipendente sono sempre accessibili con pochi click del mouse, facendo in modo che tu abbia tutti i dati che ti servono sempre a portata di mano. Questo è particolarmente utile a distanza se devi mandare delle comunicazioni ai collaboratori, o verificare alcuni elementi dello stipendio.
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Archivio centralizzato
Un sistema HR automatico vi fornisce uno spazio centralizzato in cui i dipendenti possono consultare le policy ed accedere alle ultime informazioni fornite dall’azienda in merito per esempio allo smart working. Team HR sotto pressione si trovano a dover gestire anche questi aspetti, ma fornire alcune delle risposte direttamente all’interno del sistema di gestione risorse umane condividendo documenti e regolamenti alleggerirà il carico.
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Monitoraggio delle assenze
Da remoto è facile perdere visibilità su chi sia assente e chi no. Un software di gestione presenze ed assenze vi aiuta a mantenere visibilità e pianificazione su coperture e gestione delle attività.
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Calendario di team
Tutti i software risorse umane moderni prevedono un calendario ricco di funzionalità che aiuti il management a verificare chi sia al lavoro in alcune giornate specifiche e chi assente per malattia o ferie, in modo da poter pianificare più facilmente le risorse necessarie su ciascun progetto. Gestire team che lavorano da remoto significa avere a che fare anche con dipendenti che lavorano in orari inusuali per adeguarli alle esigenze private (per esempio i bambini a casa da scuola); avere un calendario che vi mostri le ore in cui sono operativi può essere davvero utile.
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Collaborazione interna
Quando le persone lavorano da casa e sotto pressione, hanno bisogno di trovare rapidamente le informazioni che gli servono e di sapere sempre quale sia l’interlocutore giusto cui rivolgersi. Avere un portale HR mette a disposizione di tutti l’organigramma aziendale, così come uno spazio di confronto in cui chiedere ai colleghi consigli e suggerimenti. Avere funzionalità simili a disposizione nel Cloud rende le informazioni facili da aggiornare, se per esempio, cambiano le gerarchie di riporto per la momentanea assenza di un responsabile.
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Distribuzione documenti
Non dovete correre il rischio che documenti importanti vengano persi o condivisi con le persone sbagliate via mail. Attraverso il vostro gestionale potete crearli ed inviarli all’interno di un processo tracciato, richiedendo a chi lo riceve conferma di ricezione e firma di avvenuta lettura. Un importante elemento di sicurezza, con i vostri documenti archiviati in uno spazio accessibile, ma sicuro che rispetta tutti gli standard di sicurezza richiesti, al contrario degli allegati inviati via mail.
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Gestione dei residui ferie
I residui ferie sono una tematica di gestione HR tra le più calde: dipendenti e manager vogliono sapere di quante ferie si tratti e quante ne rimarranno al termine delle ferie concordate. Utilizzando un software di gestione ferie ed assenze, non saranno più risposte che devono dare gli HR ad ogni singolo collaboratore, ma dipendenti e manager stessi che possono consultare i residui, sempre aggiornati e privi di errori, direttamente a sistema.
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Valutazione delle performance
Lavorando a distanza diventa fondamentale tenere sotto controllo produttività e performance individuali. Sistemi come Cezanne HR hanno al loro interno funzionalità utili non solo per la classica valutazione annuale delle performance, ma anche per tenere traccia di confronti e check-in periodici tra responsabile e team, in modo da essere sempre informati sui progressi su un determinato progetto e poter intervenir tempestivamente in caso di difficoltà nel raggiungimento di un determinato obiettivo.
