Gestione dei feedback ai dipendenti: ora è più difficile?

A nessuno piace dare o ricevere feedback difficili, ancora di più ora che le persone hanno ancora a che fare con le conseguenze di COVID-19. Tuttavia, le prestazioni dei dipendenti non miglioreranno se i datori di lavoro non comunicano chiaramente i problemi ed il personale non è in grado di accettarli e rispondere a ciò che è necessario.

Quindi, cosa può fare chi si occupa di risorse umane per aiutare i manager di linea se qualcuno nel loro team rifiuta un feedback negativo o non riesce ad agire su di esso? In che modo possono rispondere i manager  quando un dipendente rifiuta di riconoscere che esiste un margine di miglioramento?

Il primo passo è capire perché l’individuo rifiuta il feedback.

Alcune importanti domande che le risorse umane potrebbero porre:

  • In che modo il Coronavirus ha influenzato la relazione tra il dipendente ed il resto del team? I leader si stanno impegnando per mantenere aperte le linee di comunicazione? Sono adeguatamente supportati dalle risorse umane?
  • L’individuo (sia esso manager, team leader o dipendente) è consapevole del proprio impatto sulla propria squadra?
  • L’individuo si è adattato alla ricezione di feedback in remoto? Come si svolgevano i colloqui in merito alle prestazioni individuali in passato?
  • Vale la pena verificare due volte l’accuratezza del tuo feedback?

Chiedere quanto sopra potrebbe dipingere un quadro più chiaro che faciliterà la ricerca di soluzioni a qualsiasi problema.

Fornire feedback negativi non è facile, soprattutto con una forza lavoro remota, tuttavia, i seguenti cinque suggerimenti possono essere d’aiuto:

Stai indietro prima di lanciarti

Questo potrebbe essere un buon momento per le risorse umane per incentivare i manager a personalizzare il modo in cui viene fornito il feedback: alcune persone hanno bisogno di riscontri costanti, altre preferiscono ricevere feedback a piccole dosi.

Le risorse umane possono ricordare ai manager di linea di essere delicati nel loro approccio e di fare attenzione a non criticare gli altri semplicemente perché lavorano in modo diverso dal loro. Il personale potrebbe anche adattarsi a nuovi modi di lavorare se ha dovuto lavorare fuori sede di recente, e questo potrebbe accentuare i diversi stili di lavoro, quindi è importante avere una mentalità aperta su approcci diversi. Assicurati di avere chiara tutta la situazione prima di lanciarti in commenti che potrebbero non essere pertinenti.

Tieni presente il contesto

Le probabilità che un feedback venga accettato saranno maggiori se si tengono presenti le circostanze particolari che coinvolgono i singoli collaboratori. Forse il dipendente sta affrontando una situazione insolita a casa o un lavoratore sta assumendosi maggiori responsabilità che normalmente non fanno parte delle sue competenze e deve quindi ancora sviluppare al massimo le sue abilità in quel ambito. Oltre a queste circostanze, può anche risultare particolarmente difficile fornire una valutazione efficace da remoto.

Come professionista delle risorse umane, se sei stato in grado di identificare il personale il cui lavoro potrebbe essere particolarmente ostacolato in smart working, impegnati per mantenere contatti regolari con tali dipendenti e fai in modo che i loro manager facciano altrettanto. Questo migliorerà l’accuratezza e la pertinenza delle revisioni delle prestazioni.

Sii flessibile

I dipendenti hanno affrontato la pandemia a modo loro. I manager devono essere preparati ad adattarsi in base alle esigenze della persona con cui hanno a che fare, oltre ad essere flessibili nel modo in cui forniscono il feedback. Ad esempio, le valutazioni formali regolari sono importanti, ma a volte una chiamata informale su Skype può funzionare altrettanto bene, soprattutto in quei casi in cui un intervento tempestivo può risolvere senza troppe complicazioni un problema prima che diventi più grande. E, se è necessario fornire un feedback su un attività specifica, è bene non lasciarlo in sospeso troppo a lungo. L’impatto andrà perso se le conversazioni si terranno settimane dopo che si è verificato il problema in questione.

I più recenti sistemi di gestione delle risorse umane, creati per supportare i check-in informali, sono un modo eccellente per rimanere aggiornati sulle valutazioni e per mantenerle semplici ma efficaci.

Mostra empatia

Un modo per ridurre le probabilità che il feedback venga respinto è quello di mantenerlo equilibrato, basato sull’evidenza, oggettivo, specifico e tempestivo. Evitare giudizi di valore o di riportare commenti di terze parti è importante in quanto possono subentrare pregiudizi e ingiustizie, il che dà al personale solo un motivo in più per mettersi sulla difensiva e rifiutare ulteriori feedback.

Mostrare sensibilità – prediligendo le domande piuttosto che affermazioni categoriche sulla loro performance – è un ottimo modo per creare un rapporto, rendendo una conversazione altrimenti scomoda più piacevole e costruttiva.

Le risorse umane potrebbero offrire ai manager una formazione sulle modalità migliori per sostenere queste conversazioni difficili. È molto utile chiedere feedback sulle conversazioni sul rendimento per assicurarsi che siano prive di parzialità e il più obiettive possibile.

Aiuta le persone a costruire autocoscienza da remoto

Spesso quando le persone fanno fatica a ricevere feedback, è perché mancano di autocoscienza. Lavorare in remoto e avere meno contatti con i membri del team significa che i dipendenti rischiano di rimanere isolati e potenzialmente intrappolati nella loro “bolla” di lavoro. Potrebbero dimostrare capacità di ascolto più scarse e mancanza di empatia e, di conseguenza, potrebbero mostrare un approccio molto più difensivo.

Le risorse umane dovrebbero lavorare a stretto contatto con i manager per mantenere una cultura di comunicazione efficace e per aiutarli a capire come il loro comportamento può manifestarsi ai membri del loro team. I test di personalità e comportamentali, introdotti nel modo giusto, possono essere un ottimo strumento per aiutare le persone a comprendere meglio se stesse e come si adattano al lavoro di squadra.

Per ulteriori informazioni sulla gestione remota delle prestazioni, consulta la nostra pagina di supporto COVID-19.

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