Qualche suggerimento per automatizzare le attività essenziali per rientrare al lavoro

I professionisti delle risorse umane non sono mai stati così essenziali per la continuità del business, né così impegnati. I team HR di tutto il mondo hanno già affrontato la sfida di consentire il lavoro a distanza, semplificando il passaggio rapido di tutti al digitale, organizzando le attività, affrontando il ridimensionamento, supportando manager e molto altro ancora. Per molti esiste ora una nuova serie di priorità: come assicurare un processo sicuro, regolare e sostenibile per riportare il personale sul posto di lavoro?

Il problema non è solo la pianificazione, per quanto difficile. La chiave sta nell’esecuzione, nel chiarire a tutti i soggetti coinvolti che cosa devono fare ed assicurarsi che lo facciano. Garantire che tutti facciano la loro parte è una sfida che è familiare a chiunque lavori nel settore delle risorse umane ed in cui l’automazione dell’elenco di attività da svolgere può fare una differenza enorme. Utilizzando Cezanne HR, ad esempio, i dipartimenti HR possono creare più modelli di liste, ognuno con il proprio set di attività, partecipanti e tempistiche. L’avvio di un nuovo evento, come il rientro al lavoro di un gruppo di dipendenti, fa partire il processo automatizzato, avvisando le persone coinvolte delle loro responsabilità e scadenze specifiche. Questo significa che:

  • a ciascun dipendente viene inviato un messaggio di “bentornato” con collegamenti a documenti da leggere ed eventualmente firmare.
  • i responsabili IT hanno a disposizione un elenco di attività definite e relative scadenze che devono completare
  • si ricorda ai manager di organizzare colloqui individuali prima e dopo che ciascuno dei membri del proprio team è tornato sul posto di lavoro.

Poiché tutte le attività sono archiviate in un unico sistema, è facile tenere traccia dei progressi e ricordare ad ognuno di completare i propri compiti se necessario. In questo modo vi sono meno probabilità che i passaggi chiave vengano trascurati, la comunicazione con i dipendenti è più semplice e tutti risparmiano tempo.

Quattro attività essenziali da automatizzare per il rientro al lavoro

Con così tanta carne al fuoco, l’ultima cosa di cui hanno bisogno le risorse umane o i dirigenti è perdere tempo per assicurarsi che le attività critiche siano state completate. Ecco quindi quattro ambiti in cui in questa fase di rientro al lavoro l’automazione può aiutarvi:

Valutazione di rischio per il rientro al lavoro

Il primo passo per riportare il personale sul posto di lavoro è una valutazione del rischio. Accanto al luogo di lavoro fisico, è necessario tenere conto delle circostanze specifiche che coinvolgono tutta la forza lavoro, dai dipendenti a lavoratori temporanei e appaltatori – come addetti alle pulizie o personale di manutenzione. I dipendenti riescono a spostarsi in sicurezza verso il luogo di lavoro? Loro o i loro familiari a carico vivono situazioni speciali che devono essere prese in considerazione? Ci sono impiegati in gruppi “a rischio”?

Un modello di elenco di attività che può essere adattato e riapplicato, per riflettere un aggiornamento delle linee guida del governo, o un cambiamento nelle circostanze che riguardano un collaboratore specifico, è essenziale per evitare errori nelle procedure.

Rientro al lavoro

Un’altra area in cui gli elenchi di attività possono essere estremamente utili è quella del coordinamento per un rientro in sede sicuro di tutti i dipendenti. Ciò potrebbe includere comunicazioni generiche su quali misure siano state prese per garantirne la sicurezza, informazioni specifiche per dipendenti selezionati, come orari di inizio scaglionati e, naturalmente, notifiche automatizzate ad altro personale, come la gestione IT, che necessita di essere coinvolto.

Personale che riporta sintomi legati a COVID-19

È importante predisporre un piano qualora un dipendente – o chiunque altro sia presente nell’area di lavoro – riferisca che lui in prima persona, o qualcuno con cui è stato in contatto, ha i sintomi del virus o è risultato positivo. Le liste di task dovrebbero comprendere chi deve essere informato e quali azioni devono essere intraprese. Ad esempio, è necessario organizzare pulizie extra, chiedere di autoisolarsi a chi vi sia entrato in contatto e definire se e come in questo periodo possa lavorare da casa, informare tutti coloro che possono essere coinvolti…

Onboarding di nuovi dipendenti

I dipendenti che si uniscono alla tua organizzazione per la prima volta hanno probabilmente bisogno di più rassicurazioni – e forse più scartoffie – rispetto al passato. Ad esempio, insieme alla documentazione solita, come la lettera di assunzione, i documenti del nuovo assunto e le policy aziendali, dovrai considerare una formazione sulla sicurezza che tenga in conto anche le nuove prassi anti-covid, oltre a delle modalità di inserimento che gli consentano di entrare in contatto con i nuovi colleghi ed avere a disposizione tutte le informazioni che gli servono, anche ora che è più complesso.

Oltre a garantire che le pratiche burocratiche vengano elaborate al momento giusto e che siano presenti strutture adeguate a garantire il distanziamento, le task list possono aiutare a garantire che le risorse umane, i manager o i tutor nominati entrino in contatto regolarmente con i nuovi assunti, anche qualora il loro primo giorno di lavoro fosse da remoto. Ciò contribuirà a placare l’ansia e creare una prima impressione positiva che ha dimostrato di aumentare l’impegno e la produttività.

Il luogo in cui lavoriamo e il modo in cui lavoriamo è drammaticamente diverso rispetto al passato, viviamo una nuova situazione che continuerà non sappiamo ancora per quanto. Gli strumenti digitali che aiutano i team delle risorse umane a supportare meglio la loro organizzazione e le loro persone sono più essenziali e più preziosi che mai.

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