Il nuovo approccio al lavoro da casa causato dal COVID-19 è un’opportunità per le aziende di pensare all’implementazione a lungo termine del lavoro a distanza. Gartner ha dimostrato che il 74% dei CFO “sposterà almeno il 5% della propria forza lavoro in loco in posizioni permanentemente remote dopo il COVID-19”.
Il lavoro a distanza ha molti vantaggi che alcune organizzazioni fino a poco tempo fa non avevano mai sperimentato: minori spese, maggiore produttività, maggiore impegno, migliore equilibrio tra vita professionale e vita privata e benessere mentale nel proprio personale. Le aziende farebbero bene a pensare a come prolungare questi benefici anche sul lungo periodo.
Ciò invita le risorse umane e i datori di lavoro a porsi delle domande: il lavoro a distanza dovrebbe essere la nuova norma? Le aziende che lavorano prevalentemente in sede sono pronte per un cambiamento duraturo? Le organizzazioni non possono accontentarsi di soluzioni a breve termine, poiché diventa sempre più evidente il vantaggio di muoversi verso il remote working anche a lungo raggio.
I vantaggi del lavoro a distanza
Gestito in modo efficace, il lavoro a distanza può essere un grande vantaggio per le organizzazioni:
- Minori costi di gestione e operativi a lungo termine, grazie alla riduzione degli spazi per uffici. Mentre la necessità di riunioni in ufficio e faccia a faccia non sarà mai eliminata, le organizzazioni possono prendere in considerazione la possibilità di cambiare il modo in cui lo spazio viene utilizzato e la frequenza di utilizzo. Ciò può avere un impatto positivo su spese come affitto, servizi pubblici, viaggi di lavoro e costi ambientali.
- Agilità organizzativa migliorata, poiché i dipendenti si adattano facilmente ad un lavoro flessibile. Con una forza lavoro remota che lavora su diversi orari, è più semplice mantenere un maggior contatto con i clienti ed offrire maggiori orari di servizio.
- Fiducia e impegno verso la cultura aziendale: i datori di lavoro esprimono fiducia nella propria forza lavoro che dimostra di raggiungere gli obiettivi prefissati anche a casa. Affrontare periodi difficili offre ai senior l’opportunità di essere più trasparenti e di comunicare efficacemente con i dipendenti e tutte le parti interessate, colmando il divario tra management e lavoratori.
- Alfabetizzazione digitale: i dipendenti imparano ad utilizzare meglio le nuove tecnologie necessarie in questo periodo eccezionale per mantenere la comunicazione e la collaborazione efficaci.
Lo sviluppo del lavoro a distanza presenta molte opportunità per le aziende. È la ragione per cui è stato costantemente in aumento nell’ultimo decennio. Ora, le organizzazioni devono pensare al motivo per cui dovrebbero implementare il lavoro a distanza oltre le esigenze della crisi attuale, con una organizzazione che consenta di affrontare al meglio simili eventi dirompenti in futuro.
Le sfide della gestione del telelavoro
Nonostante le opportunità di lavoro a distanza, molte organizzazioni non sono preparate per estenderlo a tutta la forza lavoro. Di conseguenza, esistono diverse sfide che l’attuazione di una politica di smart working a più lungo termine comporta.
Quanto velocemente può essere raggiunto?
In Italia il lavoro da casa si stava diffondendo a passo lento, con molte realtà, soprattutto tra le PMI, che faticavano ad implementarlo. Ciò significa che i datori di lavoro non dovrebbero prevedere una rapida adozione da parte di tutto lo staff.
La sicurezza e la velocità con cui una forza lavoro che inizia a lavorare da remoto è in grado di comprendere e ottimizzare l’uso di strumenti e tecnologie, sono variabili. I collaboratori vanno ben informati e formati sulle policy previste, gli strumenti a loro disposizione ed il loro utilizzo.
Le aziende devono comprendere che è necessaria una trasformazione significativa della cultura aziendale, dall’alto verso il basso, per vedere una pronta adozione del lavoro a distanza da parte di tutto il team.
Quali problemi di sicurezza solleva?
Una grande sfida per molte aziende, nell’implementazione frettolosa del telelavoro, è stata il drastico passaggio all’adozione di nuove tecnologie. In molte realtà infatti mancava un’infrastruttura tecnologica che consentisse di lavorare in modo produttivo e sicuro anche da casa. L’approccio alla tecnologia deve necessariamente cambiare.
Le aziende devono considerare le implicazioni di sicurezza del lavoro a distanza, senza sottovalutarne alcun aspetto. Abbiamo affrontato l’argomento in uno dei nostri ultimi webinar: “Lavorare da remoto i vostri strumenti HR sono sicuri?”
Come possiamo mantenere l’equilibrio tra vita professionale e vita privata?
Lavorare da casa significa che il confine tra vita professionale e vita privata diventa sempre più confuso e rappresenta una minaccia significativa per la salute mentale e, di conseguenza, per la produttività. Le aziende dovrebbero prendersi il tempo necessario per individuare le strategie migliori di supporto ai dipendenti, così che tutti imparino a mantenere l’equilibrio tra privato e professionale.
Cosa devono fare le aziende per attuare cambiamenti duraturi?
Come molte organizzazioni stanno realizzando, l’integrazione del telelavoro nella loro cultura aziendale è una transizione molto più ampia e più profonda rispetto alle soluzioni di fortuna e di breve termine che erano necessarie per gestire il periodo di emergenza legato al COVID-19. Sono necessari investimenti significativi per trasformare la cultura aziendale dall’alto verso il basso. Non è facile, ma ci sono tre cose su cui i datori di lavoro dovrebbero concentrarsi:
Comunicazione
La comunicazione è essenziale. La leadership deve essere chiara riguardo gli obiettivi di lavoro a distanza e cosa vuole realizzare con questi cambiamenti. Ciò significa contattare frequentemente i team, fornire feedback regolari ed essere pronti a rispondere a qualsiasi domanda che sorga.
Informazioni basate sui dati
Le risorse umane possono aiutare con approfondimenti sulle sensazioni dei dipendenti riguardo al passaggio al lavoro a distanza. Utilizzando sistemi per la gestione del personale come Cezanne HR, è possibile raccogliere i dati attraverso sondaggi e conversazioni individuali con i membri del personale, così da avere una buona idea di come i dipendenti stiano rispondendo al nuovo modo di lavorare. Le risorse umane possono quindi collaborare con l’azienda alla creazione di linee guida chiare per il lavoro remoto.
Agilità futura
Indubbiamente, investire nel lavoro a distanza ora avrà un impatto di vasta portata sul modo in cui lavoreremo dopo COVID-19. Ci fornirà anche modelli di lavoro flessibili che potremo utilizzare per affrontare qualsiasi altro evento dirompente che potrebbe presentarsi in futuro. Il lavoro a distanza in una forma o nell’altra è qui per restare, quindi non è sufficiente accontentarsi di soluzioni a breve termine che soddisfino solo le necessità dell’attuale crisi.
